1、探讨档案信息数字化建设的有效开发与充分利用【摘要】档案是国家的记忆，是宝贵的财富资源。将数字化融入到档案信息建设是现代社会的现实需求。将档案建设与我国当前信息行业的发展现状作比较，可以发现现代化的档案系统管理措施明显的滞后。档案部门应重视将数字化融入档案信息的建设，做到有效的利用与开发。【关键词】档案信息，数字化建设，充分利用与有效开发 一、将数字化融入档案信息建设是社会经济进步的现实需求 作为资源信息，档案为真实记录组织活动与单位的业务与管理发展提供了必要的信息参考。现代化的档案管理应该加入信息数字化，作为基础性的数字化信息管理，是实现现代化档案管理的必要方式。通常而言，我们可从数字化档案信
2、息建设享受的服务为： （一）为共享档案信息提供基础。档案信息导航系统已经在美国落成，该系统通过互联网形式互联全国档案馆咨询，用户可在档案网络中按利用对象、来源、地区寻找需要的信息。澳大利亚、英国、加拿大等在筹建档案信息的互联模式。在这方面，我国工作滞后，存在分散的自主数字化档案建设，全国范围内的行业管理与规范较为缺乏。可以说，在数字化、信息化进步快速时期，数字化档案管理是历史潮流。当前进行转化档案数字化即方便利用信息与管理，同时也是将来国家级的档案信息共享打基础。 （二）无纸化办公与电子政务需要数字化档案信息建设。普遍应用电子文档、无纸化办公与不断成熟的电子政务是世界发展趋势。随着电子文档逐步
3、规范与统一，在法律限制内，以数字方式存档是电子文档的必然，这和转化的纸质档案信息一同丰富了档案信息库，扩大共享资源范围。 （三）保护纸质档案元件需要数字化档案信息。纸质档案受自然条件影响较大，比如受潮、虫蛀等，对原始性、唯一性、凭证性的档案构成威胁，在延续历史的需求下，必须做好保护。档案建设走数字化，便于存储，以数字化形式利用，有效保护档案原件。 （四）快捷方便的档案信息利用可在数字化的档案信息建设中实现。进行档案的记录不仅在于对历史记录做保存，同时也是为了日后的利用。档案信息复杂繁多，记录资料浩瀚庞大，传统的文献搜索方式给利用带来了困难。档案信息方便社会有效利用，被看做是档案工作者的追求。通
4、过档案信息的数字化建设，可实现异地的远程信息利用，网络平台为信息共享平台；同时，方便快捷的文献检索，免去了人员的逐一寻找，快捷、方便。 （五）不同载体信息可通过数字化档案信息建设呈现在人们面前。录像、录音、文字、照片、幻灯等形式是档案存在的载体，可将其进行数字化的转化，各载体档案信息同样能再现于人们视野中，利用与管理都较为便捷。 二、建设数字化档案信息的影响因素谈 虽然我国在档案的现代化技术建设上取得了不错的成就，计算机管理日益取代手工管理。但与信息行业进行发展状况的比较发现，现代化的档案建设仍进步缓慢。 （一）现代化知识与意识的缺乏。比如单位年度工作日程上无现代化档案建设工作，忽视档案考核，
5、档案工作者自然放松心态，工作无激情；必要的硬件设施配备不合理，忽视更新与维护，阻碍工作开展；领导无现代化管理素养，在建设现代化档案工作中手足无措，解决问题不及时，对现代化档案建设漠不关心。人才与资金在现代化档案建设中起客观作用，经努力即可改变，但领导的现代化思想改变则相对困难。所以，现代化档案建设需要领导者管理意识的觉醒，做好知识的提升。 （二）不健全的技术标准与工作体制。提供全面、快速、系统的档案服务，实现共享档案资源是现代化档案建设的目标，要尽量做好网络系统的建设。统一标准是网络系统高质量建设的前提，我国当前现代化档案建设工作呈现各自为政、条块分割、发展无序的状态，导致重复建设档案数据库，
6、严重浪费；不同标准的软件设计语言，资源共享困难。长期以往，数据交换、重新补充输入数据问题将多发，甚至出现智力与资金的投资浪费。 三、数字化档案信息建设的有效开发利用途径 （一）领导人员的管理档案的现代化意识强化。意识指导着行动，行动方向以及行为选择受意识的指导。现代化档案建设的灵魂是管理理念，若缺乏管理理念，即使保护与管理设备世界一流，还是难以解决滞后观念与发展迅速的档案管理现状间的冲突，也很难在落后管理理念上构建现代性的档案管理大厦。 （二）现代化档案建设体制要尽量的集中统一与有序规范。做好现代化档案建设的技术标准制定，促进管理档案工作更加的有序有健康。档案科研部门要做好人力、物力、财力的聚
7、集，寻求构建网络技术与计算机技术精通的研究性人才团队，组件课题小组，集体攻关、合作作战，研究开发实用全国性的现代化档案建设技术标准与软件系统；档案行政管理机关也要做好规划，对档案与网络建设宏观管理。 （三）做好数字化工作，抓紧建设档案网站。世界范围的档案管理工作都进行着以数字化形式转化纸质信息的工作，对形成的重要历史馆藏档案，以加工扫描形式做好纸质信息与数字信息的转化。对应挂接扫描而来的档案全文，构建数据档案库。档案网站是档案建设的补充，为充分利用档案数据库提供了平台支撑，为资源共享提供途径，从技术层面解决了档案利用需要。另外，工作程序走规范化与标准化，提升档案建设水平。档案管理的鉴定、著录、
8、整理与包括等各项工作流程，要在科学的方法指导与统一程序下完成，避免各得其所，各自为政，出现混乱的情形。 四、结语 在网络信息技术基础上发展而来的数字化档案建设，是科学管理与有效控制档案信息的先进方式，档案信息结社的必然，作为理想的档案管理模式，其实现了现代化的档案管理与建设，是未来档案工作的发展目标，不应被忽视。 参考文献： 1范立梅，庞连福.档案信息数字化建设的途径J.黑龙江史志，2009， （11）：65. 2郑象虹.高校档案信息数字化建设的对策研究J.浙江海洋学院学报（人文科学版） ，2010，27（2）：122-125. 3田沁.如何开展企业档案数字化建设J.决策探索 ，2013， （14）：46-47.
