1、新形势下如何做好机关档案管理工作摘 要：在我国经济不断发展的当今社会，各项制度也在积极的进行改革中，档案管理制度也在不断的变化革新中，在社会进程的浪潮中怎样保证档案管理工作能够顺应时代的发展，这就使企业或者是事业单位对档案保管工作显得格外的重要。所以，我国为了提高机关档案管理工作的水平和促进档案管理事业的发展，就是一个在新时期需要面临的重要问题，这个问题的解决是迫在眉睫的。通过对档案管理工作的深入分析，然后对如何做好新时期机关档案管理工作进行了详细阐述，以供同行探讨。 关键词:新时期；机关；档案管理 中图分类号：G271 文献标识码：A 随着档案管理制度的改革，在当前的档案管理工作中涌现出了大
2、量先进的管理技术和管理理论，从而为当前机关档案管理工作创造了有利条件。在当前的机关档案管理工作中，首先必须要加大对档案管理工作的重视力度，然后采取科学合理的措施进行档案管理工作，进而才能够提高机关档案管理工作的水平。而为了进一步提高机关档案管理工作水平，还必须要加大对其的分析研究力度，从而才能够提高当前机关档案管理工作的水平，才能够促进档案管理的发展。从人事档案管理现状及其存在的问题出发，对档案管理工作进行了深入的分析，然后对如何做好新时期机关档案管理工作进行了详细阐述。 1 人事档案现状及存在的问题 1.1 对档案的重视程度不够 就我国当机关档案管理工作的实际情况而言，其中存在最主要的问题就
3、是机关单位对档案管理工作的重视程度不够，从而影响到档案管理工作的发展。一直以来，有绝大多数人包括机关领导对档案管理工作的认识都存在着一定的误区，有些人甚至认为档案管理工作仅仅只是誊写和保管性的工作，因此并没有将其列入单位的重要或者主要工作中，同时档案管理工作也不能够给企业或者单位创造明显的经济效益，因此许多企业或单位领导人文只要能够保证档案不丢失和方便查档就行。而也正是源于这种思想，使得档案管理工作的发展受到了严重的制约，同时也是档案管理工作无法满足时代发展的需要。 1.2 管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后 在管理上，大部分机关档案管理人员没有专业的档案保管知识，这就导致管理层次上的薄
4、弱，导致管理手段和水平跟不上社会发展的步伐。其中对于档案的重要性和档案材料的收集整理等方面都做不到全面的考虑，所以业务也就相对不熟练。知识的匮乏导致材料收集意识较为淡薄。而且大多数档案管理人员身兼数职，对档案工作精力投入不足。一些归档的材料还不够真实准确，归档材料未能及时、准确地得到补充，使存档的材料不能真实地反映本人现实情况，导致人事档案的不完整。 1.3 档案交接手续不严密，重视不够 由于档案管理人员存在不是专职该职务等原因，就导致档案办理、检查、移交手续等问题处理不到位，该清理的地方不清理，该签字的地方没有签字都是层出不穷的问题，所以就会导致档案数量、材料等问题责任不明、界限不清等情况，
5、所以就会产生一定的管理困难。 2 新形势下如何做好机关档案管理工作 2.1 加强机关档案管理人员的责任意识，定期收集资料 要充分发挥档案收集工作的作用，首先就要规范档案管理的各项工作。机关单位要安排专业的档案管理人员，及时收集各个部门的日常工作记录，并指导各个部门按照规定的档案管理办法记录本部门的日常工作，并定时进行检查，尽可能完整地保留各种有效资料。通过这种规范的档案管理方法，能够有效推动档案收集工作的进行。 2.2 优化机关档案管理的管理方法 由于对机关档案管理工作的不重视，导致机关部门也不注重对档案管理方法的优化，大都还在延续传统的管理方法，使机关档案管理工作的准确性、完整性、真实性都受
6、到影响，导致机关档案管理工作水平的降低。因此，为了提高机关档案管理工作的水平，必须优化机关档案管理方法，使其更加科学、规范，保证机关档案管理的准确、真实、完整。例如，1.管理人员可以将机关档案分别进行纸质、电子版、声像等多种形式的存档，确保在某一形式的档案资料丢失时，有其他资料做备份，保证机关档案管理的完整性；2.对机关档案资料进行相关性的收集、整理、存档，保证某一系列的机关档案资料具有连续性，使机关档案管理工作更加细致、科学、规范，更有利于机关档案管理工作效率的提高；3.利用现代计算机技术进行档案管理，建立统计系统、档案检索系统、借阅系统等多种系统，对机关档案资料进行一目了然的了解，不易导致
