1、油田企业档案有效收集的几点思考摘 要：本文以油田企业档案的收集为切入点，通过四个方面论述，着重阐明油田企业档案存在的价值，真实的可贵，收集的重要，特别强调了油田企业档案的有效收集是做好档案管理工作与使用工作的基础，油田企业档案信息必须服务于企业决策、服务于职工。 关键词：油田 档案 收集 油田企业档案的收集工作是油田企业档案信息资源建设的一项重要工作。油田企业档案的有效收集是做好其管理工作与使用工作的基础。收集工作的到位不到位，做得怎么样，直接影响到油田企业档案管理的质量，尤其涉及到信息的真实性、准确性与全面性，进而影响到油田企业档案信息的有效使用，油田企业经济效益的提高。我们依据自身从事油田
2、企业档案管理工作十多年的体会，为进一步适应企业改革等与发展的需要，现对油田企业档案有效收集工作提出以下几点思考： 一、领导重视是油田企业档案有效收集工作的关键 万事人为本，领导是关键。油田企业领导对档案和档案工作的重视程度，是影响档案有效收集的重要因素之一，我单位的档案工作，从1992 年元月随单位成立同时起步。主要负责综合档案管理和产品档案（CJ 资料）管理，多年来，各届领导都非常重视档案工作，从人员，设施，等方面都及时安排和合理配置，使我单位的档案工作走在全局的前面。 油田企业档案是油田生产经营活动的记录与反映，是油田企业成功与艰辛的真实写照。一个国家的发展，需要有历史的借鉴与继承，一个油
3、田的发展又何尝不是这样？油田企业档案里有大量、充分、真实而准确的信息，是当今决策所必需了解与掌握的。油田企业档案工作为加强资产与资金管理提供有效服务，为油田企业质量管理提供科学依据，为油田企业成本控制与管理提供基础保障，为油田企业技术创新提供必要的条件，为油田企业市场营销提供准确的信息，为油田企业民主管理提供有效凭证。不仅如此，油田企业档案还是直接经济效益和间接经济效益的潜在地。如利用过去的 CJ 资料开展的老油井复查，每年都有不少新的发现，1998 年元月，日产 13 万方以上的高产气井YC1 井，就是老油井复查的成果，是保存了八年的档案材料被开发利用的结果，它就是档案资料存在价值一个极好的
4、例证。 档案工作是一个企业最具有连续性、管理基础性、信息资源性的工作。它的发展和企业其他许多重要性工作一样，必须要有领导者的高度重视，以有对历史负责、为现实服务、对未来着想的思想境界，才能抓好档案和档案工作，才能保证在规定的范围内，并随着日益变化的新情况、新问题，有针对性地作为企业档案的有效收集工作，使企业档案资料信息资源建设与时俱进，确使完整，不断丰富。 二、全面真实是油田企业档案有效收集工作的根本 企业档案管理的任务，是为以经济建设为中心的各项决策提供必要的信息。企业档案要做到有效地为企业的党政领导决策服务、为各部门工作服务、为职工群众服务，真实全面既是前提，又是档案生命价值的根本。档案必
5、须讲究真实。非真实的档案资料，不仅无用，反而有害。要通过收集时的鉴定，确保每份档案的真实性和有效性。通常文书文件的真实性实易把握，数字数据类的真实性，要靠宣传教育，靠职业道德，靠敬业精神，靠实事求是的作风来共同规范。 档案要尽可能地收集全面。全面应该是在真实为前提的全面，不仅是分门别类的收集齐全，还应包括什么材料何时归档，怎么立卷，保管期限多长等等，管理人员都要心里有数，对于遗缺不全的要积极采取不同的措施给予补齐，归档及时催办等。并同时具备管理得当，维护得法，来源可靠，随时挤干水分，并销毁要慎重等等。真实性是全面性的保证，全面性又为真实性提供必要的条件。只有做到全面性与真实性的统一，才能发挥企
