1、1完善高校会计档案管理措施探讨随着市场经济的快速发展以及高校体制改革的不断深入，高校会计档案也遇到了新的机遇，同时也面临了很多挑战。怎样才能有效、准确和便捷的开展会计档案管理，这一问题就变成了高校发展最急于解决的问题。 一、会计档案管理存在的不足及问题 （一）领导档案意识淡薄，对会计档案管理不重视 进行会计档案的管理只有结合强有力的会计档案理论、相关的方式方法，才能确保对各种类型的会计档案都可以做到科学有效地管理，降低管理成本，提高工作效率，提供全面的会计档案信息，以满足学校的决策需求。但是有不少校领导对会计档案工作缺乏正确的认识，误以为会计档案很容易管理，不需要专业的负责人，有时候甚至指派会
2、计人员兼任档案管理工作，还有不少相关人员对档案随意摆放，耽误档案整理的进程，从而造成会计档案存在不完整、不安全等问题。 （二）会计档案资料管理有待完善，电算化会计档案管理还需进一步丰富 会计档案最基础的工作任务是收集相关资料，其中有些文件十分重要，例如：程序文件、数据等进行备份，电子文件拷贝等，如果没有这一系列的程序，就没有办法提供相应的会计档案信息，从而影响到会计档案工作，造成一定的损失。这种问题的产生，往往是由于会计档案资2料管理不到位、电算化会计档案的管理力度欠缺所导致的。 （三）会计档案管理制度不完善 尽管国家档案局、财政部颁布了会计档案管理办法 ，其中涵盖了会计凭证、会计账簿、会计报
3、表等，但很多高校财务部门却没有引起重视，执行的是传统的管理模式，特别对于电子档案，没有明确的管理办法，当会计资料出现丢失时难以进行弥补，整个管理制度存在不少漏洞。（四）会计档案管理工作不到位 1、当会计档案在财务部门存放到期的情况下，有不少高校不能按时将档案递送到专业的档案管理部门，从而导致手续在某一环节缺失。一些学校没有任何的手续办理，另外还存在着学校办理交接时，账簿、报表、会计凭证及磁介质会计档案不能随着交接一起移交，这就为未来档案信息查找埋下了隐患，对今后会计档案管理工作也会有不利的影响。 2、一些会计档案到期后并没有按规定进行销毁工作，逐渐留下大量的剩余档案，这样不但浪费了空间，同时也
4、浪费了很多的精力、物力、财力。 3、会计档案交接制度不完善。由于没有制度的约束，很多退休人员或者是换岗人员并没对档案工作进行交接办理，使资料缺失，对财务工作的进展造成一定的影响。 4、会计档案借阅制度不完善。任何人都可以随时查看，有可能导致会计资料不完整或者资料外漏。 二、加强高校会计档案管理的措施 3（一）加强对会计档案工作的重视 通过宣传教育的普及，提高学校领导及相关工作人员对会计档案管理工作的重视程度。学校制定有关方针、政策及学校的发展规划等重要信息源都来自于会计档案，并且学校工作秩序的维护也离不开会计档案。科学管理会计档案的重要性应该引起学校各级领导的充分重视，并对有关制度的建立和贯彻
5、落实进行有效督促。 （二）建立健全会计档案管理制度 目前，高校会计档案的数量随着学校规模的不断扩大而增多，各种会计档案每月有很多册。所以，各个高校要根据每个单位的不同情况，合理、科学的运用会计档案管理办法 ，制定适合学校自身状况的会计档案管理制度。为使会计档案能够合理、安全、完整的被利用，确保会计档案科学管理有序开展，对会计档案管理的整个过程进行科学管理。 （三）电算化会计档案备份制度的建立 应该养成会计信息双备份的好习惯，这样才能让电算化会计档案数据保管的时间更长，这样就不怕人为或自然的破坏了。同时，相关管理者也需要对电算化会计档案定期进行监督检查，预防磁性介质的丢失，防止信息不完善。 （四