7、机关档案资料的丢失，而且能够有效延长档案资料的存档时间，对机关部门系统了解档案资料有着积极的作用。 2.3 完善机关档案管理的管理制度 机关单位要想在新的形势下承担起新时代给予的挑战，创造良好的发展局面，就必须坚持实事求是，根据自身的实际情况制定档案管理工作制度，在原有档案管理工作的基础上进行创新，寻求新的档案管理工作方式。 缺乏完善的机关档案管理制度，也在一定程度上导致机关档案管理工作不科学、不规范，抑制了机关档案管理水平的提高，因此，机关部门必须制定完善的机关档案管理制度，为机关档案管理工作提供可靠的依据。例如，可以制定档案管理的检查制度、保密制度、归档制度、借阅制度等，档案检查制度是为了
8、确保机关档案的准确、可靠，保密制度是为了保证机关档案资料的安全性，归档制度能够为机关档案管理提供科学、合理的归档依据，借阅制度是明确档案资料的借阅记录。但无论何种机关档案管理制度，都是为了提高档案管理工作的管理水平，因此，各项制度的建立必须遵循科学、合理原则，能够真正的对机关档案资料起到保护、保管的作用，从而促进机关档案管理水平的提高。 2.4 严格机关档案的交接程序 目前，机关部门的档案交接程序十分不规范，多数人员在离岗、调岗时，不按规定进行部门档案的交接，甚至不交接，这都使机关档案管理材料的完整性、准确性受到影响，十分不利于机关档案管理工作的正常运行，因此，机关部门必须将档案资料的交接程序
9、严格化、规范化，例如，当工作人员出现调岗、离职等情况时，要将自己负责的所有项目资料进行签字、上交，并注明交接时间、监交人、移交人等，并将借阅的资料进行整理、催还，并注明借阅原因、催还情况等，使管理人员能够一目了然的了解档案资料的各项情况，利于以后的管理、使用，有效防止了机关档案资料的丢失、不完整等情况，有利于机关档案管理工作的有序进行。 机关档案具有十分重要的价值，为保证机关工作的连续性起到了不可替代的作用，在机关工作人员变更时，档案工作实现工作的前后衔接、决策的有效执行提供了准确依据；在机关推动改革发展，提高行政效能中，具有非常重要的参考价值。所以说，机关单位要在思想上高度重视档案管理工作，
10、要在日常运行过程中强调档案管理的规范性，促进档案管理的发展。 2.5 做好宣传，提高知名度 机关档案的工作是一种繁杂、保密的工作，决定了机关档案工作的重要地位。在往常，对档案部门有一些片面的消极见解，认为档案部门是一个弱势部门。在这种不良的情况下，档案的工作首先要加大宣传力度，在工作人员心中树立典型，积极的参与业务的各种工作、中心工作，争取做到尽善尽美，为档案工作建立新的积极的形象，在部门领导心中建立良好的工作形象，使领导关注重视档案工作，得到相关部门的理解和支，在思想上和工作安排上，对档案部门增加管理力度。其次提高我国国民法律意识，增加档案法的宣传强度。 五、结束语 机关档案管理工作对提高机
11、关部门的工作效率、工作质量有着重要的作用，因此，机关部门必须加强对机关档案管理工作的改革，解决机关档案管理中存在的问题，优化管理方法，加强管理意识，完善管理制度，从而切实提高机关档案管理工作水平。总而言之，要想使机关档案管理工作的水平得到进一步提升，首先就必须要对其引起高度重视，然后加强学习和不断的进行改进创新，并且打破传统的档案管理工作观念，从而才能够改进思想，提高新时期机关档案管理工作水平。 参考文献： 1王建平.我市机关档案管理工作新模式探讨 J. 纪念中华人民共和国档案法颁布 20 周年档案学术研讨会论文集,2009(11). 2郭黄博.试论如何做好新时期的档案工作J. 齐鲁档案论坛山东省档案学会 2009 年学术年会会刊,2009(01). 3夏勤,吴永干,陈文.浅谈档案管理工作现代化的实现途径及工作重点J.齐鲁档案论坛,2009(10).
