1、浅析医院人事档案的信息化管理摘 要：人事档案的管理能够为医院内部考核工作的开展提供重要的信息依据，同时也能够有效的提升医院人力资源管理工作效率的关键，因此需要给予充分的重视。随着科学技术的发展，信息化管理将是未来医院档案管理的重要发展趋势。从当前的情况来看，医院内部人事档案信息化管理工作的开展依然存在诸多的问题，需要进一步的解决与完善。本文我们将就医院人事档案管理的信息化问题展开探究，从各个角度分析其实施意义，及具体的实施策略，以确保能够为医院服务及管理工作的开展提供更多的保障。 关键词：医院；人事档案；信息化；管理 在现代社会中，随着高科技现代化的发展，各种管理工作的信息化逐步受到人们的青睐
2、。医院人事档案作为医院人事资料库，是医院检核医护人员信息，考察医护人员工作状态和工作能力的重要依据，也是医院加强人事管理、改善人事管理制度的重要资料依据。实现医院人事档案信息化管理是跟随现代化经济和科技发展国情的必然趋势，是我国人事改革制度和医院医疗改革制度的必然要求，更是广大现代社会民众对医院服务的必然期许。 1 当前医院人事档案信息化管理开展过程中出现的问题 在实施信息化档案管理工作前制约人事档案管理发展建设的因素主要来自以下三个方面。 1.1 信息量冗杂 医护人员就业前背景调查档案，工作履历档案，人事调配档案，重大医疗事故档案等等，庞大的信息量让工作人员整理困难的同时，还极易在工作交接中
3、造成信息丢失，导致信息不完整、信息不准确。此外信息量冗杂给需要查阅档案信息的工作人员也造成很大的麻烦。首先是时间浪费，查阅档案要去档案室，去了档案室后要找到不同科室的专属档案柜，然后再在档案柜中翻找；其次是纸张浪费，工作人员和医护人员的多次翻阅极易造成档案资料磨损，甚至在不小心时会有撕破现象，档案的重新记录不仅造成人员劳动力浪费，还会造成纸张浪费。最后是劳动力浪费，工作人员记录档案，工作人员归置档案，工作人员重置、完善档案等，特别死重置完善档案，需要原先档案的基础上重置一份，是一项很大的工作量，造成工作人员劳动力的浪费。 1.2 管理人员工作不到位 人事档案管理是一个枯燥、乏味的工作，工作人员
4、必须整天跟资料打交道，并且大量时间都花费在查找和翻阅中。长期以来，很容易让工作人员产生懈怠情绪和懒散态度。此外，很多管理人员和工作人员对档案管理认识度不够，很多工作人员没有意识到档案管理保密程度的重要性和档案间接效益性能，只以为医护人员和领导需要查阅资料时能够翻阅出来，并保证资料的完整性就过关了，这种认识直接导致医院人事档案管理工作发展缓慢，跟现代化社会要求严重脱节。 1.3 档案管理机制不健全 档案管理机制不健全主要反映在档案管理人员收集资料、归档资料被动，工作人员工作流程不细致，工作人员工作不规范，针对档案管理工作人员奖惩制度不健全等四方面内容。管理人员工作量大，工作内容不容易具体划分区域
5、，工作流程单一以及领导对档案管理重视度不高等多方面因素造成档案管理机制不健全和工作人员实施过程敷衍等现象。 2 医院人事档案信息化管理工作开展的意义 2.1 有利于提高档案管理工作人员工作效率 人事档案信息化促使信息管理有传统手工操作、翻阅和查找向自动化、智能化和网络化转变，能够帮助工作人员快速搜索信息、查阅信息、更新信息和整理信息。完全替代和改善了传统手工速度慢、正确率低、归置繁琐等特征。效能最为显著的性能之一资源共享极大方便了不同部门之间的资源传递，节省了大量的时间、物力和财力。为工作人员提升本身技术素质和服务素质提供了可能性。 2.2 有利于保护人事纸质档案 人事纸质原发档案的作用是不言
