1、1企业重组中加强档案管理的思考摘要：企业重组是对企业产权、债权债务、资产管理、组织机构及经营模式开展的企业改组、整顿与整合过程。在此过程中，作为企业基础性工作之一的档案往往处于一个无序、失控的工作状态。本文分析了企业重组过程中出现的若干档案管理问题，并结合中国兵器晋西工业集团有限责任公司实际情况，展开了对策性研究，以期待对企业重组后保持企业经营管理信息的连续性和企业的持续发展起到推动作用。 关键词：企业重组档案管理管理机制 近年来，一大批国有企业根据国家整体战略的需要，进行了多种形式的企业重组。企业重组后，竞争力得到提高，活力明显增强。然而，企业资产重组、改组和结构调整必然引发企业资产、产权、
2、人员、债务的变动，而档案管理工作作为企业管理的一部分，其所有权和管理状况也会发生变动。如何保存好原企业的重要档案并依法处置，同时又及时创建重组后新企业经营管理模式下的档案管理机制，就成为企业档案工作的一项重要任务。 关于企业重组的档案管理工作，在国家档案管理中很早就出台了相关决定、规定，并且见诸档案法律法规中。然而，国家有关规定都是粗线条的，如何采取有效措施将这些管理要求落实到位呢？结合中国兵器晋西工业集团有限责任公司（以下简称“晋西集团” ）的档案工作情况将提出以下思考与做法： 2一、企业重组期间要加强对文件材料归档的监督指导 被重组企业的各类档案在重组工作开始以前，都已经按照年度档案管理工
3、作计划归档入库，所以在档案的移交及收集过程中，这一部分档案基本不会出现散漏、遗失问题。但是，对于企业重组前后的资料收集归档就相对比较困难，主要有三个方面的原因： 一是重组期间组织管理可能会出现空白。企业重组工作中通常由公司高层领导或是由被重组企业以外的第三方成立临时性工作或是项目小组来执行运作，而具体负责档案管理工作的人员极少，有资格参与重组事宜甚至没有。因此，企业重组期间的重要文件资料往往在临时性机构保管留存，在企业重组完成之前，重组工作往往又在保密的状态下进行，这不仅极易造成重组材料的遗失，还增加了档案人员收集重组工作相关材料的难度； 二是部分档案部门无制约措施造成档案管理人员责任心不强。
4、在企业重组过程中，由于员工的思想波动及工作状态不稳定，在部门调整、办公室搬迁、人员整合的过程中，由于制约措施不到位往往将大量的文件材料随无用材料一并处理，致使一些珍贵的该移交未移交的档案资料丢失严重，严重影响了档案的完整性； 三是主管领导忙于重组中的一些大事，对档案工作可能无暇顾及。在企业重组过程中，无专门的人员和资金保障档案管理工作，这种境况给档案管理带来了相当大的工作难度。因此，必须在重组工作开始前，对重组企业的档案管理有一个统筹规划，要向有关的领导及工作人员宣传档案法规及国家档案管理的有关规定，档案人员要以高度的责任感去3加强监督和指导，唯此才能保证企业重组前后及重组过程中的档案得到及时
5、归档和妥善保管。 具体做法是：第一，加强档案宣传力度，提高全员档案管理意识。在重组前后，公司通过档案法律、法规的学习与宣传，增强各级领导、专兼职档案管理人员及员工的档案管理意识，使之认识到维护档案的完整与安全在资产重组过程中的重要性，从而使公司重组前散存于各部门或个人手中的一些有重要保存价值的文件材料及时归档。第二，统一领导，加强管理力度。做好档案管理工作组织建设，成立由单位领导为组长、各部门负责人为副组长的档案管理领导小组，档案管理小组在企业重组过程中要及时与重组责任部门和主管领导联系，主动要求介入重组领导小组并成为其成员，亲临其境全面负责检查、指导和接收重组过程中形成的档案资料。第三，建立
