1、浅析水利水电科技档案现代化管理摘要：水利水电科技档案是在水利水电建设各项科技活动中保存备查的直接记录和反映科技、生产活动的科技文件，管理好水利水电科技档案，才能使其在水利水电建设和管理中充分发挥作用。本文通过正确认识了水利科技档案的形成过程，并且加强介绍了水利科技档案基础建设和水利水电科技档案管理的现代化建设。为今后我国水利水电事业的发展做出了突出的贡献。 关键字：水利水电、科技档案、现代化管理 中图分类号：TV 文献标识码： A 引言 随着我国水利水电工程事业的不断发展，越来越多的信息化设备以及技术进入我国的水利水电工程中。在水利水电科技档案现在化管理中，做好水利水电科技档案管理工作，是提高
2、企业工作效率和工作质量的必要条件，为实现水利水电科技档案的科学管理，必须以科学发展观为指导，指导水利水电科技档案实行科学管理，因此，研究水利水电科技档案现代化管理具有十分重要的现实意义。 1、正确认识水利科技档案的形成 1.1 水利科技档案形成的过程 项目建议书、工程设计、可行性研究、施工准备、开工建设和竣工验收等六个阶段都包含在水利工程建设的程序之中。然而从水利工程建设项目的提出、立案、审查、调查设计、可行性研究、招标、施工、监理，到竣工验收和养护维修管理等建设过程中的所有需要进行保存存档的图表、文字、视频、图纸和电子材料等各种形式的与载体的记录都属于水利科技档案的范围。水利科技档案是水利工
3、作者劳动的见证和他们辛苦劳动的研究结晶，是水利工程维护的真实见证。 1.2 整理水利科技档案的原则 水利科技档案的整理涉及了很多不同专业科目的知识，要达到高效的档案整理要求，规范化整理水利科技档案，及时性、真实性、准确性和成套性是水利科技档案整理过程中必须遵守的原则，及时的整理档案是水利工程建设的基础；真实性是水利建设质量的真实报道；准确性是要求水利科技档案要手续规范具体；成套性确保了水利科技档案能够系统全面的反应水利建设工程的质量情况。 1.3 水利科技档案管理的特点 水利科技档案源于整个水利水电建设的整个过程，科技档案的管理是一个企业维护和扩大规模的重要依据，水利科技档案是目前世界上现代化
4、水利水电研究建设的主要依据和模板。专业性是现代科技档实现科学管理的重要条件之一。科技档案专业性是科学管理现代科技档案的基础，在科技档案的管理中，种类和类型的多样性是科技档案的又一明显特征，各个设计阶段、各专业互相渗透，缺一不可，使科技档案呈现出多样化的鲜明特点。在水利水电工程在勘测设计过程中，我们要在“立足档案，面向社会，增强社会档案意识，规律性地形成一系列相关的科技文件整体，说明科技档案管理具有一定的成套性，此外，相比于其他档案而言，科技档案的现实性在归档后仍然很强。在水利水电科技档案现代化管理过程中，应结合水利水电生产、科研活动的特点，构建科技档案管理的平台，用现代管理思想武装水利水电科技
5、档案工作，使其在现代水利水电工作中发挥重要作用。 2、重视和加强水利科技档案基础建设 水利科技档案现代化管理工作的基础条件是重视和加强水利科技档案基础建设。科技文件资料在归档整理过程中要想井然有序的开展，必须要从领导重视、完善制度和硬件建设等方面进行入手。 2.1 完善制度。每个水管单位必须要保证水利科技档案的完整性和准确性。这就要求我们必须严格执行基本业务制度和管理程序，首先要规范手续，狠抓重点，并且通过建立健全的水利科技档案分类大纲、整编规范、图纸编制与更改规定、项目文件归档范围及有关汇总制度、保密制度、利用制度、岗位职责等。 2.2 重视投资。在水管单位建设和发展整体规划中，我们要加强投
6、资力度，改善基本设施，配备必须的安全防护设备，在逐步建立档案库房。为启动档案管理信息数据库建设打基础，我们还应加强档案信息化的硬件配置。只有良好的基础建设设备才能更有益于我们发展。 2.3 集中管理。每个水管单位要想确保各类水利科技资料能够及时进行收集、整理、移交、入库、保管和利用，必须以全面实现集中统一管理为重点，按照有关上级文件精神，理顺水利科技档案管理体制，明确确各科技档案形成部门及各业务处室档案兼职人员岗位责任，然后将其个人日常工作考核相结合。 3、加快水利水电科技档案管理的现代化建设 科技档案是水利水电企业历史的见证。水利水电科技档案要使每一个工程的档案资料在今后的利用中发挥应有的作