6、而喻的。它的客观性和难更改性特征赋予了它必须存在特性。人事档案信息化管理可在计算机批下专栏专门放置医护人员原发资料。在需要查阅原发资料时首先查阅计算机记录原发资料，在出现疑问和不确定的情况下再翻阅纸质原发档案资料，降低纸质档案翻阅次数，可在一定程度上保护原发纸质档案。 2.3 有利于完善档案管理建设 档案管理建设主要包括人力建设、制度建设、设施建设三方面内容。人事档案信息化大量引进计算机设施，在一定程度上跟进了社会设施发展程度；对于人力建设，又分为人力资源分配建设和人力综合素质建设两方面内容，信息化档案管理可有效降低人力资源浪费，提升人力资源效率，为工作人员提升综合素质提供了时间保证，而随着工
7、作人员综合素质的提高，对于人力资源的划分则又提供了技术保障；制度建设分为奖惩制度、工作流程制度、行为规范制度三种。随着工作人员工作内容的具体划分，奖惩制度的界限相对于传统工作模式要好划分很多，奖惩守则也要详细很多，根据不同的工作任务和工作难易程度划分奖惩等级，简单明了、争议度降低，还能增加工作人员的积极性。行为规范制度是对工作人员的日常工作行为提供行为标准，防治工作人员工作效率低、工作任务不明现象发生。 2.4 有利于增加管理人员工作积极性 档案管理信息化在提升工作人员综合素质，降低人员浪费的同时，还可有效增加管理人员工作积极性。原因在于信息化管理扩大了信息搜索实现内涵，实现了信息分析强化，确
8、保了人尽其才，人尽其用。可以说是提升了工作人员工作效率，降低了工作人员劳动强度，增加了工作人员的技术竞争力，加强了工作本身的挑战度和诱惑力，从而增加了管理人员和工作人员的工作积极性。 2.5 有利于医院人才的管理和利用 当前医院人才的流动量大，通过医院人事档案信息化管理，大大的提高人力资源部对人才情况的及时掌握，有利于对人才的及时评价、利用，从而调动人才工作积极性，推动医院业务技术的快速发展。 3 医院人事档案信息化管理工作具体实施策略 3.1 吸取新时期计算机应用人才 在新时期招收档案管理工作人员时，将计算机应用技术作为衡量录用人才标准之一。此方式不仅可逐步收纳新世纪计算机应用人才，进而提升
9、档案管理人员计算机应用整体素质，还间接为医院收纳了计算机应用导师，寻找到了针对档案管理部门管理人员的计算机培训人才，帮助医院对现任管理人员做计算机应用培训。我院可将档案管理人员做前辈和后辈划分，实行互相课堂培训，前辈教导后背档案管理要点，后辈教导前辈常见计算机应用方式。 3.2 计算机整理档案信息 医院派出一批专业人员通过使用计算机技术对档案信息进行加工、整理、归纳、传递和存贮。存贮好档案信息后，在对其进行保密设施建立，加强信息保密管理（诸如增加人事信息保障系统，人员查阅保障系统等） ，可有效提升档案信息保密度。 3.3 提高领导和管理人员对档案管理认识 在增加工作人员技术素质的同时，还应提高
10、领导和管理人员对档案的管理认识。档案管理认识包括制度认识、保密认识、效能认识、和其他管理制度的联系认识等。对档案管理的认识度决定其发展方向和发展目标，正确的档案管理认识是加强档案管理建设的基础，也是提升管理人员综合素质需要。 4 结束语 总的来说，信息化管理的实施能够确保人事档案资源得到充分应用，同时也能够有效提升医护人员的工作效率，对于医院的发展具有关键的推动意义，是未来医院人事档案管理的重要开展方向。 参考文献 1陈海燕. 浅谈人事档案管理改革若干问题的研究J. 档案天地，2013，10：49+53. 2王贵平. 事业单位人事档案管理存在的问题及对策J. 东方企业文化，2013，22：133. 3房云鹏. 新时期医院人事档案管理模式创新思考J. 大家健康（学术版） ，2013，21：211-212.
