1、物资采购合同管理初探摘要:合同是商品交换的法律表现形式，是契约经济的产物，同时也是纠纷产生的源头。在物资采购过程中，合同管理是决定企业经营成败的重要因素。本文简单探讨了物资采购的合同管理。 关键词:物资采购合同管理 中图分类号：F253.2 文献标识码：A 一、引言 随着我国社会主义市场经济体系的逐步完善，企业物资供应环境市场化水平越来越高。由于在物资采购过程中，存在较多风险，通过实施合同管理，减少采购漏洞，提高管理水平。 二、.合同管理的必要性 (1）合同风险是客观存在的。据统计，近五年，我国社会经济因合同欺诈，三角债等诚信缺失所产生的成本约占每年 GDP 比重的 10%-20%。其中因为合
2、同欺诈造成的直接经济损失约 55 亿元，逃避债务造成的直接经济损失约 1800 亿元，产品质量低劣和售假造成的各种经济损失约 2000亿元。在合同履行方面，我国 91.4%的企业不同程度的存在合同纠纷，其中 7.1%的企业合同纠纷在 10 起以上。这说明信用缺失越来越成为企业经营中的潜在风险，威胁到了企业合同履行的安全。 (2）合同管理工作与企业生产经营活动密切相关。企业管理涉及许多方面，但主要是围绕产、供、销三个环节，而这三个环节都是由合同来连接的。可以说，没有规范有序的合同行为，企业就没有效益可言。 (3）合同法律风险具有可控性。由于合同法律风险发生原因，产生结果具有约定性，并有法律条文的
3、指导，因而具有很强的预见性和可控性，可通过构建合同法律风险防范体系，把合同法律风险控制在最小范围内，或从源头上消除。 三、物资采购合同管理 1. 签约管理。 对采购合同进行分类，并且严格审核重要合同。一般来讲，采购合同涉及的款项超过 50 万元就算是重大合同，这些合同对于企业的生产经营具有重大的影响，在物资采购合同的管理中，应当严格审核，确认合同的条款内容，防止双方发生权益纠纷。审核的内容主要包括以下几个方面：一是对合同当事人的资格进行审核，应当当事人出具各种证明，以证明其有资格代表企业签订合同；二是对采购合同中的物品的种类、质量和数量进行审核，要求物品具有详细的信息铭牌，计量必须使用国家设定
4、有计量标准的数量单位，质量应当以国家标准或者行业标准为主；三是对物品交货方式条款的审核，一般来讲，交货风险都是由卖家承担；四是违约责任的审核，物资采购合同中都规定有对方违反合同规定的处罚方式，应当注意的是，处罚方式应当具体；五是价款的支付审核，对价款的如何有效地约定，会直接关系到合同是否会顺利履行；六是合同争议的解决办法。 2、履约管理 对于物资采购合同，其合同履行流程中包括两个非常重要的环节：一是货物验收，买方应当仔细检查物品是否存在质量或者数量上的误差；二是价款支付复序，财务部门应当根据合同规定的内容支付货款，并且办理相关的手续。如果在合同履行的过程中出现问题，其中一方不能够正常履行合同的
5、时候，可以寻求法律的援助。 3、结果管理 首先，应当妥善的保存合同的原件，这是合同履行过程的必要条件，也是索赔的最直接证据。而且，合同中一般还会包含一些企业不愿意公开的商业机密，所以对于物资采购合同，应当配备专门的保管人员。合同一般分类保管。 其次合同管理部门应该定期对经办部门签订的合同登记台账并分类统计，准确掌握合同业务量的基本信息，分析相关统计数据从而，针对性地开展履行监督和检查工作，及时总结合同管理中的经验，提高合同管理水平。 四、加强物资采购管理的基本措施。 1.做好物资采购合同审核。 （1）对合同当事人主体资格的审核。这是首要确认的问题，也是防止合同风险的有力措施。因为合同当事人的资
6、质和资格直接关系到合同签订后是否有效、是否能真正履行的先决条件。应先要求对方出示营业执照、税务登记证及组织代码证，还要对企业的生产资格进行审查。比如采购雷管、炸药等火工品，对方须有国防科工委颁发的民用爆破器材生产企业凭照和国家煤矿安全生产监督管理总局颁发的煤矿矿用产品安全标志证书 。采购煤矿专用机电设备、支护产品、通风材料、输送皮带等井下矿用产品，对方须有煤安标志证书。 （2）对合同标的物、数量、质量条款的审核。审查标的条款时，不仅要有货物名称，还须加上货物牌号、商标、型号、规格、品种、生产厂家等。数量条款中不要使用“包、箱、袋、捆、打”等国家没有计量标准的数量单位。根据标的特点，有些还需注明
