1、1中小企业内部信息部门职能重心的演变分析摘要：管理需求的变化和信息技术的发展，使得中小企业对其内部信息部门的主要职能有了更多深层次的定义，通过分析当前中小企业管理的信息需求和内部信息部门的服务特点，归纳出中小企业内部信息部门工作职能的发展方向和定位。 关键词：信息部门 中小企业 职能 管理需求变化与信息技术的发展直接推动了企业信息化的进程，信息资源的开发利用和共享成为信息化的核心。信息管理工作是服务工作，依靠各类各级信息系统，面向战略、战术、操作层次提供信息服务，从岗位性质来看，有信息平台建设维护，信息资源利用，信息安全等几个方面的工作，多层次、多阶段、多角度的工作时常使信息管理部门忙于应付，
2、而又得不到认可，因此，中小企业内部信息部门应在新形势下找准自身职能定位，更好地为提升企业市场竞争力服务。 1 中小企业内部信息部门及其服务特点分析 企业作为一类组织，其信息管理需要有信息系统的支持，因此往往都设置有自己内部的信息部门，部门名称有计算机室，信息部，情报部，信息技术处等等，还有的建立了企业信息主管（CIO）体制。这些都是典型的企业内部的信息部门，与直接为外部客户提供产品和服务的 IT 公司相应部门相比，它有以下几个方面的特点。 1.1 从服务对象上看 IT 公司的信息技术部门的服务对象就是来自公2司以外的客户，是比较明了的。而企业内部的信息部门则不同。一方面，内部信息部门提供的信息
3、系统，就是为了满足企业相关部门的信息需求，是由这些部门来使用和评价的，因此，同样也要有服务意识，支持相关部门的工作，体现自身价值。另一方面，内部信息部门提供的一些信息系统，是支持相关部门对外提供服务的，有时甚至系统的用户就是企业的外部用户，如银行 ATM、网上银行这类系统。这样的内部信息部门也要具备面向外部客户提供服务的能力。因此，在实际中，内部信息部门往往需要认清两种客户，要能够服务好内外两种客户。 1.2 从服务内容看 IT 公司提供的直接就是产品或服务本身，只需要按照要求提供一定的技术支持就可以了，没有运行的直接压力，产品的升级换代往往就是技术本身的不断改进。不同的是，对于企业内部的信息
4、部门来说，需要承担信息系统运行管理职责，还要深度参与企业对外提供产品或服务的过程。服务内容决定了内部信息部门在选择解决方案的过程中，除了考虑技术因素外，更要从企业产品设计、生产、市场推广、售后服务等多方面的要求出发。因此，内部信息部门的技术人员要做到“既懂业务，又懂技术” ，否则可能连基本的沟通都难以办到。 1.3 从服务程度看 IT 公司负责按客户的需求提供解决方案，虽然行业经验丰富的公司可以为客户提供咨询，但需求的最终确定还是在客户，因此，IT 公司不对需求本身负责。而中小企业内部信息部门不同，它自身也对相关需求负相应的责任，需求管理的失误所带来的直接后果，往往就是本部门需要返工，系统建设
5、任务不能按时完成，影响部门工作人员士气。正如本文前面提及，内部信息部门需要深度参与企业需求管理，3甚至是主导需求管理工作。 2 企业管理对信息的需求变化 2.1 基本业务要求信息技术与其加深融合 一方面，随着信息技术的应用普及，信息系统的功能逐步完善，业务人员的工作迫切需要获得更有效的信息服务，从而拥有新能力而不是简单地拥有自动化；另一方面，传统信息技术的成熟，外包服务的发展，促使内部信息部门的职责不断接近最终应用，CIO 的日常工作职责也随之发生变化，知识管理等一些隐形的工作岗位将在企业的决策和建立新的组织能力中发挥重要作用。信息部门将会承担更多业务创新的责任，包括商业模式创新和流程创新。实
6、际中，一些企业信息部门的职能转变证明了这一趋势， “信息部”改为“流程信息管理中心”或者“信息与决策方案部” ，负责综合、复杂的业务分析。可见，信息部门的核心能力将从信息技术应用集成转变为业务流程分析与决策、项目管理和变革管理。虽然这种新职能仍以信息技术为基础，但其着眼点在业务转型及信息流程等资源上。 2.2 企业信息技术管理本身的工作重点发生变化 信息技术在企业中应用的范围日趋扩大，深度日益加强，服务质量迅速提高，企业内部信息技术部门在基础设施和信息系统到位后，内部技术工作量快速减少，技术开发应用与系统操作维护不再是工作的重点，具体的信息技术业务操作或运营活动采取类似于企业常规业务活动的方式
