1、1档案信息化建设与发展研究摘要：本文以四川文理学院档案馆为例，具体研究了档案信息化建设对软、硬件基础设施的需求，分析了档案信息化建设对档案工作人员的素质和业务水平的要求以及档案信息化过程中遇到的问题并提出了应对策略。 关键词：档案信息化 素质业务水平 策略 0 引言 伴随着经济社会和高等教育事业的快速发展，特别是随着信息技术的迅猛发展，给档案工作带来了挑战，同时也带来了新的机遇。高校档案工作的内涵和外延发生了深刻变化。高校档案工作必须适应时代和社会发展的客观要求，与时俱进，加强档案信息化建设、人才队伍建设等，才能促进高校档案事业科学发展，才能更好地服务学校与社会。因此，高校档案信息化建设的研究
2、对四川文理学院这样的新兴院校更是有着深刻的理论指导作用和现实意义。 1 高校档案信息化建设现状及发展趋势分析 2002 年国家档案局颁布的全国档案信息化建设实施纲要指出建立各类档案数字化信息数据库是数字化建设的最终目标，如加强馆藏档案目录数据库建设，推进档案全文数据库建设等，更明确指出档案人员素质的提高是档案信息化建设的关键，有一支过硬的专业技术队伍，是开展高校档案信息化建设的保证。 22008 年 8 月 20 日高等学校档案管理办法的发布及 9 月 1 日起的实施进一步促进高校档案信息化建设的热潮，如何加强高校档案信息化建设也成为当代档案界学者的热门研究问题。校园信息化建设产生大量的电子文
3、件，新兴电子文件的归档和管理问题不仅为档案工作带来了新的挑战，也为档案管理带来了许多新的特点和课题，档案工作面临着前所未有的变革。在新形势下，如何有效地管理与利用电子文档，以数字化形式存储与利用，实现教育资源共享，为高校教育事业服务，已成为高校档案工作的当务之急。 近年来，许多高等院校的档案信息化建设得到了一定的发展，档案管理水平也随之有所提高。这都得益于高校管理工作信息的快速建设和发展以及校园网等平台为档案工作提供的良好条件。高校档案工作已步入规范化轨道，领导和师生员工的档案意识得到加强，档案在高校教学、科研中的重要作用逐步显现，信息化建设有了一定的基础。但一些高校领导对新形势下对档案信息化
4、建设的重要性缺乏足够的认识，对档案管理自动化的必要性、紧迫性感受不深，热情不高，没有建立档案信息化的领导决策机构，也没有将档案信息化建设列入议事日程1。很多高校档案信息化建设必要的资金、物质和人才的支持力度也不够。资金、人员编制都没有到位，档案信息化建设也就成了纸上谈兵。其次很多高校机构设置不合理、没有科学高效的档案管理队伍，人才的缺乏直接制约着档案信息化建设进程。 2 四川文理学院档案信息化建设 2.1 档案信息化建设客观需要的配套软、硬件基础设施 3首先，要有必需的物质基础作保障。物质条件是高校档案信息化的基础和前提。万丈高楼平地起，四川文理学院档案馆为了早日实现档案信息化，加强相关硬件建
5、设，根据本院实际情况，在充分利用现有设备的基础上，适当购置了相关的先进设备。这其中包括信息化建设所需要的计算机、扫描仪、扫描笔、数码相机、移动硬盘等硬件设备。在购置时我们充分听取了专家的意见。既保证设备的先进性，又避免了不必要的浪费。 其次，要加快现代化管理软件的应用。四川文理学院档案馆购买了“南大之星”作为档案管理软件。目前，很多高校档案馆都是使用的这款已趋开发成熟的软件。如果将来条件允许，有足够的人力物力财力，也可以自行开发研制符合本校实际的档案管理软件，逐步使档案管理和开发利用紧随高校和时代发展的步伐。总之，使用档案管理软件是实现档案信息化建设的必要手段。 另外，今后最好每个部门配有一台
