1、1数字档案馆“文件处置协议”功能研究摘 要：从自动化数字档案馆文件处置流程、提高数字档案馆进馆质量和实现文件的可靠性出发，提出数字档案馆系统中应使用“文件处置协议”功能的观点，明确数字档案馆文件处置协议的基本格式、功能意义、流程和具体功能需求，促进我国数字档案馆文件处置协议功能的开发和实践。 关键词：数字档案馆；文件处置协议；系统功能 文件处置协议功能是国际数字档案馆普遍采用的，进行业务流程控制的核心方法，而在我国却缺乏相关功能应用。2010 年 6 月我国颁布的数字档案馆建设指南中，也未引入文件处置协议相关功能需求。本文通过探索文件处置协议功能的流程和应用等问题，以期在我国数字档案馆建设实践
2、中引入文件处置协议的功能理念并推动其实践开发，进一步提升我国数字档案馆运行效率和质量。 1 文件处置协议的基本概念 文件处置协议（“Disposition Agreement”）一词来源于美国电子文件档案馆（“Electronic Records Archive”） （以下简称“ERA” ）的需求文档，该文档将其定义为“控制文件处置，并包含文件集具体处理说明的文档”1。从定义上看，文件处置协议类似于我国的保管期限表，可被视为适合于计算机应用的保管期限表。传统的文件保管期限表仅适合于人读，而文件处置协议主要用于机读，适用于数字档案馆。数字档2案馆使用的基本文件处置协议格式如图 1 所示。 如图
3、1 所示，文件处置协议一般由一个基本信息和多个处置项说明组成，基本信息说明文件处置协议的适用机构、全宗或部门等概况性信息，而处置项说明明确每一类文件集的详细处置方法。从格式上看，与传统文件保管期限表相比，文件处置协议特点主要体现在：内容精确化：传统文件保管期限表只定义定期和永久两种处置方式，而文件处置协议定义多种处置方式，例如，在“5.处置说明”下拉项可以选择销毁、移交、永久保管和重新鉴定四种处置方式，并且设置具体时间和周期；内容结构化：文件处置协议中的字段采用控制值、系统验证、声明及强制性依赖、值列表等形式控制字段值；内容丰富化：除传统文件保管期限信息外，文件处置协议还提供每一个处置项详细的
4、文件数量、尺寸、移交频率等信息，有助于数字档案馆对移交文件数量进行预测和对较长年限，例如一个长期项目的多次移交进行跟踪和掌握。 图 1 数字档案馆文件处置协议格式实例（部分） 2 数字档案馆文件处置协议功能的意义 国际领域对于文件处置协议功能给予充分的重视，例如著名文件管理系统需求标准 MoReq20102将其列为文件系统的九大核心功能之一。ERA 在其需求建设指南3中将文件处置协议功能列为数字档案馆必选功能之一，并在系统中实践开发了该功能，该功能意义在于： 2.1 自动化文件处置流程。美国长久保存环境研究组数字档案馆长期需求报告中特别指出：“数字档案馆需要积极地、尽可能地自动化其业务流程。长
5、期经验表明，人力成本是数字档案馆运行成本的最大3部分”4。文件处置协议功能可以支持数字档案馆自动化鉴定、移交、销毁等业务流程，例如，图 1 中的“处置说明”项精确到年月，支持在预定时间发起移交、销毁等业务流程，有效实现自动化。 2.2 提高数字档案馆进馆质量。据中国人民大学信息资源管理学院课题组对我国档案馆电子文件移交进馆情况的一项调研表明5：半数调研档案馆存在接收的电子文件未经鉴定和划分保管期限的问题，这意味着大量电子文件缺乏规范的鉴定便仓促进馆，进馆电子文件价值缺乏控制。在数字档案馆系统中加入文件处置协议功能可以强制性要求进馆单位移交前进行鉴定，划分保管期限，制定完善的文件处置方案。例如，
6、ERA 要求文件形成部门采用数字档案馆系统平台制定文件处置协议，移交的文件集必须链接到系统中对应的文件处置协议，而缺乏相关文件处置协议的文件集不予接收。这样就可以从源头上把关，提高数字档案馆进馆质量。 2.3 证明数字档案馆的可靠性。只有数字档案馆系统能够证实其保管的文件是在恰当的处置协议控制下实施处置的，才能证明系统的可靠性。举例来说，假如一份文件从系统中销毁了，数字档案馆应当能够证明这份文件销毁是在一定的处置协议授权下合法进行的，而不是随意被删除的。因此，数字档案馆系统中必须具备处置协议功能，并且链接至其所管辖的所有文件或文件集，而每一份文件或文件集都必须具备对应的处置协议。 3 数字档案
7、馆文件处置协议功能分析 3.1 数字档案馆文件处置协议功能基本流程。数字档案馆文件处置4协议功能基本流程分为四步，如图 2 所示： 图 2 数字档案馆文件处置协议功能的基本流程 如图 2 所示，该功能具体步骤为： （1）立档单位采用数字档案馆平台创建处置协议，通常是由业务部门的档案管理人员完成，处置协议初始状态为“草案” ； （2）立档机构文件管理责任人员采用数字档案馆平台对处置协议进行审查和更新，完成后提交至档案馆审核，处置协议状态从“草案”变为“已审查，提交至档案馆批准” ； （3）档案馆相关人员对机构提交的处置协议进行接收，并复核，对其中不合理的处置项提出修改意见后返回，处置协议状态从“
8、已审查，提交至档案馆批准”变为“复核后返回修订” ；如果无需修改返回，则处置协议状态从“已审查，提交至档案馆批准”变为“提案” ； （4）档案馆档案管理责任人员对处置协议提案正式批准，处置协议状态从“提案”变为“正式批准” ，文件处置协议进入数字档案馆系统，赋予其正式的唯一标识符后不能再被修改。 3.2 数字档案馆文件处置协议功能需求。从图 2 流程图可以看出，数字档案馆系统至少应为用户提供创建、批准处置协议等系列功能，具体包括： 3.2.1 创建处置协议。该功能包括：创建处置协议模板；基于模板、现有处置协议、根据一系列提问用户回答来创建新处置协议功能。3.2.2 存储处置协议。该功能包括：赋