7、来进行组织，或者通过寻求社会专业化的信息技术服务来完成。相对而言，内部信息部门的信息技术咨询参谋功能将得到强化，能更好地发挥专业性职能参谋的作用，企业需要内部信息部门从更高的、更全局性的角度来考虑企业信4息能力的监督评价、信息质量控制和信息安全保障等管理职责，因此，其工作重心由技术管理向资源管理转移。 2.3 企业管理对信息提出更高层次的需求 随着中小企业管理水平的提升，管理方面的主要矛盾发生了变化。起初，缺乏信息管理平台及应用工具的支持是主要制约因素，当前，如何提高信息质量、如何做好知识创新成为矛盾的主要方面。组织及个人在各自的分工岗位上需要正确地对业务做出决策，这就必然需要及时了解全面、高
8、质量的信息，并且需要过去的一些经验和相关联的知识做支撑。企业系统内部的信息有人员构成信息、财务信息、战略规划信息、产品研发信息、技术创新信息等方面，需在总结现有内部信息的基础上，探索出本企业的发展特点与规律。企业内部信息部门既了解当前信息技术应用状况，又熟悉企业管理需求，特别适合发挥其优势，在企业知识资产的积累方面有所作为。 3 中小企业内部信息部门的职能走向 3.1 业务流程分析与绩效衡量 一方面，企业管理变革逐步扩展，涉及多种职能管理，急切需要利用信息技术对流程进行整合和固化，用以提升企业整体的组织能力。另一方面，内部信息部门是最了解企业整体运作和全部信息的部门之一，具备领导这方面工作的有
9、利条件。信息部门可以帮助业务部门改进流程管理和确保业务数据的准确性，逐步将业务运营流程化、数据化和制度化。主要完成三项工作：一是选择、收集、协调以及集成数据和信息，跟踪企业日常的运营和整体绩效；二是培养专门的业务分析员队伍，运用管理模型，选择和确定关键的对比数据和信息，使用统计工具辅助分析，支持企业的决策和创新，并支持分析结5果在不同运营层次间的沟通。三是更新绩效衡量系统，确保其能够快速适应企业内部和外部的变化。 3.2 项目需求管理 在企业输出非核心业务项目时，需求变更变得更加难以控制，因此，作为企业的管理者，需要特别关注跨部门的需求管理，要求其掌握一般性项目管理的技能和更为复杂的大型项目管
10、理能力，这是直接影响到企业内各相关部门的工作配合的问题。首先是管理岗位分散，覆盖面宽，需要有员工之间学习交流的氛围；其次，常规管理岗位与信息管理岗位融为一体，尤其是在操作应用层次，本部门工作人员平时要对信息化管理有思考积累；第三，信息需求和应用是多层次的，要注意区别平台技术、工程管理和知识整合方面不同的信息需求。 3.3 知识管理 与绩效分析、业务分析一样，知识管理也是非常重要的组织能力。ERP、CRM 等应用系统产生了大量的业务数据，针对这些复杂的重要业务信息，运用数学模型和统计工具进行分析，得出结论和提出建议，并对非结构化的知识进行有效管理，促进员工的学习、交流和创新，这是内部信息部门在完
11、成应用系统建设后，更能彰显自身价值的工作。建立知识管理的流程、系统和文化，在员工之间、以及与客户、供应商和合作伙伴之间，进行广泛的关键知识资产整理、存储、交流和再运用，利用组织智力或知识资产创造价值，需要做好三项工作：首先是获取和传递以及更新这些信息；其次是确保数据和信息的质量和可用性，还有就是如何管理来自多方面的相关知识，包括发现、分享和保密等。 需要指出的是，由于不同中小企业信息化发展水平存在差异，其内6部信息部门的设置及其职能相应呈现出多样性，而这是由信息管理工作的本质所决定的，内部信息部门必须根据企业所处信息化阶段的具体特点，分析信息管理需求，结合工作实际来对照检查自身的职能定位，调整立足点，主动适应新变化。 参考文献： 1李坚.引入知识管理增强企业内部信息有效沟通J.企业研究，2011，10. 2赵继琳.信息时代企业内部信息沟通方式对管理效率影响研究J.办公室业务，2013，7. 3陶峰，张子卿，肖雪辉.刍议信息技术对企业内部环境的影响J.信息通讯，2013，1. 4李英.河北省技术创新型企业信息需求的特点、层次及影响因素研究J.图书馆学研究，2013，12. 基金项目：广西经济管理干部学院科研项目基于现阶段信 息化技能要求的实践教学研究（09BJYA002） 。 作者简介：魏小龙（1973-） ，男，河南南阳人，讲师，硕士，研究方向：企业信息管理。
