1、浅议档案信息自动化系统管理摘要：随着电子化、网络化与信息化的不断发展，我国的档案管理部门已经采用电子档案来对传统档案管理进行变革，并在今年内研制出了新型的档案信息自动化系统。这是多种现代技术的融合，是多个部门合作的结果，通过不同部门各司其职，共同协作，来完成这样一个复杂的系统工程。本文就根据档案管理的特点，分析了目前自动化的档案管理系统存在的一些问题，探讨了对系统的协调组织、加强管理和科学决策的重要性，以帮助完善档案管理系统，提高档案管理的有效性。 关键词：档案信息自动化系统管理方法 中图分类号：G271 文献标识码： A 前言 档案信息化建设是档案部门的当代重点工作，也是让现代档案工作和时代
2、快速发展相契合的一个工作，加快档案信息自动化系统建设，实现档案工作各环节的自动化，是实现档案工作现代化、提高档案系统整体功能的基础和手段。所以，利用档案信息自动化系统提高应用水平，需要深入考察与自动化系统相关的诸多方面的情况及变化趋势，分析存在的问题，寻求解决的途径。 1 档案信息自动化系统的特点： 档案信息自动化系统是一项需要运用多种学科知识，多专业配合，多部门协作，多环节配套的复杂系统工程。因此它具有综合性、系统性和统一性的特点，加强对档案信息自动化系统管理的目的在于应用。在档案信息系统不断更新的同时，为满足不同时代的不同要求，档案工作者就要做好基础工作，加强管理的指导思想，既要积极进取，
3、开拓创新，争取条件采用先进技术；又要根据系统的特点统筹兼顾，全面安排，调动各方面的积极性；还要注意从现实出发，循序渐进。如何提高应用水平，需要深入考察与自动化系统相关的诸多方面的情况及变化趋势，分析存在的问题，寻求解决的途径。 2 自动化的档案管理系统存在的问题 （1）标准化建设相对滞后 目前，档案管理系统在硬件设施上已经基本达到了所需水平，但在软件方面还存在着一些问题。应用软件是保障系统正常运行的基础，针对档案管理，各开发商都研制出了相应的软件，并且不断改进。这样系统建设者就难以在众多软件中选取最优。软件选择若有问题，会在很大程度上影响系统使用的有效性，阻碍硬件设备的正常发挥，让系统的标准化
4、建设相对滞后。而标准化建设的滞后会影响整个系统的发挥，阻碍信息管理的快速有效性。因此，自动化系统的建设者应该正确选取应用软件，让系统趋于标准化。 （2）信息管理水平不完善 传统档案管理比较注重的是档案的处理方面，尚未达到“管理”的水平。虽然档案已经在向电子化方向过渡，但实质上管理的内容还是处于略高于“文件处理”的阶段，尚未达到“信息管理”阶段。这种过渡需要建立有效的数据库，从而对档案进行有效的分类处理。但由于档案涉及到的方面很多，每个大方面下面又需要分为许多的小方向。例如工程档案，首先要进行施工方、监管方、建设投资方、验收方以及各上级部门审批的分类，然后进行相应的细分，比如工程建设方面，要分为
5、施工前、施工过程以及施工后的文件，施工中文件又要分为设计施工文件、过程中更改设计报告文件等。因此，数据库的建设与开发是档案信息管理系统优化的重点，在这方面，我国尚处于初级探索阶段，一些已经建立合理数据库的系统也没有真正将数据库系统运用到档案的管理之中。（3）系统建设资金难以有效应用 档案管理通常是由国家统一拨款来建设的。但是在建设资金的规划方面，档案系统建设并没有在中央财务部门立项，因此在资金的发放方面，通常需要将项目进行可行性分析，再由领导特批解决。这种情况不仅会让领导浪费自己的时间与精力，还会使资金审批时间被延长，造成不确定性因素的存在。另外，资金的管理并没有专业人员来实施，因此资金在使用
6、上较为分散，容易造成浪费。 （4）技术型人才比较欠缺 技术人员的软件开发与维护水平关系着系统能否正常投入使用。但就目前档案管理方面来看，在此方面的技术型人才相对较少，具有软件开发能力与后期维护能力的人才更少。技术型人才的素质直接影响系统的自动化水平，由于各种原因，目前的档案管理单位人才的流动性较大，这种不稳定性会造成系统开发上的失调，使得自动化系统发展缓慢。3 完善档案管理系统的有效方法 （1）注重人才管理 人才是任何一个行业是事业发展的最基本保障，所有的工作都是通过人来完成的，人是一切管理之首，在推进档案信息自动化中，人的操作是关键。档案信息自动化系统的骨干力量是计算机技术队伍，其素质水平直