6、健全档案管理工作制度，规范管理标准。公司重组后档案管理部门根据公司实际情况重新制定档案管理工作制度，一是可以用制度来规范档案管理，对档案的形成、收集、整理要严格按照档案管理的有关要求实施，对归档范围、保存期限、保密文件收发、存档、销毁等各个环节工作程序做出明确规定。对档案设施要严格按照制度办事，以确保档案的安全。二是用制度去保障档案工作，通过重新建立一系列管理制度，如重新制定档案管理办法 、 归档文件整理规则 、 声像实物档案管理办法等，确保档案工作在新的环境下有序开展、规范管理。 二、要坚持档案工作统一管理的原则 按照档案管理相关规定，企业各种门类和载体的档案都应集中统一4管理。但是，由于被
7、重组企业多数地处不同的省份和不同的位置，且大多数的企业实行本单位自行管理档案的模式。企业重组后，要坚持统一管理的原则，确实存在很多可能。比如，改革重组整合后公司面临着档案馆库房有限，原有的档案管理设施不够健全或不配备，档案安全保管资金存在较大缺口，被重组企业档案工作人员的专业结构不够合理，原有的档号类别设置不尽相同等，这些问题都会成为重组后档案难以统一管理的限制性因素。因此，必须在坚持档案统一管理的原则基础上，根据实际情况进行变通和调整。 比如，过去一个立档单位只能有一个全宗号，但现在被重组后，原先各企业的档案类目设置、类目排列及档号的编制、档案的管理系统不尽相同，如果不进行调整和变通，就会导
8、致重组后的企业档案管理存在着各单位档案管理体制不统一、导致在档案管理软件系统中进行电子目录录入时因档号重复而无法录入等现象。所以必须按照重组后的要求，或者编制参照体系进行重新整理。这些工作需要一定的人力物力必要的保证。如果不能进行相关的调整或者重新整理，会给日后的档案安全管理和有效利用埋下隐患。 我们的做法是：首先，加强重组企业档案队伍建设，推进队伍素质提升。企业重组中，各参组单位原档案管理模式不尽相同，管理水平参差不齐，要保证重组后档案管理规范统一，除制定有关档案管理制度外，合理配备档案工作人员，建设一支忠诚事业、业务精良、结构合理的档案工作队伍将是做好档案工作的重要保障。我们建立了覆盖企业
9、各部门、项目组的兼职档案员网络队伍。企业的大部分的生产经营活动由各部门、5项目组实施完成，而兼职档案员身处部门、项目组一线，掌握、了解部门班组的活动进展情况，这对及时收集有价值的归档资料起到关键的作用。实践证明，只有建立相对稳定的专、兼职档案员工作网络体系，做到档案工作群抓群管，才能保证档案管理工作正常有序地开展。 其次，针对企业重组后，实体档案存在多个全宗、档号重复、档案保管地点分散的这种情况，我们及时开展对企业库存实体档案的利用频率、价值大小进行分析、鉴定，在必须分库房管理实体档案的前提下，按照便于管理、利用的原则，对重组企业的各类实体档案进行整合、归类存放。其次，依据原各企业的成立先后顺
10、序、内容多少、重要程度等实际情况，开展对库存实体档案的档号重新编制工作，使其由多个全宗顺利地过渡到一个全宗，以避免在电子目录录入时出现档号重复现象，以确保实体档案、电子目录的一致性。 重组后的晋西集团将坚持“战略引领、科技创新”的发展方针，围绕提高经济运行质量、构建子集团运行机制两大任务，推进在思维、技术、管理三个领域的创新，努力实现集团化管控、市场化运作、专业化经营、规模化发展四个方面突破，全面提升企业在国家、行业、地方经济和市场中的话语权和影响力，努力打造兵器一流子集团、构建和谐新晋西！同样，晋西集团的档案工作通过管理整合，最大限度地优化公司档案管理资源配置，更大范围地统筹谋划档案管理工作，有效实施扁平化、专业化管理，更快地推进档案信息化建设，进一步提升档案管理水平，从而更好地服务于公司各项生产、经营、科研、管理活动，为企业的做大做强提供有力保障。 6作者单位：中国兵器晋西工业集团有限责任公司
