1、1信息化社会下的档案工作现代化问题刍议摘 要：经过 20 世纪中叶以来信息技术革命，在信息化、产业化、科技化的今天，面对档案的数量和载体、社会需求方式等方面的变化，以及学科知识间的相渗与互融，档案部门作为社会信息业的组成部分，推行工作的现代化，势必成为档案工作的发展方向和必然趋势。要想推进现代化进程，需要在传统的技术方法基础上，逐步加强对档案现代化管理技术和方法的研究，注重提高档案工作人员的文化素质和技术水平，以尽量少的人力、物力、财力消耗，实现资源的最大优化。 关键词：档案；现代化；信息化；技术 中图分类号：G276 文献标志码：A 文章编号：1002-2589（2013）21-0229-0
2、3 我国自 20 世纪二三十年代开展档案学研究以来，对档案的定义展开了不断探讨，形成了不同的表述。一般来说，档案是“国家结构、社会组织和个人在社会活动中形成的，保存备查的文字、图像、声音及其各种形式的原始记录”13。可以简单表述为：档案是原始的历史记录。档案作为一种汇聚大量知识、囊含丰富信息的重要信息资源，一方面具有优于其他信息资料的本源性、可靠性等特点，同时又由于它的原始性及内向性等特点，使档案信息知识的传播功效和系统程度劣于其他信息资料。因此在全球化、信息化的 21 世纪，应将档案工作作为一套信息系统工程来进行组织，这需要在掌握档案信息特点的基础上，采取相应的2合理管理措施，以期发挥档案信
3、息资源的优势，弥补其局限，从而强化档案信息资源的功能和优势。 一、档案工作现代化的动因及意义 档案工作现代化作为一个历史概念，在不同社会条件、不同历史时期中有相应的不同标准。一般来说档案工作现代化， “就是应用现代科学技术特别是电子计算机技术为核心的信息化处理技术，采用科学的档案管理体制和管理方法，开发档案信息资源，向社会各界提供高质量、高效率的档案服务”1306。我国目前要实现档案工作现代化，需要着眼于档案的工作技术与设备现代化、管理机构布局与馆藏结构合理化、信息服务的社会化和档案工作组织管理科学化。 20 世纪中叶以来，在世界范围内兴起了一场新的技术革命浪潮。这场新技术革命的主导和核心是电
4、子计算机技术为标志的信息革命，而信息革命通常是指人类处理信息的方式、媒介方面的革命。在这场技术革命中，电子计算机扮演了重要角色，尤其是其中的智力功能，在数量和质量上都大大提高了人类处理信息的能力。这场正在发展的新技术革命，为档案工作现代化准备了物质条件，提供了技术支持。这场世界性的信息技术革命浪潮对社会生活各个方面都造成了冲击，面对信息化与技术化，档案工作的现代化，势必成为档案工作的发展方向和必然趋势，具体表现在： （一）档案数量和载体等方面的变化，迫使档案管理方式和工作方式走向现代化，而信息革命为档案工作方式和手段的变革准备了条件 随着科技的发展，档案馆藏量急剧增加，档案载体、记录方式呈现3
5、多样化，在技术革命的推动下，目前电子计算机、微缩照相和静电复印设备等已开始步入档案馆大门，越来越多的社会活动记录不再采用传统的纸张形态，纸质档案不再是唯一的存贮载体，而是以声像型、机读型、缩微型等新型记录方式存在，这些新型载体体积小、存储量大，声像并茂、利于解决档案量的急剧增加问题，而这些新兴档案文件需要特定的保管条件、手段、技术和现代化的管理方式。 （二）社会需求方式的变化，需要档案的系统性与时效性发展 在信息革命中，档案工作已经纳入了信息系统工程的大结构之中。新技术革命在强化社会的信息意识的同时也强化了社会的档案意识。档案在目前已经被广泛运用于为国家、各单位的政治、经济、文化等各方面服务。
6、不仅专家、学者、政工人员利用档案，社会各行各业、各种身份的人都利用档案。因为某一专题、地区的全部档案，有时分散在不同全宗以至不同档案馆、档案室内，需要进行馆际利用，而且利用者不再满足模糊地提供档案信息的方式，而是要求及时、准确地获取所需信息，这些都要求档案的服务方式和检索能力更加高效、开放，走现代化之路，加速档案工作适应社会发展要求的步伐。社会各方面对档案工作提出的新型、高层次、多样化的服务要求，增强了档案工作现代化的紧迫感。 （三）现代各门学科知识间的相渗与互融趋势日益加强 档案学与相关图书馆学、情报学等相互渗透，对自然科学、技术科学内容有更多的汲取，已逐渐形成档案、文书、图书、资料、情报等
7、文献信息一体化趋势。面对国内外出现要求“资源共享”的新趋向，档案学应根据自身特点适当地吸取图书馆学、情报学、信息论、系统论等相4关学科的有关内容及其最新成果，促进档案研究的更好更快发展。宏观上融合其他相关学科知识的同时，在原有分支学科的基础上，微观上逐步发展档案学原理、档案史料学、档案情报学、档案统计学、档案学史、档案文献编纂史、档案微缩复制技术、档案修复技术、档案现代化管理，以及各种专门档案管理等新的分支学科，进一步完善档案学科学体系，使其在科学性、系统性上有较大较快的发展和提高，理论更加精深与成熟。 二、实现档案工作现代化的措施 如上所述，档案工作现代化既以新的技术革命兴起为背景和前提，又
8、是其结出的硕果之一。实现档案工作现代化，实际上是一场以技术革命为中心的全面改革，涉及档案工作各方面的改革与调适，是一项长远而复杂的综合性系统工程，我们应当从我国档案工作的实际情况出发，研究战略与对策，制定发展规划，将改革贯穿于为实现现代化而努力的全过程中，不能急于求成、一蹴而就。 （一）充分利用现代化技术 1.运用电子计算机实现档案管理的自动化。计算机既有高效率的信息处理功能，能以极快的速度对数据进行读入、存储和输出，并做出逻辑推理和判断，进行档案的自动检索、编目、库房管理情况、各种数字统计、档案文献的编研出版等诸方面，进行数据库建设。在对档案馆的馆藏量、档案提供利用量及利用率，档案的整理、编目、鉴定、检索、编研，档案工作的人员、设备、经费等诸方面进行分析、统计，以获得各种准确的、真实可靠的数据，为进一步进行科学分析研究打下坚实基5础。