6、扫描仪，在录入文件的同时，将其扫描成电子文件，这将大大提高档案信息化建设的进程。 2.2 档案信息化建设对档案管理工作人员的要求及应对措施 2.2.1 对档案专职管理人员的要求及措施 四川文理学院档案馆现有档案专职管理人员三人，这远远满足不了档案信息化建设的需求。档案信息化建设是一项很耗费人力、物力的巨大工程。毫无疑问，人才又是关键。档案专职管理人员则是关键中的核心，决定着档案管理信息化的水平。 档案专职管理人员还应当给兼职工作人员做好归档安排（归档期限） ，4业务培训（归档范围和归档规范化）等工作。越俎代庖，授“鱼”固然可行，但只解决燃眉之急，授“渔”费时耗力，却能解决问题本质。为此，档案部
7、门专职管理人员应立足面广量大的业务指导实际，转变思维方式，创新工作思路，重点在授“渔”上探新路、出新招。 高校档案管理信息化建设需要一批事业心强、具备相关知识、精通业务的复合型人才。为此，学院要树立以人为本，人才是第一资源的思想，要针对档案专职管理人员成长和工作特点，提升现有专职档案人员的文化和专业程度并完善终身教育体系，切实增强档案专职管理人员运用专业理论解决实际问题的能力，尤其要加大对优秀青年档案工作者的培养力度，注重理论知识学习培训的同时，注重在实践工作中培养锻炼，努力打造一支多层次复合型专业人才队伍。 2.2.2 对档案兼职人员的要求及措施 四川文理学院档案馆为各系、各部门培训了至少一
8、名档案兼职人员。因为兼职工作人员占档案工作人员比例较大，培训也花了较大的人力、财力，如果经常变动，必定会影响到档案工作的效率和质量，这就要求各系部兼职人员相对固定。各系部档案兼职工作人员确定后，如何提高这些档案兼职人员的综合素质，是目前学院档案管理工作及档案信息化建设亟待解决的问题。本文拟从以下几方面进行探讨： 第一，思想上要引起重视，增强归档意识。对档案兼职人员来讲，归档工作的好坏，很大程度上取决于他们思想上的重视程度。因为他们在本部门有日常工作，档案工作只不过是一项附带性的，能完成归档任务就行，思想上没有引起重视。要解决这一问题，首先，档案兼职人员5要认识到档案工作的重要性。档案工作任重而
9、道远，档案可以为校史、校史馆的建设助力，为校园文化建设提供最原始最珍贵的历史资料。其次，档案兼职人员要明确各自的岗位职责。不同部门的归档材料有很大的区别。这就要求他们有强烈的档案工作的事业心和责任感。 第二，档案兼职人员的业务水平亟需提高。档案工作是一项看似简单，但其实业务性很强的工作。有些档案兼职人员认为只是把材料收集起来，交给档案馆就可以了，实际上，这才是归档的第一步，后面的工作都有一定的规范。因此，学院档案馆要对这部分人进行业务知识培训，以帮助他们实现档案工作的规范化。 第三，掌握“南大之星”管理系统的应用技术。档案的信息化管理趋势要求档案工作兼职人员必须掌握管理系统软件的应用技术。档案
10、兼职人员要与时俱进，重新认识自己的职责和任务，不能还停留在收集、整理档案的层面，而是要能将档案信息化。就档案信息化管理工作而言，不要求档案兼职人员掌握高深的计算机理论，只要求熟悉应用、使用一些与档案工作有关的软、硬件。因此，可以通过边学边用、边用边学、以用促学，也可通过专门的培训等各种途径来掌握必要的信息管理软、硬件的应用技术。 综上所述，档案信息化建设与发展，档案管理水平的提高，以及今后档案管理工作的现代化，都离不开高素质的档案工作人员。档案专、兼职工作人员都要不断学习，刻苦钻研业务知识，尽快提高自身综合素质，给力学院档案事业的发展。 2.3 档案信息化建设过程中可能遇到的其他问题及应对策略
