1、1如何加强企业行政办公文书的自动化发展【摘 要】随着信息化时代的高速发展，国民经济的各个领域都出现了以计算机系统为重要手段的管理发展模式。在现代企业行政办公中，也开始广泛的运用办公自动化系统。针对企业行政办公文书工作，现代自动化的办公方式能降低文书工作的复杂度，并有效提高文书工作的质量和水平。随着企业的发展、行政管理事务的增加，办公文书则更需要科学运用办公自动化方式来保证办公室工作的正常运行。因此，如何加强企业行政办公文书的自动化发展，正是本文将主要探讨的问题。 【关键词】企业；文书工作；办公自动化； 办公自动化是现代社会信息化发展的产物，是一种新型的办公模式。办公文书自动化为作办公自动化的组
2、成内容，为企业行政办公管理减轻了压力，并确保了工作的准确性。办公室工作作为企业发展的重要支撑，能否及时准确的为企业提供服务以及参考方案，这是现代办公室面临的重要问题。在市场经济激烈的竞争下，企业需要不断的加强办公自动化的改进，努力适应市场经济的发展趋势，保障企业的稳定发展。 一、办公自动化的含义及利用价值 办公自动化，主要指办公室业务处理与信息处理在综合了自动化、网络化及智能化的条件下而实现的办公。办公自动化的文书工作，即利用办公自动化方式进行的办公室文书工作。文书工作一般涉及到公文撰写，相关文件处理，以及拟办、立卷、归档等，文书工作是办公室工作2的重要内容。办公自动化运用在文书工作中，对于文
3、件的搜集、编辑、审核、修改、整理、传输及打印带来很大的便利，同时，在工作中的日常事务处理、部门信息交流共享以及会议信息处理等利用自动化管理模式，有利于提高办公效率。 发展办公自动化，对于企业而言，降低了大量的管理成本。企业不用在办公管理上投入更多的人力及财力，办公工作也不再需要使用大量办公用纸以及相关办公用品、器材；办公自动化的实现还为企业发展带来信息便利，即加强企业与外界的信息交流，能从管理、市场、销售各方面获取新信息，也加强了企业与企业的友好往来；同时，办公自动化的实现还是对企业管理模式的完善，相对于传统的企业管理模式而言，办公自动化是企业跟进信息时代发展、创新企业管理的途径。对于办公人员
4、而言，办公自动化的实现，则减轻了工作的难度和复杂度，能有效提高文件管理的效率，进而提高工作效率。 二、加强企业行政办公文书自动化的措施 （一）转变观念，突破传统办公模式的制约 虽然在现代企业办公管理中，已逐步实施办公自动化模式，并取得一定成绩。但是办公自动化观念还有待加强，表现在两个方面：一是人员的观念，传统的办公习惯了在纸上记录信息，习惯传递、收发以及整理真实书本文件，习惯开会讨论具体细则等。而现代企业实施办公自动化，必须转变观念，把这些工作通过现代的办公自动化加以实现，让科学的办公系统，为企业发展创效益；二是对自动化办公软件的观念转变，企业不能局限于某种软件或网络资源，要加以创新优化，开发
5、其他资源3网络，将人与网络密切联系。 （二）加强基础培训和指导，提高办公人员的智能素质 在高速发展的知识经济时代，任何工作岗位都要求工作人员具备相应的业务素质和知识水平。在企业办公自动化发展中，适应办公自动化，努力提高办公人员的素质和应用技能对于企业来讲很有必要。针对当前国内企业办公人员还不能适应办公自动化要求、仅局限于对办公软件使用的情况，企业要加强对办公人员办公自动化的应用技能培训，强化办公人员对文字、图像、声音等综合文件的处理能力，组织多类别的培训，加强统计、决策及信息交流的能力。企业还应引导员工加强学习，不断反思文书工作中存在的不足，并及时加以改进，不断提高办公人员的智能素质。 （三）
6、加强文书处理工作的办公自动化 在进行办公文件处理时，办公人员应根据办公文书的实际情况，按照公司制定的文件处理流程和方案，及时处理办公文件。办公人员要重视对文件的检查、存储和传输，尤其注意文件处理的小细节，例如：文件的名称、日期、编号等。在文书档案工作中，办公人员要正确使用办公自动化方法，搜集并管理好档案，及时处理企业验收单及相关档案资料，并做好归档工作。 （四）完善办公自动化系统，构建基于 Internet 的办公自动化 办公自动化系统是一个极其复杂的系统，包含对诸多数据库的运行和管理。企业要想保证办公自动化的高效性，必须建立一个统一完善的信息平台，例如：构建基于 Internet 的 OA
7、系统。OA 系统的应用在协调4部门与部门之间、领导与下属之间的关系有重要意义。同时，OA 系统还能加强企业与企业之间的交流合作。具体表现为，OA 系统既支持客户端信息的创建与发布，又支持信息流的传递，通过应用服务器实现客户端与数据库的连接，使企业与外企业应用系统和资源集成，从而达到访问其他企业数据和应用的目的，这为办公文书工作的运行提供了很多的资源信息。 三、结语 本文通过对企业办公自动化含义、利用价值的分析，提出了企业办公自动化相关的发展对策。在信息技术蓬勃发展的时代，办公自动化对于提升企业文书工作质量与效率，推动行政流程化管理具有十分重要的作用。当然，客观因素下，办公自动化的实施避免不了这样或那样的困难，企业应该不断的优化办公文书自动化建设的环境，不断完善办公自动化设备，加强对办公人员的培训和指导，进而为改进企业办公自动化发展、实现企业效益最大化奠定基础。 参考文献 1 杨帆.办工自动化与办公室文书工作探析J.管理观察， 2012（3）. 2 何静.办公室自动化的发展与文书工作探析J.民营科技，2011（10）. 3 杨华.办公自动化条件下文书工作之思考-从办公室自动化谈起J.现代物业，2011.10（1）. 作者简介：熊淑娥（1970.11- ） ，女，天津人，中级（政工师） ，本5科。
