1、1开封市基层档案工作现状调查“档案室是整个国家档案工作的基层组织，是开展档案馆工作的前提和基础，是国家档案财富的重要来源。 ”了解基层档案工作的动向与情况是档案行政管理机关的基本任务与职责，也是档案行政管理工作重要的方式与常用方法。在 2012 年底，对开封市基层档案工作状况进行了问卷调查，其调查情况如下： 1 调查情况 159 份有效问卷中，有 132 人确定本单位建立了档案管理机制，占83.02%；认为本单位没有建立档案管理机制的有 14 人，占 8.81%；不知道本单位是否建立档案管理机制的有 13 人，占 8.18%。有 132 个单位设定专人负责管理档案，占比 84.28%；没有专人
2、负责管理档案的单位 18 个，占比 11.32%；不知道是否有专人负责管理档案的单位 7 个，占比4.40%。 有 105 人确认本单位是由综合档案室负责管理档案，占 66.04%；38人回答是由档案形成部门负责，占 23.90%；还有 9 人，约占 10.06%不知应该由谁来负责管理档案。单位负责管理档案的责任人分别是：单位法人 23 人，占 14.47%；办公室主任 108 人，占 67.92%；业务部经理 11 人，占 6.92%；不知道 17 人，占 10.69%。作为档案管理部门的直接领导部门的办公室主任和业务部经理均属部门负责人，两者相加占比约 75%。部门领导负责制是档案管理责任
3、制的基本形式，这由档案工作的内部事务性2所决定的。 回答本单位设有专门保管档案管理库房的有 142 人，占 89.31%；没有的 15 人，占 9.43%；不知道的有 2 人，占 1.26%。绝大多数单位为档案保存提供了专门库房，使档案保管的空间环境得到保障。但仍有近 10%的单位没有落实档案库房，使档案保管缺少了专用空间。回答本单位有用于档案管理经费的 117 人，占比超过 70%。其中有保障的 68 人，占42.77%；有不多的 49 人，占 30.82%；没有的 14 人，占 8.81%；不知道的 22 人，占 17.61%。确定没有经费保障的不到 10%。回答本单位有档案管理方面的规章
4、制度的 145 人，占 91.19%；回答没有的 10 人，占6.29%；不知道的 4 人，占 2.52%。 有 74 人知道本单位现存档案数量，不足半数。有制度但不知道本单位档案数量，这可以认为是制度不落实或制度执行不严格，也可以认为是对本单位档案工作情况不熟悉，心中无数。 有 136 个单位有明确的档案收集范围，占 85.53%；没有明确档案收集范围的有 14 人，占 8.81%；不知道的 9 人，占 5.66%。档案收集范围是档案工作的基本要求，近 15%的单位没有档案收集范围或档案工作者不知道本单位的档案收集范围。有 115 个表示单位保存的档案有明确的分类，占 72.33%；最多 1
5、4 类，最少 2 类，平均 5 类。表示无明确分类的24 个，占 15.09%；没有说明情况的 20 个，占 12.58%。认为本单位档案的归档率在 50%以下 13 人，占 8.18%；60%左右 10 人，占 6.29%；70%左右 13 人，占 8.18%；80%左右 38 人，占 23.90%；90%以上 79 人，占49.69%；没有说明情况的 6 人，占 3.77%。认为单位档案的利用率较高379 人，占 49.69%；一般 65 人，占 40.88%；较低 14 人，占 9.43%。有121 个表示接受过档案业务主管部门的指导，占比 76.10%；明确表示没有接受过档案业务主管部
6、门指导的 28 人，占比 17.61%；没有回答的 10人，占比 6.29%。 2 调查结论 从上述调查情况看，大多数单位建立了档案管理机制，近 85%的单位由专人负责管理档案。综合档案室是单位负责管理档案的主要部门，多数单位由部门负责人担当单位档案管理责任人。近九成单位设有专门保管档案的库房，过半单位的档案工作有经费保障。绝大多数单位建立了档案管理规章制度，大多数单位有明确的档案收集范围，知道本单位现存档案数量的同志不到半数。超过七成单位保存的档案有明确的分类，归档率与利用率较高，近 1/4 单位没有得到过档案行政管理部门的业务指导。 3 对策与建议 档案行政管理部门应当加强对基层单位的行政指导与业务培训；改变管理与服务方式，主动上门为基层单位进行服务；帮助基层档案室丰富档案检索工具，在条件允许的情况下尽可能为群众提供室藏档案利用服务；督促基层档案室落实各项档案管理制度，夯实档案室工作的业务基础；引导基层单位逐渐加大对档案工作硬件设施的投入和日常经费保障，做到存放有地方，保管有经费。 （作者单位：河南大学体育学院 来稿日期：2013-12-18）
