1、水利档案信息化管理的探讨摘要：水利档案是在水利建设和水利科学研究过程中逐步形成的，是水利建设成果的历史记录，它将为今后的水利建设提供重要的参考信息，它是整个国民经济建设和社会发展的决策依据之一，档案信息化工作，是促进档案管理现代化水平全而提高的一项重大举措。本文主要就是针对水利档案信息化管理来进行探讨的。 关键词：水利档案；档案信息化；管理 中图分类号：G271 文献标识码：A 1、档案信息化管理的必要性 实行档案信息化管理十分必要，除了能够提升档案管理的效率，保障档案能够更好的为组织运行服务之外，其还可以从如下两个方面体现出自身的价值。 首先，档案信息化管理能够为组织的档案资源的高效开发提供
2、重要的科学保障。通常而言，档案存档入库就成为一种相对静止的状态。通过对档案不断进行信息化开发则可以使这种相对静止的档案重新激活，并且通过一定的信息技术手段，将档案中所拥有的信息输入到相应的数据库当中，进而开发出这些信息当中所存在的巨大价值，形成价值的增值。 其次，档案管理信息化是档案事业适应时代和社会发展的必由之路。目前世界正在依靠信息化而不断推动经济社会跳出传统的工业化路径，进入到更为便捷的快速发展车道之中。信息技术是重要的财富与资源，已经收到了各行各业的重点关注。因此，档案事业要想在快速变迁的社会中占有一席之地，就必须将信息化技术融入日常的档案管理工作当中。档案信息化是社会信息化的重要组成
3、部分，档案信息化建设滞后，社会信息化就不可能实现，影响组织可持续发展宏伟目标的实现。因此，组织档案工作者必须解放思想、转变观念。现在信息成为社会与经济发展资源和财富，档案管理部门是组织的信息中心，在信息社会中，档案管理也成为组织发展支柱工作。 2、档案信息化建设的原则 2.1、以档案信息开发和利用为中心的原则 在档案信息资源中除去部分关系到国家利益和安全以及个人隐私的档案文件材料以外，大部分是可以开放和利用的。档案信息化建设中各种系统和软件的开发，要围绕开放和利用来设计、展开。 2.2、统一规划、统一标准规范的原则 由于受档案实体管理模式和方法的影响，档案信息化管理的标准规范也变得比较复杂且较
4、难统一，再加上系统内档案信息化起步以后，未能及时研究统一标准和规范，给档案信息的传输、接收和整编带来了较大困难。 2.3、抓住重点、阶段性推进的原则 水利档案信息化建设不可能一蹴而就，要经过起步、试运行、成熟、全面应用的发展阶段。现阶段的工作任务应为档案信息的有序整理、档案信息数据库的建设、档案信息网络的建设、信息资源的开发利用、档案信息化人才的培育以及开发利用的政策法规、标准的制定等。 2.4、以基础工作带动数据库建设的原则 档案信息化特别是信息库的建立要依靠基础工作一点一滴地建立起来。夯实基础工作、建立和完善数据库，是信息化建设的核心和关键所在。 3、水利档案信息化建设存在的问题 3.1、
5、对档案信息化建设重视不够 系统内部偏重于工程建设、水资源管理、水环境监测等方面的信息化建设，对于支持和服务全局的综合档案管理信息化建设重视不够，推进力度不强，减弱了档案信息化建设推进全局工作的功能。 3.2、缺乏统一规划和技术支持 在开发一些专业应用软件时，没有同步建设综合档案管理系统，信息化建设各自为政，未形成统筹安排、全面协调、整体推进的局面，水利档案信息化建设的长远规划和近期目标不够明确，尚未确定数据的统一格式和标准。 3.3、数据库建设不够完善 水利档案信息化建设正处于由文件向信息化的过渡阶段，要经过由低到高、由单个到群体的过程，开发和建设数据库系统是做好档案信息化建设的核心和基础。