6、业档案的有效性。真实全面的收集，还应有完善的制度作保证。 三、维护油田企业的经济利益和合法权益是油田企业档案有效收集的内在动力 企业档案的有效收集，一是法律行为。是国家档案法的基本要求和国家档案行政部门对各级档案管理部门和管理人员的职责规定。同时又是企业行为。企业是经济和科技发展的产物，是社会分工中合理存在的物质财富再生产单位。企业讲求社会效益，但更要追求和实现利润最大化，把企业做大做强。依靠企业档案来维护企业的经济利益和合法权益，从根本上来讲，还同时在维护着国家的利益和职工的权利。 前几年在油田企业进行部分职工买断工龄的过程中和工资调整过程中，工龄、年龄的准确与不准确，都会影响到职工的直接切
7、身利益和油田的实际利益，唯一的可靠依据就是准确、真实的，实实在在收集来的油田企业档案资料。 根据相关政策，特殊工种工作达到一定年限，可享受提前 5 年退休。2004 年 6 月份，有一位现年已达 55 周岁，1981 年从我单位调回宁波老家的职工同志，托人前来我们档案室索要相关凭证。经过我们细致地调阅了大量的档案，最终查到了有效证据，使得该同志能合法提前退休，维护了其切身利益。 在油田企业的原材料管理中，通过对材料、能耗资料的分析，找到增大料耗、能耗与降低料耗、能耗的原因，进而改进与控制材料、能源的消耗，降低生产成本，在这里，油田企业档案也能承担提供全面、准确数据的责任。 随着科技进步，CJ
8、技术也在日益创新，前几年 CJ 引进了堪称全油田第一车的 CJ 系统设备，价值高达 6000 万人民币。它的设备档案资料如果不引起足够的重视，那么后果会是十分严重的。大家知道，这种设备稍出点毛病，就需要用美元开道，修复时间以月而论。它的使用说明，设备图纸，维修手册等等的含金量很高，如果得不到有效保存，就会麻烦无穷，油田利益也会严重受损。从维护企业的经济利益和合法权益出发，我们协同有关部门，依规加强了进口设备档案的收集与管理，做到了对这台设备档案资料的有效的控制与合理利用。 四、为现代决策提供充分的信息是油田企业档案有效收集的重要标志 企业档案的收集是其管理的基础。有效管理的目的是为了使用。企业
9、档案经过收集、存储、整理、最终通过传输输出而服务于企业、服务于决策、服务于职工，产生经济效益与企业效益，这当中作用最大的莫过于决策。所以，企业档案为现代企业的决策提供充分的信息，是其管理的功能所在，是其有效收集的重要标志。 要达到这一目标，首先，要求上级档案管理部门多组织一些档案方面的活动，加强档案法 、 档案管理办法的宣传力度，要求人、财、物管理部门严格按照档案法 、 机关档案工作条例等法律法规办事，加大各级领导对档案管理工作的重视力度，加大人、财、物的投入力度，尽快实现收集、管理手段的自动化、现代化；每个从事档案工作的人员要努力提高档案管理业务水平，增强服务意识，以出色的服务去增添档案活动
10、的生命力。通过内抓管理强素质，外搞服务树形像，围绕建一流企业机关、创一流业绩、树一流形象的企业机关准则，认真履行档案的收集保管职能。 其次，进一步完善、规范针对性、操作性强的规章制度，内容涉及责任制考核、质量体系、HSE 体系、财务管理、人事教育、科技设备和档案收集、管理等方面的内容，并开展经常性的自查工作。自觉开展业务练兵活动，提高素质，做好以前正在做的，开展还没做的本职工作，为企业的党、政、工、团、妇各个部门提供满意的档案信息服务。再次，为适应发展社会主义市场经济的需要，实现石化系统的市场运作和油田内部的市场化，与时俱进，牢记使命，立足本职，把握“立当为公，执政为民”这个精髓。始终把档案收集、档案服务作为想问题、办事情、作决定的出发点和落脚点，强化服务功能，努力使档案信息不断为企业的现代决策提供快捷服务，为经济建设服务，为广大职工服务，实现档案工作的自身价值。 我们档案部门、档案工作人员要适应时代的要求，进一步更新观念，开拓服务领域，做好以档案收集为前提的油田档案管理工作，充分有效地利用档案信息，更好地服务于党和国家的大局，服务于石油企业，以原油上产为中心的各项决策与油田现代化建设，服务于广大职工日益增长的社会文化和自身发展的需求，使企业档案真正成为企业现代决策不可少的重要依据和信息。
