干部人事档案管理工作与时俱进.doc

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1、1干部人事档案管理工作与时俱进只有坚持与时俱进,紧跟时代发展步伐,才能在挑战中求发展,在发展中求壮大,才能更好地全面为社会提供更有力的服务保证。因此,我们有必要对干部人事档案工作出现的新问题进行研究和探讨。 一、干部人事档案管理工作所遇到的新问题 (一)人档的分离问题日趋普遍 随着我国改革开放和经济的发展,越来越多的外资企业和私营企业不断发展壮大,它们凭借自己的实力,不断吸收和招纳人才,同时我国对人事变动的政策有所放松,因此,许多人为寻找更好的工作岗位主动放弃现有的职位而流向其它单位。事实上,有些用人单位因受市场经济体质及国外用人制度的影响,只看重人才,不重视档案,所以造成了“要人不要档” 、

2、 “人档两处”的情况。原用人单位为留住人才,采取“扣档”的办法,这对新用人单位和原用人单位都不利。一方面,新用人单位因缺少档案而不便于对新录用人员的管理、培训、晋升。另一方面,原用人单位因人才流失而对其档案进行徒劳无益的管理,付出不必要的人力物力和财力。 (二)原始档案反复被复印造成了对原件的损害 报考博士需要复印硕士成绩,报考硕士需要复印本科成绩,报考本科需要复印专科成绩,人世以来各个单位学历的要求越来越高,各学院建立信息库也要复印成绩,反复复印一份材料不但对档案材料有损害,2也增加了档案人员的工作量。 (三)档案材料用纸不统一 档案工作人员花费了大量的精力剪裁档案,有时会使干部档案遭受到人

3、为地损害。在整理中按细则要求,干部人事档案材料应是长26cm,宽 18.5cm,对大于规定的材料进行折剪裁,小于规定的进行裱糊,费时费心不说,在利用时由于经常翻动,易造成折处文字磨损,且折处裱糊的多了,使整册档案厚薄不一、高低不平,对于档案的利用价值及其外观都产生了不良的影响。 (四)装订方法对人事档案纸张损害很大 干部档案材料经过鉴别、甄别、分类、排序、剪裁、修衬后,装订成册,有利于保管。但是每当有新的材料需要归档时,就必须把已装订好的档案拆开,放进材料后又重新打孔装订,给档案造成损伤是不言而喻的,大大缩短了档案材料的寿命。 (五)人事档案管理人员素质问题 一些单位收到档案后,迟迟不寄回执,

4、以致转档单位多次发函索取。一些单位转递档案不通过机要部门转递,而是采用特快专递、普通邮递去办理,或本人自带。为了使这些人员的人事档案有个临时落脚点,人事档案代理机构便应运而生。然而人事档案代理机构中个别档案工作人员素质低下,法规意识不强,管理混乱,不规范。 二、新问题应有信对策 (一)树立以人为本的思想 人事制度改革的核心,就是推行聘用制,按需设岗,公开招聘,平3等竞争,择优录取,达到优化人力资源配置的目的,一个人的就业不再是终身制,而是应聘就业,不断选择更合适自己的职业,发挥自己的特长和作用。所以,人事档案工作也要适应当前这种形势的发展,对于自动离职另谋职业人员的档案,不应该采取扣档不放的办

5、法,应建立相应的法规制度。 (二)加强对人事档案的保管 由于反复复印档案的原件对档案损害很大,我们可以考虑把人事档案中经常利用复印的原件进行扫描处理,将有关信息储存到人事档案管理系统中,利用可以直接查找打印,这样既省时省力,又使档案原件不受损害。当然,输入到人事档案管理系统中的有关信息,必须经过认真细致地核对确保打印件内容的真实性、准确性和完整性。针对档案用纸不规范的问题,建议采用 B5 型纸张。随着社会的发展,纸张规格标准同国际接轨,不论是传真用纸,还是合同书、协议书,打印机最常用纸都是 A4 纸。反复拆装档案原件对于档案纸张损害十分明显,建议在整理档案时采用档案夹。在对档案材料进行调整增加

6、新的材料时,只需松开夹子,把材料插入相应类别中,扣好夹子就可以了,方便原件复印,不必整本松开,只需松开夹子,取出所需要的材料复印,复印效果也较好,不会出现黑边框。对于档案的虫害问题,要采用多种方法,虫药效果不明显。我们要换位思考去解决,我们是否用冷冻的方法,住家过日子,家里的米面生了虫子放在冰箱里冷冻就可以杀死虫子,效果很好,那么档案的纸张生了虫子也可以冷冻一下,虫子就会全死掉的。 (三)要积极改善人事档案的保管和利用工作 4保证干部人事档案的安全,实现科学保管,各校都尽最大努力,对档案的保管条件进行改善,使原来基础设施落后的面貌有了较大的改观,阅档室、办公室、库房三室分开。有的学校还做到了“四室分开” ,并为档案室配置了铁柜、空调、微机等设备。还加装了防盗门,配有灭火器,研制了人事档案管理系统,实现了计算机管理,提高了工作效率,拓宽了服务范围。 总之,提高人事档案管理人员的素质,提高服务质量。强化档案人员政治素质,提高思想道德标准。档案工作是一项原则性、专业性很强的工作,要求档案工作人员必须具备较高的政治素质,高度的党性原则,有强烈的事业心和高度的责任感。档案工作涉及面广,知识门类繁多,要求档案人员必须熟悉档案专业的基础知识,有扎实过硬的本领。有关部门要通过各种形式对档案人员进行培训,使档案人员学到更多更新的档案业务知识。

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