6、3.4、档案管理人员缺乏现代档案管理技能 在水利系统办公自动化普及过程中，计算机应用仅限于目录级检索，未对相关人员进行系统的培训，部分档案管理人员尚未完全掌握电子档案归档管理、室藏档案数字化、网络咨询服务等方面的专业知识和操作技能。 4、强化水利档案信息化建设的具体措施 水利工程档案是在水利建设和水利科学研究过程中逐步形成的，是应当归档保存起来以备查考的各种文字，图表，声像等不同形式的历史记录，也是水利建设成果的历史记录，它将为今后的水利建设提供重要的信息参考。水利档案信息化就是把这些原始资料通过现代电子技术进行收集立卷、整理编目、著录标引，检索利用，价值鉴定，档案统计，加工整编，库房管理，字
7、迹恢复，安全管理，系统维护等，使其成为整个水利建设和水利发展的决策依据之一。这样，必须做好如下几方面的工作： 4.1、推动“档案信息系统”计划 档案管理部门应健全档案管理信息化作业，制订“档案信息系统”中程计划，推动档案管理信息化，使现行档案、回溯档案均能建置完整性的电子目录，汇整公布档案目录，同时开放档案目录查询单一窗口；另将已征集的各类档案予以数字化及建立虚拟档案馆，运用虚拟实境及信息技术，真实呈现实体建构，还原档案发生的时间与场景，建立档案信息系统，提供线上申请应用，结合 E-POST 电子付费平台，建立电子档案储存安全防伪认证体系，确保信息化作业安全。 4.2、制订“档案数字服务”计划
8、 由于社会化速度加快，原生性电子档案比例及数字化档案应用需求不断攀升，逐渐突显出电子档案在未来档案事业发展举足轻重的地位。电子档案长期保存的方式、格式与安全，也成为档案管理机构面临的艰难议题，对于电子档案的数据庞大性，在未来应不受软硬件的更迭，仍可顺利的阅读其内容，并确保该内容的完整与真实。如何协助在信息科技日新月异、软硬件换频繁的困境，已成档案管理机构责无旁贷的议题。同时为结合对档案知识的需求，确定档案核心价值，吸引并鼓励全体员工参与档案相关活动，扩大应用服务范围，提供优质服务环境及内容，应制定“档案数字服务计划” 。 4.3、国家应制定信息化相关的法规命令 为了统一作业标准，档案管理机构应
9、特别制定档案电子储存管理实施办法、档案管理信息化作业要点、电子档案管理作业要点等信息化相关法规，用以规范纸本档案及电子档案管理的系统功能、与档案交换格式、档案目录的汇送格式与规定、电子档案储存规格及网络安全等相关事项。 4.4、推动档案管理信息化 办理档案管理信息化作业，应依档案管理机构及相关主管机关的规定，使用档案管理主管部门规划建置的档案管理系统或依档案管理信息化作业要点的规定自行建置档案管理系统，并配合规定定期转出相关档案目录电子档，以期适应档案目录汇送公布及提供申请应用的需要，最终提升档案管理作业效率。同时，档案管理部门也应规划建立档案管理信息系统验证制度，协助信息业界开发设计正确完备
10、的档管系统，机关得以检选优质厂商，使政府与业界双赢。 4.5、建构整合文书及档案管理信息系统 这是档案的前端，因此将档案管理与管理系统结合是档案管理作业最简便的方式，也是系统整合的必然方向。档案管理机构应于档案管理信息化作业要点中定义档案栏位转换格式表。另外，也需大力提高档案管理人员信息化水平和保密意识。档案管理工作的信息化必须靠人来实施，也只有高素质的专业人才才能推动管理信息化水平的提高。要加强对在岗档案管理人员的信息化培训，当出现新的操作软件时，及时开展培训课程，让工作人员掌握基本的操作技能。档案管理工作人员还必须提高保密意识。对于所安装的软件和下载的文件等要多加注意，防止病毒入侵，维护档案系统的安全稳定。 总之，水利档案信息自动化的实现需要多学科、多专业配合，多部门合作，多环节配套，是实现水利现代化的一个全新课题。 参考文献 1张玉红.水利档案管理信息化问题初探J.今日科苑，2009，02:23. 2张学俊.水利档案信息化管理的探讨J.水利天地，2010，06:13-14.
