1、1信息化背景下我国综合档案馆导入 ISO9000 标准研究摘要：作为一套出色的指导性文件，ISO9000 标准已在各行各业中发挥了积极而又强势的作用。现阶段，如何在综合档案馆中导入 ISO9000标准，完善其质量管理体系，解决管理工作中存在的问题，已成为当前推动各级综合档案馆发展的关键所在。基于综合档案馆的质量管理问题分析，文章阐述了我国综合档案馆导入 ISO9000 标准的必要性、合规性和可行性。 关键词：ISO9000 标准 综合档案馆 质量管理 ISO9000 标准是国际通用的科学的质量管理体系标准。国外档案事业比较发达的国家，如美国、加拿大、澳大利亚等国档案馆都已陆续通过了这一标准的认
2、证，有力地推动了档案事业的发展。因此，如何充分运用 ISO9000 标准，使其成为我国综合档案馆发展的重要推动力量，是当前我们需要思考和解决的问题。 一、综合档案馆的质量管理问题分析 1 馆藏档案资源建设方面的问题主要体现在档案的接收环节。目前，我国各级综合档案馆对档案接收工作普遍比较重视，接收之前都能够对案卷质量和归档手续等相关工作提出要求，但由于受传统档案工作的影响，目前综合档案馆的接收范围仍然相对狭窄。首先，大多数综合档案馆在馆藏内容上没有达到真正意义上的“综合” ，接收的档案中反映党政机关的文书档案居多，而反映科研、经济等领域的科技档案、专门档案2则很少；其次，各级综合档案馆保存的档案
3、仍以纸质载体为主，其他载体为辅，馆藏结构相对单一；再次，综合档案馆接收的档案大多来自同级行政机关，而来自企事业单位的档案很少，这导致综合档案馆馆藏资源结构相对单一，内容不够丰富。 2 档案业务管理方面的问题主要体现在档案整理与鉴定之间的矛盾。在档案工作中，整理与鉴定之间的矛盾是一种普遍存在的现象。一方面，为了有效地确保电子文件的真实性、完整性和安全性，综合档案馆大多实行“双套制”归档，大量重复文件的产生会在一定程度上造成馆藏空间的浪费。另一方面，由于档案鉴定具有一定的主观性和随意性，通常综合档案馆对鉴定和销毁工作都持谨慎态度，对该销毁的档案不敢轻易销毁，对已到一定保管期限的档案仍要继续保存一段
4、时间。这使得鉴定工作没有充分发挥作用，从而影响到整个档案工作的开展。 3 档案利用服务方面的问题主要表现为缺少主动性。长期以来，档案工作者根深蒂固的观念是“坐等利用者上门” ，被动地提供档案利用。这种利用工作缺少主动性和服务性，不能充分满足利用者的利用需求，也不能使档案的利用价值得以充分体现，这对档案工作者的形象和档案工作的社会地位都有一定程度的影响。 二、综合档案馆导入 ISO9000 标准的必要性 通过上述分析，可以看出我国综合档案馆在业务管理等方面还存在着不同程度的问题，因此适时地导入 ISO9000 标准，可以有效地解决综合档案馆工作中存在的质量问题。 1 基于 ISO9000 标准的
5、质量管理体系可以解决当前综合档案馆的质3量管理问题 就学科而言，档案学一直以来都是一门小学科，理论发展得比较缓慢，与实践结合得也不够完善，很多理论在实际工作中的指导意义不大。尤其是近些年来，随着信息技术的飞速发展，档案工作实践领域发生了许多变化。由于缺少相应的理论指导，档案工作带有一定的随意性，进而形成一种非良性循环。国际通用的 ISO9000 标准以其体系化、规范化的文件为先导，通过实践经验的不断总结、充实和发展，可以有效地弥补档案工作实践中的不足。 综合档案馆的工作流程是由若干个环节构成的统一系统，就目前的情况来看，综合档案馆日复一日的工作流程缺乏统一的规范和标准，档案馆彼此之间缺乏有效的
6、衔接与融合，不利于档案馆之间的资源共享与交流。ISO9000 标准强调的是全过程管理，它采用系统的方法，将相关的质量管理要素、资源和活动等有机地融合在一起，形成一个良性循环的质量环，从而提高整个流程的运转水平。 2 基于 ISO9000 标准的质量管理体系是综合档案馆发展的需要 综合档案馆大多采用内部评审的方式，缺少外部审核的参与，因而评估缺乏全面性和客观性，而 ISO9000 标准则时刻关注利用者的评审，融合第三方审核的力度，从而加强综合档案馆各项工作的建设。 我国的综合档案馆是科学文化事业机构，其职责是为党和国家的各项事业提供档案服务。然而，当前全社会档案意识普遍不高，档案利用者对综合档案
7、馆的性质、功能并不了解，仅仅认为是政府的机要部门，因而大多采取“敬而远之”的态度。ISO9000 标准以“利用者满意”为最4高宗旨，充分拉近档案馆与利用者之间的距离，有利于揭开档案馆神秘的面纱，提升档案馆的社会地位，进而加快档案事业体系的建设与发展。三、综合档案馆导入 ISO9000 标准的合规性 ISO9000 标准对质量是这样阐述的：一组固有的特性满足要求的程度。其中“固有的” （其反义词是“赋予的” ）就是指在某事或某物中本来就有的，尤其是那种永久的特性。以 ISO9000 标准的质量管理体系来衡量综合档案馆的各项工作质量，可以做到：“人人有职责，事事有程序，作业有标准，体系有监督，不良
8、有纠正” ，从而全面提升综合档案馆的工作质量。 长期以来，贯穿于档案工作始终的一直是管理质量问题，但综合档案馆并没有形成一套成型的质量管理体系文件，用以揭示自身的质量管理工作。ISO9000 标准的相关要求与现行的档案馆质量管理体系之间彼此有同有异，同中存异。具体体现在： 管理核心方面：档案馆质量管理体系注重的是其管理对象即档案的质量问题，档案馆工作的最终目的是提供服务，ISO9000 标准则更加强调以用户为导向的动态管理模式： 工作重点方面：档案馆质量管理体系强调以检验为主的测量方式，即发现并解决问题，而 ISO9000 标准则更加注重“防患于未然”： 责任承担方面：档案馆质量管理体系的主要责任承担者是领导，即当工作出现失误时， “惩罚手段”成为第一选择，而 ISO9000 标准的责任承担者强调的是全员参与者，更加注重团队意识：