7、用，加快水利水电科技档案管理显得至关重要。加快水利水电科技档案管理的现代化建设可以从以下几个方面入手： 3.1 提高科技档案管理水平 收集、归档、组卷、程序录入、编目、保存是是档案管理的基础工作，加快水利水电科技档案管理的现代化建设，提高科技档案管理水平，一是要实施科学的“流程控制”方法，如下图流程所示。利用先进的管理软件统筹管理整个水利活动。二是要采用科学规范的标准，严把档案归档的质量关，档案文件应采用耐久性强的载体材料，保证文字清楚、图样清晰、图表整洁、签字盖章手续完备，按照执行档案管理的规程做好管理工作。三是纸质文档要根据科技技术档案案卷构成的一般要求认真组卷并进行程序录入，档案管理人员
8、要本着认真负责的精神，对应当归档的科技文件材料加以验收。四是要竣工工程图必须加盖竣工图章，设计单位、施工单位等也必须加盖其专用章再归档。五要优化硬件设备，加大对科技档案管理的投入，提升档案库房的保管环境，确保档案处在最佳环境而保证档案不受损害。只有做好这些基础工作，才能提高科技档案的科学管理水平。 3.2 加快科技档案管理进程 作为水利工程单位，科技文档将逐步替代传统的纸质档案载体，加快科技档案现代化管理的进程，一要组件统一的档案管理模式和网络系统，实现档案管理工作标准化管理，形成高效管理和开发利用档案信息资源的网络管理系统，达到档案管理自动化、信息传递网络化的目的，进而提高档案的利用率。二要
9、积极推进科技档案数据库建设和多媒体数据库建设，以计算机技术的应用作为档案管理工作技术现代化的中心，提高档案检索、内容查询功能的实效便捷，实现档案信息数字化、存储海量化。三要严格按照国家相关部门的要求，全面收集、安全管理、使档案管理向着信息化方向发展。 3.3 完善科技档案管理制度 首先，作为水利工程单位，应该根据国家水利部的科学技术档案管理暂行规定有关法规为准绳，制定出本单位相关的规章制度，以确保其完整、准确、系统、安全和有效利用。然后，建立科技档案统计台帐，做到帐实相符；建立查、阅、借档案利用效果登记表，做到查阅、借阅有登记，利用效果有记载。最后，规范档案业务管理，制定切实可行的科技档案分类
10、大纲、保管期限，使档案业务工作井然有序。 4、科技档案在水利水电建设中的作用 一是，在服务的内容和方式上，加大催、归档力度，以最好最全的档案资料为使用者提供查看、借阅，充分利用档案管理系统，大力开发档案信息资源，形成一个能齐全的检索体系，以满足使用者的要求。二是，在服务机制上，要变被动服务为主动服务，积极主动地参与科技人员有关活动，尽力保持科技档案信息随机供应的态势，积极参与档案学术交流与协作。为各项工作提供翔实的档案信息。三是，以适应电子信息技术革命给档案工作带来的影响和变革，积极开展档案编研和开发利用工作。建立不同层次的档案数据库，严格限定利用者的使用权限，确保档案信息网络传输和利用的安全
11、，逐步实现档案管理现代化。 结束语 总之，科技档案真实地记载了水利水电工作的科技思想、科技方法和科技经验，是履行了相关手续、集中保管起来的科技文件，唯一直接记录和储备了原生信息。加强档案管理的研究是做好档案管理工作的基础，在水利水电建设中，管好、用好科技档案可以降低劳动成本，避免重复劳动，提高经济效益。 参考文献： 1 谭红燕：水利水电科技档案现代化管理思路探讨 ， 今日科苑 ，2009 年 12 期 2 高洪英：浅谈科技档案如何分类 ， 中国科技博览 ，2012年 03 期 3 赵艳：浅谈加快档案管理工作的现代化进程 ， 黑龙江科技信息 ，2009 年 24 期 4 张学会：档案管理现代化的现状与对策 ， 档案管理 ，2006年 03 期 5 曲卫华 王海英：档案管理的现代化趋向 ， 中国科技博览 ，2006 年 14 期