6、）会计档案管理工作的深入完善 1、归档要及时、有序。每个月将当月会计系统所产生的相关凭证、账簿、报表等打印出来，进行归类整理，必要时装订成册，对这些文件建立相应的档案保管清册，科学立卷，方便查询和保管。这样做就是为了防锈蚀，以免使字迹变得模糊，另外还要把回形针、大头针等拿掉，4进行装订、整理。并且把已经输入的电子数据在一定时期后复制出来，刻录为光盘，进行实物保管，对于超过一年的相关档案，要及时送到学校的档案管理部门进行统一保管，在光盘上进行编号、签字和盖章。 2、为了能够使会计档案更加安全，就必须做好保管工作。学校的财务部门和档案管理部门要加大力度。首先，要指派专业的人员进行会计档案保管，以免
7、发生损坏和遗失。其次，为了让保管更加规范、标准，需要高校妥善的保管、有序的存放、查阅方便、安全保密等，并且购买库房和档案柜、架等，作为配置设施。同时，还要积极做好防蛀、防磁、防虫、防潮、防盗、防晒、防火等安全措施。为了保证会计档案的安全、完整，要定期的检查会计档案有没有受到辐射的影响，有没有出现霉烂、受潮、不完整等现象。 3、严格查阅制度。需要相关负责人的批准，办理登记手续，才能进行查看与复制。另外，会计档案不能轻易的向外借出。查看与复制会计档案的相关员工，不允许随意的拆封和更换档案，也绝不允许在会计档案上乱写乱画。在查阅的时候，档案管理人员要做一定的登记，然后才可以在档案室进行翻阅。对于需要
8、借出去的档案，一定要经过领导的批准，并且尽快归还。 （四）增加硬件投入，加强会计电算化档案管理 防尘、防磁、防潮等必备的硬件条件，是会计档案管理场所应该具备的。应建立明确的程序和授权批准制度以应对电子信息的归档、查询等，接收入库的电子会计档案要装入特质的软件盒中。由于目前病毒容易从外来各类移动硬盘或光盘的渠道进入，而会计核算系统多采用局域5网，因此，加强计算机系统管理也是单位的重要职责，系统管理员需担任所有需安装的软件的执行，让病毒的威胁从根本上解决。另外，还要安装并及时升级最新的防病毒软件。会计电算化档案的库房一定要避开大功率的发电机等磁场，软盘避免与永久磁铁接触；库房应配有温、湿度测定仪器
9、和空调器，使库内温度保持在 1530，相对湿度保持在45%65%，以防止盘片变形，严格检测并及时调整，从根本上防范电算化会计档案管理事故风险。 （五）设置专职人员进行会计档案管理 档案所有环节如收集、整理、立卷、归档、保管等一系列环节都是高校档案管理工作的重要组成部分。如果档案管理工作中的重要环节由兼职人员负责，该环节的一些流程就难以执行。如今会计档案数量随着高校规模不断扩大而不断增加，有必要配备专人负责会计档案的管理工作。高校领导需要加强对会计档案的重视程度，对档案管理工作所需的人力、物力给予大力支持，不断加强会计档案管理的质量和水平。 （六）提高会计档案质量从加强财务部门人员培训着手 会计
10、档案管理工作的主要负责人是高校财务人员，其人员业务能力和水平决定着整个会计档案管理的质量和水平，因此，要对相关的人员进行定期培训，组织会计档案管理人员学习相关知识。针对目前高校电算化会计档案管理人员，岗位培训及继续教育内容应为会计档案管理及计算机操作技能培训，使其拥有基础的会计档案管理知识和熟悉计算机操作，且长抓不懈。同时，高校会计档案工作人员要不断学习最新的业务知识，提高自身的知识水平，不断更新知识结构，进行多途径、多形6式的再学习，增强工作责任感，提高工作实践能力。 解决高校会计档案管理过程中存在的问题，提升管理意识，加大管理力度，持续完善会计档案管理制度，可以推进高校会计档案管理工作朝着科学化与标准化方向发展，对于高校体制改革及信息化转变有着重要的现实意义。 （作者单位：海南医学院）