9、予处置协议唯一标识符和存储文件处置协议功能。 53.2.3 赋予处置协议状态。该功能包括：为用户提供赋予处置协议状态和根据需求报告处置协议状态的功能。 3.2.4 修改处置协议。该功能包括：为用户提供删除和修改处置协议的功能。 3.2.5 管理处置协议多版本。该功能包括：管理文件处置协议的多个版本；管理在业务规则中定义的文件处置协议的各种版本的功能。3.2.6 批准处置协议。该功能包括：为用户提供提交待批准的处置协议的功能；为用户提供批准文件处置协议的功能，包括录入文件处置协议批示、批准相关人员，提供利用文件处置协议定义案卷、管理文件处置协议相关审查人员，合法用户、录入责任人员审查、录入有关文
10、件处置方案涉及的案卷内容审查人、鉴定报告审查人信息等功能。 3.2.7 定义处置协议中的处置说明。该功能具体包括：定义系统能够实施的处置说明的功能；检查处置协议中包含的处置说明确保其能够被系统实施的功能。 3.2.8 自动化电子文件处置说明实施。该功能具体包括：为用户提供暂停任何处置说明自动化实施的功能；为用户提供对任何暂停的处置说明继续自动化实施的功能；提供实施变更的处置说明的功能；在处置说明变更时进行确认；识别变更的处置说明影响的所有文件；对所有受处置说明变更影响的文件执行变更后的处置说明功能。 3.2.9 其他。该功能包括：定义处置协议之间关系；提供包含处置协议中文件相关元数据的功能；根
11、据标准检查处置协议功能；6提供在处置协议批准过程的所有阶段获取处置协议功能。 3.3 数字档案馆文件处置协议功能的应用实例。数字档案馆应实现以文件处置协议为核心的流程控制，例如处置协议控制数字档案馆文件的移交，支持鉴定流程确定文件价值，控制文件的销毁等。以移交流程为例，数字档案馆处置协议对其控制原理如图 3 所示。 图 3 数字档案馆文件处置协议控制文件移交 如图 3 所示，数字档案馆文件移交过程分为三步：定义文件处置协议：定义文件处置协议及其处置说明，每一个文件处置说明规定一个文件集合的具体处置方法；移交计划：根据文件处置说明生成特定文件集合的移交计划，根据移交计划提出一到多次的移交申请，移
12、交申请是对每一个文件集合中的部分文件移交提出的；执行移交：当正式移交时，采用封装方法对需要移交的文件集进行封装，并在传输、接收过程中采用认证方法进行认证，生成认证报告。可以看出，文件处置协议在移交中主要发挥三方面功能：控制文件移交范围：文件处置协议控制哪些文件集需要移交、哪些需要暂时保存和销毁；移交计划形成的前提和基础：文件处置协议中有关文件处置说明的内容会成为制定移交计划的参考和依据，机构向数字档案馆的每一次移交都必须是在一定的处置协议批准下进行的，不能随意发起移交；启动移交行为：文件处置协议中定义的处置说明将在预定时间启动移交，或是发出系统提醒。 4 结语 数字档案馆文件处置协议功能的未来
13、实施和完善需要：更新我国现有的保管期限表，使之成为可以应用于计算机的文件处置协议，例如，7人大学者李泽江提出的“对保管期限表应细化其保管期限，处置行为，包含预定处置状态的文件保管期限等策略”6；建立文件处置协议模板库：数字档案馆系统应当建立各类文件处置协议的模板库，供各类机构、各种类型文件使用。例如美国电子文件档案馆的文件处置协议模板库形成级次结构。最顶层的处置协议模板适用于所有机构使用，只包含最基本元素，例如基本处置说明、机构名称等；第二层处置协议模板划分类别，例如捐献档案处置协议、联邦文件处置协议等；第三层模板继续细分，例如联邦文件处置协议下划分出图像、音频、文书类型处置协议等。除此之外，
14、机构可以在遵循 ERA 标准模板的格式要求下，自行定义更为精确的处置协议模板，并且注册登记在 ERA 系统中，丰富的模板库也将统一规范各类型机构、各类文件的处置流程，避免文件处置随意性。 注：本文系国家社会科学基金青年项目“中国数字档案馆的基本结构与运行机制研究” （项目编号：11CTQ033）的研究成果之一。 参考文献： 13NARA.Electronic Records Archive Requirements Document（RD v4.0）EB/OL.2012-12-22.http：/www.archives.gov/era/about/requirements.pdf. 2MoRe
15、q2010.文件系统需求服务S.欧盟标准，2012. 4Bruce Barkstrom.Long-Term Digital Archive RequirementsEB/OL.2012-12-22.Long-Term Digital Archive Requirements.https：/forge.ogf.org/sf/docman/. 85 刘越男等.我国省级、副省级档案馆电子文件移交进馆及管理情况调查分析J.档案学通讯，2011（4）. 6 李泽江等.基于 ISO15489 的文件处置研究J.北京档案，2010（3）. （作者单位：南京政治学院上海校区军事信息管理系 来稿日期：2013-04-10）