11、 62.3.1 电子文件的归档问题及应对策略 档案馆作为一个信息服务机构，其生存条件就在于数据库化的信息和网络化的服务。学院要积极创造条件建设数字化的档案馆。档案信息的数字化是整个档案管理信息化的核心，档案信息化是将传统实体档案管理由纸质档案向数字化档案管理进行转变，因而档案馆要以电子文件的归档和管理为重点，加强档案信息资源建设。随着政务信息化建设的发展，学院在教学、科研和行政工作中产生了大量的电子文件，但过去由于没有建立电子文件归档和电子档案管理办法，或有制度但执行不力，造成电子文件不能移交到档案馆统一管理。因此，档案馆一方面要把原有各种载体的档案数字化，对档案文件实施数字化管理，通过计算机
12、直接可以利用；另一方面加强电子文件的接收，档案馆应根据电子文件归档与管理规范，严格执行电子文件的接收、保管和利用的制度，确保今后形成的档案以电子文件为主，在档案接收时就实现数字化。电子文件的保存载体和机读载体也应随着科技发展而转变，以确保电子文件的安全和有效。 2.3.2 数据的备份、安全问题及应对策略 在 2003 年由于服务器出了问题，学院档案馆曾经丢失过数据，造成了比较大的损失，降低了档案的利用效率和服务的质量。学院档案馆吸取这个深刻的教训，在档案信息化建设的过程中，学院重新购买服务器、移动硬盘以及档案管理软件“南大之星”为数据的安全和备份提供了可行性保障。由于档案管理软件“南大之星”是
13、一款比较成熟的软件，其利用遵循“规范、先进、实用”的原则，综合考虑数据管理、编目整理、检索查询、安全保密、系统维护等功能，设置齐全，应用方便，数据安全。这样我们不仅每个7月在服务器上自动备份数据，还手动备份数据到移动硬盘，确保了数据的万无一失。 2.3.3 人力资源缺乏问题及应对策略 四川文理学院档案馆在档案信息化建设中遇到许多实际问题，特别是资金、人才等问题。在信息化建设初期，需要投入大量的人力、物力，而学校档案馆人员编制只有 3 人，这是远远不够的。在这种情况下，学院档案馆聘用本校勤工俭学学生，通过培训后上岗，增补人力。高校档案信息化建设，是一个系统工程，需要投入相当大的人力、物力。对于起
14、步较晚的高校来说，档案信息化不可能马上达到一个较高的水平。我们应以务实的态度，认真做好信息化建设的规划工作，并按规划稳步推进，一步一个脚印，推动本院档案信息化建设这项巨大的工程向前发展。 3 结语 面对全国各高校如火如荼地进行着档案信息化建设，四川文理学院，作为一个新兴本科院校，也不甘落后，正在大力推进档案信息化建设。然而，既要努力实现档案信息化，也要从各方面考虑，如经济以及可行性等方面出发，要有侧重点的进行，优先考虑选择那些常用的、易于扫描的、需要保护好的有价值的档案进行。 总之，档案信息化建设是新时期高校档案发展的新趋势和必然选择，但是却没有现成的经验可供参考，只能靠自己“摸着石头过河”
15、，建设进程中就难免出现一些失误。我们应正确面对高校档案信息化建设中出现的各种问题，要客观从容应对，既不能盲目追新、脱离实际，也不能墨守成规、停滞不前。要从中吸取教训、不断总结经验，逐步形成高校档8案信息化建设的一整套理论，走出一条具有四川文理学院特色的档案信息化建设的新路。 参考文献： 1杨博.大力推进高校档案信息化建设J.改革与开放，2011， （1）：44-45. 2王林森.高校档案信息化建设之我见J.管理与纵横，2011，6：32-33. 3杨伟龙.高校档案信息化建设探讨J.韶关学院学报，2011，32（3）：206-208. 4程玉香.浅谈新时期档案工作者应具备的素质J.山西农业大学学报，2007，6（6）：181-182. 5李雪.浅谈新形势下档案兼职人员综合素质的提高J.江西电力职业技术学院学报，2006，19（4）：91-92. 四川文理学院校级项目。
