1、1企业档案管理方法研究近几年，我公司档案工作，紧紧围绕公司生产经营为中心，以档案资源建设为核心，以提高档案服务能力为重点，以信息化引导档案业务建设，以文化引领品牌创新为目标。争一流，上水平，科学、协调、有序、有效地进行各方面工作，公司档案工作的整体水平得到提高。 一、加强领导，营造档案管理工作的良好环境。档案管理工作能否顺利开展，与领导是否重视直接有关。为加强档案工作的领导，把档案工作列入分管领导的岗位职责，建立健全由公司领导带头，各处室负责同志为成员的档案管理工作领导小组，为档案工作的顺利开展提供了组织保障。 为进一步扩大档案工作的涵盖面，真正做到横向到边、纵向到底，不留死角，建立了以综合档
2、案室为中心的档案管理网络体系。一方面，加强档案室与职能处室的横向联系，在各处室设立了兼职资料员，具体负责本处室文件资料的收集工作；另一方面，加强档案室与下属公司档案室的纵向联系，从而使档案管理信息上下传递灵通，左右反馈及时，纵横交错，网络覆盖了全公司。 二、注重培训，全面提高档案管理队伍的整体素质。档案人员的业务素质直接影响到档案管理的质量，为此，公司高度重视档案管理人员的培训工作，并采取了多种形式的岗位培训活动，以此带动档案管理工作上水平。一是采取集中与分散学习相结合的方式，定期组织专兼职人2员学习相关档案方面的方针政策，并借助网络平台，及时传达国家档案工作的新动态，研究探讨工作经验，提高档
3、案人员的自身水平。二是通过举办培训班的形式，邀请专家现场讲课，每期参加人员达 100 多人。三是组织档案人员先后多次参加在济南、南昌，厦门、宜昌等地的档案培训班。截至目前，公司档案人员已全部经过各级档案管理部门的系统培训，具备了一定的档案管理水平。四是采取走出去请进来的办法。一方面组织档案骨干人员开展档案理论研讨活动；另一方面组织人员到档案管理水平高的市、工程项目去参观学习，进一步开阔视野、拓宽思路，查找不足，激发干劲。 三、强化管理，积极推进档案管理工作规范化建设。为全面提高档案管理水平，将档案管理的全过程进行细化分解，从建、管、用三方面加强档案管理业务建设。 “建”就是规范建档。先后制定了
4、十三个类别的档案管理办法、归档范围及保管期限表，出台了档案管理工作标准，使档案管理工作逐步走向了制度化、规范化。同时，在规范建档工作中，做到“全” 、 “准” 、“严” 。 “全”就是在档案齐全上下功夫，做到归档文件、归档门类、归档项目齐全，确保档案资料的归档率。 “准”就是在档案完整率上把准关，根据档案归档范围，分清归档界限，在规定时限内将应归档的文件材料全部归档，确保档案资料的完整率。 “严”就是在档案组卷上，严把档案质量关。不合格的档案材料严禁进入档案室，对库房不同门类的档案分别排列，统一编号，保证档案案卷的合格率。同时，办公室档案部门主动与文件资料形成部门密切配合，充分调动兼职资料员的
5、积极性，通力3合作，形成齐抓共管的良好氛围。 “管”就是科学管理。要求综合档案科（室）：一是建立健全库房管理的各项规章制度，严格落实库房“九防”措施，制定库房档案资料保管情况的排查计划，发现问题及时采取应急措施，确保库存档案的安全。二是严格库房管理。认真履行档案收进移出手续，将档案收进移出情况记录再案，避免档案遗失，并按规定编制档案存放索引，橱具设置存取档标识，使各类档案一目了然。 “用”就是充分用档。档案保管的目的在于利用，为了更好地利用档案资源，编制能满足查阅需要的各类档案的检索工具，建立查全、查准登记制度，提高档案的利用率。二是在档案正常利用工作的同时，深层次了解室藏结构，积极开展档案信
6、息开发利用工作，利用库存档案编制了一批优秀的二次以上的加工成果，提高了档案的实际应用能力。 四、利用电子信息技术，实现档案网络管理 首先，利用现有的档案管理软件，运用档案各功能模块，达到目录级进而逐步达到文件级管理档案。做好电子文件的整理工作，进一步提高单位档案服务水平。作为档案管理工作信息化的第一步，建立和完善电子文件将产生诸多优势。一是电子文件的利用不再受“孤本”的限制，可以实现一份档案同时供多人共享。二是电子档案能够被快速检索。并能根据获取的资料，扩大查询范围，随时快速查询新的资料，提高了档案信息利用的全面性、系统性和时效性。三是电子文件可以通过计算机网络进行远距离传输，使异地传输、查阅
7、利用更方便、更快捷，消除了利用者与档案信息的距离，为跨地区查询信息提供了便利的条件，实现4了信息资源的共享。 其次，有步骤地开展库存档案的数据库系统建设，保证在将档案资料完整地输入计算机，通过相应的技术处理，将文字、图片、声像等资料变成数据资料，实现纸质档案和电子档案并存。 五、文化引领，创建档案品牌系列工程。按照“四化”管理要求，在管理手段上下功夫，有计划地逐步实现档案品牌系列工程，营造档案管理的文化氛围，打造自己的管理品牌. （一）强化基础。注重管理，创建综合档案管理品牌工程。开展档案目标考核是提高机关综合档案工作水平的有效抓手。利用馆（室）藏档案资源，创建档案编研品牌工程。档案编研是开发
8、档案信息资源的最高表现形式，是活化档案信息的有效手段。首先，抓住公司发展中的亮点，推出一批具有一定影响的编研成果；其次，引导档案部门增强档案开发利用工作的主动性和实效性，提高全系统档案信息资源开发利用成果的数量和质量；第三，根据行业的需要，在完善开展公路史志编写的同时，以行业、地域文化为突破口，不断强化档案编研工作，开拓编研的思路，创新编研工作机制，促进编研成果转化。 （二）实施档案功能拓展工程。构筑功能完善、设施齐全的档案服务平台。近几年，公司逐步加大档案室建设的投入，完善各种档案基础设施改造和更新工作，对档案室库房温度湿度调控防火、防盗、职能密集架等应用系统与计算机管理系统集成，实现了库房
9、各种管理应用的一体化，大大的提高了档案公共服务效果。 （三）加强档案资源建设工程，力求在征、管、用上下功夫。 “征” ，5即征收公司各单位所形成的各类档案资料。特别是在公司科技活动中形成的各类、不同载体的档案，丰富档案室结构；“管” ，既加大库房管理力度。严格文件材料的归档制度，编制档案检索工具，并对各类、不同载体的档案资料实行规范化、标准化的管理，确保档案的归档率、完整率和案卷合格率；“用”即为公司提供全方位的优质服务，以满足行业档案资料的需求。 （四）开展评先创优活动工程，调动档案工作人员的积极性。一是将档案管理工作考核纳入竞赛活动中，与其他工作同部署、同组织、同检查、同考核。把档案管理工作纳入党委经济考核内容，与工资、奖金挂钩。调动了各级档案管理人员的积极性和主动性，促进了档案管理工作的开展。二是对锐意进取，不断创新的档案工作者予以表彰，极大的鼓舞了档案人员爱岗敬业的积极性，提高了档案工作的向心力和凝聚力。总之，随着档案事业的不断发展，企业单位的档案管理工作正扮演着越来越重要的角色，在新形势下，要求档案管理人员与时俱进，利用机遇，创新发展，充分发挥出服务职能。 （作者单位：山东省莱芜市莱钢集团粉末冶金有限公司）
