1、1人民法院诉讼档案纠错机制研究摘要：近年来，为提升案件质量，法院内部开展了一系列案件评查活动。但实践中，评查工作容易陷入“评而不纠、错而不改”的被动局面，影响其纠错、警示及教育功能的发挥。对此，笔者以所在法院案件评查数据为考察对象，在分析建立诉讼档案纠错机制的必要性与可行性基础上，提出合理建议。 关键词：案件评查诉讼档案纠错机制 一、实证基础，基层法院案件评查的实践考察 （一）数据呈现，诉讼档案瑕疵比率及分布 笔者通过对所在基层法院近两年开展的 15 期案件评查数据分析发现，诉讼档案瑕疵占全部瑕疵的 72%，其中常见的不规范之处存在于附卷文书、卷皮制作、卷宗目录制作、证据收据、当事人送达地址确
2、认书、签字及日期、装订、复印、页码漏编或错编、备考表制作等 18 个方面。 （二）效果分析，实然结果与应然效果存在冲突 案件质量评查活动是司法效能提升的重要体现，目的在于推动审判质量提升和法院审判管理科学化发展。此为案件评查所追求的应然效果。而实践中，案件质量评查却凸显出良两大特点。从宏观来看，诉讼档案瑕疵并未随着评查活动的开展呈现下降趋势，而是呈现不规则走势，无规律可循。从微观来看，诉讼档案瑕疵数量的月分布呈现出高低错落的走势，且某些月份反弹较大，如“上一期瑕疵数量为 20 处，下一期则激2增为 38 处” 。总之，无论是从瑕疵案件的数量上看还是从瑕疵案件的月度走势上看，案件质量评查活动并没
3、有取得制度设置时所希望达到的效果。 二、理性探索，建立诉讼档案纠错机制的必要性与可行性 （一）诉讼档案纠错机制之必要性分析 人民法院档案管理办法第二条规定， “诉讼档案是国家重要的专业档案之一，是人民法院审判活动的真实记录，是做好审判工作，实行审判监督的重要依据和必要条件。诉讼档案管理工作是审判工作不可分割的组成部分。 ”可见，诉讼档案对于提升案件整体质量、满足人民司法需求具有重要意义。 1.有助于提升诉讼档案质量。诉讼档案是事关审判质量的重要环节，但由于法院工作性质的复杂性和工作任务的艰巨性，规范的诉讼档案往往成为法官和书记员容易忽视的环节。作为诉讼档案质量的最后屏障，诉讼档案纠错机制可以改
4、变评查工作“评而不纠，查而不补”的被动局面，及时发现并修补瑕疵，避免明显和常见瑕疵重复出现，同时也利于书记员养成正确的卷宗档案意识，从而达到持续提升诉讼档案质量的效果。 2.有助于推动审判质量提升。案件评查是法院系统内部重要的自我监督、自我纠错机制，既可有效发现档案中存在的形式瑕疵，也可发现工作中存在的审判态度与审判程序问题。建立诉讼档案纠错机制可以改变目前“只评不纠、错而不改”的评查方式，真正发挥案件评查工作推动案件质量的保障作用，不仅有利于精品案卷工程的开展，还有利于通3过提升审判质量，更好地保障当事人的合法权益。 3.有助于保障公众对案卷的知情权与监督权。在司法公开力度逐步加大的当下，诉
5、讼档案不仅仅是反映法院工作的基础，也是当事人及公众了解法院工作的最直观材料。随着民众权利意识、参与意识的提升，单纯的公布裁判结果已难以满足民众司法需求，查阅归档卷宗逐步成为公众理解和参与司法的重要方式。构建诉讼档案纠错机制有助于提升法院工作人员的规范意识和服务意识，督促法院在做到审判实体和程序合法的同时，做到卷宗档案合法、科学、严谨，以便民众查阅和监督。 （二）诉讼档案纠错机制之可行性分析 1.辟谣“涂改”之嫌。依档案法和人民法院诉讼档案管理办法的规定，“涂改”档案属于违法行为。若诉讼档案的“修改与补充”属于“涂改”档案的行为，那纠错机制会因违法之嫌失去合法性。 “涂改”档案是指为满足行为人私
6、利、达到行为人需要，将档案中原有文字记录等内容抹去并重新填写，从而改变档案的真实性和历史性的行为。 “涂改”档案行为需具备一定的违法构成，其中主观方面必须是出于故意，即明知自己的行为会发生侵犯国家档案管理制度的结果，并且希望或放任这种危害结果发生，客体则是我国档案行政法律规范所保护的国家档案管理秩序。诉讼档案的“修改和补充”是指为了弥补归档诉讼文书的不完整和错误，针对评查中发现的可修补瑕疵，在不影响案件审理过程和结果的内容真实记载的情况下加以修改和补充的行为。其是为保证诉讼档案的完整性而作的形式上的修补和完善，并不涉及审理程序和审理结果的真实性和历史性记载。可见，诉讼档案的“修改与补4充”未影
7、响国家档案管理秩序，修补者也没有故意的主观意图。因此，诉讼档案的“修改和补充”在目的和性质上都不同于“涂改”档案，符合现行档案法律法规。 2.立证参考依据。 人民法院行政文书立卷归档办法第四章第十六条规定，卷内备考表，由本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷日期等项目组成。其中，本卷情况说明填写卷内文书缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。可见，法院行政文书的修改和补充可以通过备考表的形式来记载和表现，为探索以备考表或说明表、说明书等形式来记载卷宗瑕疵以及瑕疵修改和补充的过程及内容提供了合法的参考依据。 3.协调与诉讼档案电子化之衔接。在“科技强院”思想指导下，诉讼档案电子化成为新趋势，电子档案和纸