7、接影响自动化水平的提高。计算机技术人员的培养教育和管理是一个重要课题，要有针对性地对他们进行政治思想教育，培育其事业心和奉献精神；有计划组织进修，掌握信息技术的新知识；在工作条件和生活待遇上给予关心和照顾，解除其后顾之忧；研究专门人才成长和流动的规律，以形成最佳人才结构等方面都需要给予重视。在管理上，还需要研究如何增强计算机机构和人员的活力，例如引入竞争机制，对某些项目实行项目管理，在保证完成档案建设的前提下，开展对社会有偿服务等等。 （2）提高档案标准化、规范化水平，推进档案信息自动化 我们在建设和发展档案信息自动化系统过程中常常会遇到很多的问题，但不论问题是普遍遇到还是罕见，我们都要有一套
8、行之有效的制度来进行规范和约束，并且对于制度的更新也应该与时俱进，将新出现的问题纳入制度的制定和完善范围，这样通过不断出现的新问题来完善制度，制度的确立有利于各项事务的开展，有理可循，才能让工作有序进行。制定各项标准来让工作有一个评判标准，推进档案信息自动化建设的制度化和标准化、规范化。 （3）强化档案信息系统的集中统一管理 集中统一是管理任何社会化大生产所必需的方式，信息自动化这一高新技术系统也不例外。人机结合是自动化系统的建设方针，这也是研究自动化系统管理时必须考虑的原则之一。档案信息自动化系统的管理体制，要能使高度集中管理和方便使用相结合。我国档案信息自动化系统集中统一管理不力，应下决心
9、解决分散现象，从管理制度上保证业务技术规范、标准，硬软件的选用，上下各个层次和各专业办公自动化等都应纳入统一的档案信息自动化系统管理之中，实行集中统一管理，不能各行其是自建系统，造成信息分割和资源浪费。另外还要解决方便使用的问题，如长期将档案部门的“硬任务”集中于一个部门，在档案部门这一信息系统之内再组建一个“档案信息系统” ，就很难提高档案工作整体水平。建立集中统一管理下的分散式系统，是较理想的模式，但这种高技术结构，必须有较强的管理能力和技术能力，不具备这些条件，从集中向分散过渡，反倒有可能退回到分散式。 （4）注重档案系统建设资金的效用最大化 档案自动化建设过程需要档案部门对其进行大量的
10、资金投入，较好的做法是多渠道筹措资金，实行中央拨款、地方拨款、单位自筹和争取外援相结合，资金使用上做到按项目管理，进行项目论证并跟踪考核。 （5）选择好的档案管理软件，推进档案信息化建设 选取适合电子文件形成单位自身特点的档案管理软件，有计划、有针对性地进入录入、开发利用等工作是开展档案信息化建设不可回避的一项重要工作。档案管理软件的对象是电子文件，通过选取合适的档案管理软件，不但可以达到科学、高效管理电子文件的目的，而且电子文件作为信息资源，经过软件的整合和开发，即是电子文件形成单位的有效积累，又是我国经济社会发展过程中的一笔巨大的文化财富。另外，档案管理软件功能全面、智能化、便捷又高效，可
11、以疏通信息化建设管理脉络，提高档案工作质量和效率。并且优良的档案管理软件自身的安全设置，如访问授权、用户安全级别、密码设置等功能模块，也是电子文件管理、利用的一道坚实屏障，能有效地确保档案信息安全。 4 结语 档案管理工作是一项需要长期研究的问题，要加强档案信息自动化建设的协调工作，讨论并提出系统建设中长期发展目标和指导方针，协调自动化系统建设中各有关方面工作，审定系统建设的阶段目标、技术路线、标准规范、实施方案、投资规模、经费预算及重大立项和执行，通过对系统的标准化管理来优化系统资源配置，完善档案信息的自动化管理。 参考文献： 1王建芳.如何提高档案信息自动化的应用水平J.档案管理，2009， （2）. 2刘瑞馨.关于档案信息自动化系统管理问题的若干思考J.黑龙江档案，2012， （04） 3焦卫星.档案信息自动化管理若干问题的思考J.中国体卫艺教育论坛，2009， （06） 4李萧萧.档案管理信息自动化系统管理新思路J.兰台世界，2013， （S2）