7、标的正负误差、合理磅差等。质量标准条款中采用国家标准、行业标准或企业标准的，要写明标准名称、代号或编号。 （3）合同标的物交（提）货方式条款的审核。我国合同法对于买卖合同的动产标的物采用交付主义，即交付之前由出卖人承担，交付之后由买受人承担。如果采用送货的交货方式，那么货物在途中的风险由出卖人承担；如果采用自提方式，那么货物回途的风险由买受人承担。所以，交（提）货方式条款中，作为产品买受方来说，尽量约定由对方送货的方式。 2.实行物资采购合同管理。 在研究和建立合同管理模式时，要注意其可操作性，不脱离现状又不停留于现状，从现状向既定的目标过渡。力求现实性与超前性相统一，理论性操作性与实际可操作
8、性相统一，既满足现实应用的要求又为以后的发展留有余地。力求避免停留在浮浅的表面分析、现象罗列和一般化经验总结上，要着力于目标管理和系统论、信息论、控制论等现代理论的运用上，由此可达到以下三个目的：（1）探索一个具有科学性、可行性和阶段性的管理目标；（2）制订一个具有整体性、层次性、协调性和开放性的完整管理体系；（3）确立一个具有动态的，受信息调节而又符合法律规范的控制体系。 在企业的对外经济合同中，应把所有的物资采购业务纳入合同管理，把主要注意力集中到提高企业整体效益上，对反映经济活力契约化水平的各项指标实行全额管理。主要包括以下要求：一是规范使用合同文本。二是实行合同全过程管理。三是运行业务
9、合同化机制。 3. 加强物资采购合同管理的管理职能 全面贯彻落实“管理第一位” ，实现“两个根本转变”指导思想，强化责任意识、精细严谨、务实创新，做到以事前法律防范、事中法律控制为主、事后法律补救为辅的原则，认真履行合同管理职责。合同管理人员要熟悉业务，将合同管理渗透到业务中，全程监控、全程管理、整体把握，帮助解决企业的经营管理过程中的法律问题，当好企业的卫士。实现法律风险全面、规范、动态管理，对风险的程度和范围进行评估，制定应急预案并组织落实。开展合同管理学习交流。举办合同管理信息简报，案例分析等，共享知识和经验。 4.强化物资采购合同的履行监管，堵塞管理漏洞。 首先，严格按照相关管理制度履
10、行职责，避免因失职、渎职而承担管理上的责任；第二，如发现订单价格与框架协议价格约定不符，保留向供应商要求返还不当得利的权利，切实维护企业合法权益。第三、完善制订违约合同索赔管理制度，严格索赔的审核、审批权限，规范索赔流程操作，禁止擅自放弃追索权。 5. 制订物资采购合同管理计划 物资采购合同管理计划中必须要有相应的资料，如供应商的详细资料（如营业执照、税务登记证、组织机构代码证、中石油电子商务网络供应商成员证、准入证等） ，以及这个合同签订时的背景信息及物资供应战略等资料。 制定合同进度表，此表中应包括各类“作业活动”的描述以及检查点的确定，当要求交货期非常重要时，还要注明各类“作业活动”的完
11、成日期。通过此表可使采购方能及时发现各种偏差并采取纠正措施。 “作业活动”就是指合同实施过程中必须要进行的具体工作或一系列的相关工作，例如，设备组装、测试、包装、运输等。它需要持续的消耗时间来执行，而且需要使用资源。 合同预算，在支出较高的时候，你可能期望供应目标的实现应保持在一个合适的成本范围内，即使没有这样一个目标存在，采购专业人员也有责任来保证适当地控制成本，这就要保证成本在批准的预算范围内。被批准的预算包括根据合同支付给供应商的款项、应急费用和工时预算，这几项是必须的财务支出。 合同质量计划，它是质量管理的原始文件。当采购风险不容忽视的物资时，如当采用新技术或使用新供应商时，购买方希望
12、能够对质量管理施加影响。这样，大多数情况下就应该商定一个质量计划并将它纳入合同之中，成为合同项下的完成目标。 五、结束语。 物资采购合同管理工作同业务工作既有交叉又相互平行，综合性较强，涉及面广。实施物资采购合同管理时，需要业务人员和管理人员的大力配合，通过落实管理制度，履行岗位职责，提高物资采购管理水平。参考文献： 1彭海涛.物资采购合同管理初探J.机械管理开发,2008,23(5):130-132. 2姜静.刍议新形势下的企业物资采购合同管理J.现代营销,2013,(6):49-49. 3王迪,赵东辉.物资采购合同管理问题探讨J.中国市场,2012,(41):74-75. 4王小培,马建功.深溪沟工程物资采购合同管理探讨J.四川水力发电,2011,30(z2):131-132,260. 5崔志伟.物资采购合同管理浅析J.企业文化(下旬刊),2013,(4):86-87. 6方胜芝.企业物资采购合同管理J.一重技术,2012,(1):68-71. 7张营.施工企业物资采购合同管理J.中国高新技术企业,2008,(3):145.