8、质档案双式管理成为一项新举措。以北京为例，自 2009 年启动诉讼电子档案建设以来，大部分法院完成了诉讼档案电子化工作。那纠错机制的建立会不会造成纸质卷宗与电子档案前后不一、互相矛盾的现象？本文认为两者不仅不矛盾，而且相互协调统一。首先，两者目的一致。诉讼档案电子化是法院信息化工作的重要组成部分之一，以实现司法为民、服务社会为目的，而诉讼档案纠错机制也有助于满足人民群众的知情权、参与权和监督权。其次，两者互相协调。原始的纸质档案是电子卷宗的基础，对修补之处电子化是对原始卷宗的更新。通过填写说明表或解释书等附条将修补之处详细记录、随卷入库并及时电子化，既可避免了矛盾，也可更好地记载卷宗评查过程和
9、纠正效果。 三、模型构建，增设诉讼档案评查纠错机制的建议 5（一）评查卷宗纠错机制应遵循的原则 1.真实性原则。即诉讼档案的修补必须尊重原始卷宗的真实性和历史性，这主要是针对瑕疵划分阶段的指导原则。首先，瑕疵划分要尊重审判过程和审理结果，对归档诉讼档案的修补只能针对卷宗形式，不能影响案件法定的审理过程和审理实体。其次，为保持诉讼档案的干净整洁和真实性，瑕疵修补要以补为主，补修结合，即对填写不完整、遗漏可补充内容的地方作出补充。综上，诉讼档案的修补主要针对那些不完整且补充后不影响审理程序和实体方面的瑕疵。 2.公开透明原则。即诉讼档案纠错机制的整体运行要建立在公开化、透明化、制度化的基础上，每个
10、阶段都通过公告、通报等方式向全院公示。公开透明原则，既可以保障干警的知情权和监督权，也避免和防止暗箱操作和落实不到位的现象出现。 3.参与反馈原则。即提供充分机会确保全院干警自主、自愿地参与到纠错机制运行当中，并通过信息反馈机制的设计，确保瑕疵卷宗的承办人、书记员及所在庭局能自由表达反馈意见。参与反馈原则既可以调动全员参与的积极性，也可保障干警的表达权和监督权。 （二）诉讼档案瑕疵分类及纠错之可能 根据上述原则，以是否可修补以及修补后是否影响案件审理程序和结果为标准，可将诉讼档案瑕疵划分为可修补瑕疵和不可修补瑕疵两大类。根据瑕疵处理方式，可修补瑕疵又分为可修改瑕疵和可补充瑕疵两种。需要说明的是
11、，有些瑕疵是必须修补的，有的瑕疵是不可修补的，而有的瑕疵是可以修补的。其一，卷皮瑕疵应全部进行修补以便正确表6明案件基本信息。其二，页码编写混乱包括重复编码和遗漏编码，应尽量修正以便于快速查阅。其三，卷宗目录发挥着统领全卷的作用，关系到整个卷宗的安排、顺序和编码，应尽量维持原貌。其四，不可修补瑕疵为必须在诉讼过程中提交的材料或必须在诉讼中完成的程序的缺失或不规范。此类瑕疵发挥着证明审理程序的作用，如若修补则不能正确反映案件审理过程，如开庭公告不规范。 （三）诉讼档案纠错的具体运行机制 1.标准制定和瑕疵评定。案件评查小组明确卷宗瑕疵的划分标准并制作对照表，并据此对诉讼档案瑕疵加以分析和认定瑕疵
12、级别和类型。 2.公开、参与、反馈机制。案件评查小组将评定结果公示并允许相关庭局及承办人发表意见、建议和疑问。案件评查小组应对意见、建议和疑问加以分析并反馈。 3.填写修补说明表或瑕疵解释说明书。对可修补卷宗瑕疵，由承办人和书记员修补并填写修补说明表 （格式由全院统一制作） ，详细记载修补内容、修补人、修补日期等内容。评定为不可修补的瑕疵，承办人和书记员填写瑕疵解释说明书 ，对造成瑕疵的原因加以说明并随卷入库。 4.诉讼档案电子化。附修补说明表和瑕疵解释说明书的卷宗，由档案室负责信息化的技术人员及时加以电子化同步更新，确保电子档案与纸质档案的统一。 注释： 顺义法院创办审监快报构建案件评查和整
13、改快速反馈机制，7载 http：/jlpt.gy.bj/cgi/crnews. jsp？id=250057132.htm.东城法院召开首次审判管理及三位一体案件评查联席会，载http：/jlpt.gy.bj/cac/250056946.htm.延庆法院实行兼职案件评查员制度取得良好效果，载 http：/jlpt.gy.bj/cac/260056228.htm。 案件瑕疵可分为诉讼档案瑕疵、文书瑕疵、程序瑕疵和实体瑕疵四种。 参见人民法院档案管理办法第二条。李肖慧，周万毅.刍议法院诉讼档案管理体系的完善J.北京档案，2010（2）：24. 参考档案法第二十四条（三）款、 人民法院诉讼档案管理办法 （1984）第十七条. 曾海波.涂改伪造档案行为的法理分析J.法制与社会，2009（4）：106. 参见人民法院行政文书立卷归档办法第四章第十六条。 周洪.人民法院诉讼档案信息化工作的实践J.云南档案，2003（4）：25. 北京市三级法院启动电子诉讼档案系统建设工作J.兰台世界，2009（1）：41. 作者单位：北京市延庆县人民法院
