1、1论基层烟草分公司内部档案管理工作的信息化建设摘要：最近几年是我国档案事业变化最大和变革最快的一段时期，档案管理人员综合素质有了明显的提升，但是档案的信息化管理滞后于技术的发展。本文分析了基层烟草分公司档案管理中存在的问题，并提出了有效地改进措施。 关键词：基层烟草分公司 档案管理 信息化建设 现状 对策 现代信息技术的发展随着计算机和网络技术的进步而发展，在信息化时代，传统的档案管理模式已经不再符合时代发展的需要，利用先进的计算机技术实现科学和高效的档案管理是当前的新要求，也是档案管理迈上一个新台阶的有利时机。在档案管理中运用计算机技术，是档案管理工作走向办公自动化的必由之路。而且，把计算机
2、技术运用于档案管理中，是高科技对管理现代化的重要提升，它具有传统的手工管理方式所不具备的明显优势，比如，可以快速的进行信息检索，准确的查找需要的资料，可以存储海量的信息，使用周期较长，对信息的保密性好，管理的成本较低等，这些优势提高了档案管理的工作效率，将档案工作人员从传统的繁琐的手工作业中解放出来，提升了管理的水平，减少了人力、物力、财力在档案管理中的投入，改变了我国档案管理与发达国家之间的差距，使档案部门的管理走上科学化、现代化、精细化的管理道路。 1 基层烟草分公司档案管理的现状 21.1 档案材料不够精确 因为缺乏专业的档案管理人员，再加上部分人员工作态度主观随意，由于一些单位、人员的
3、工作经常变动，导致基层烟草分公司档案的记录时常中断，缺乏统一性，有的甚至出现信息错误，档案的不完整性使档案管理没有权威。 1.2 档案管理的硬件落后 基层烟草分公司的档案室大多设备不到位，没有实行电子联网，依然用手工操作的方式进行档案检索和利用，多样化的档案信息无法实现网上共享。 1.3 档案管理人员的素质有待提高 档案管理是一项系统性工作，具有很强的政策性和规范性，需要管理人员具有一定的政治素养和专业技能。然而，一些基层烟草分公司档案管理人员缺乏专业的工作技能，没有接受过专业培训，有的兼任多份工作，没有时间和精力对档案进行规范化管理。 2 提高基层烟草分公司档案管理工作信息化建设的对策 2.
4、1 应用计算机技术实现档案的现代化管理 以计算机为核心的现代化信息技术在当前世界范围内应用广泛，各个行业都以先进技术为依托，实现自身的不断发展。在社会主义市场经济的要求下，档案管理工作面临着很大的挑战，市场给档案管理带来的冲击，迫使档案管理的改革。档案的数量越来越多，如果缺乏有效的现代化管理，就无法满足人们对档案的需求。档案工作的管理只是一种方式，主要目的在于利用。当前，档案工作的社会化发展程度不断提高，3改变传统的管理和服务方式才能满足社会的需求。档案管理的工作量加大，复杂性增加，资料的查找难度大，是当前档案管理人员面临的主要问题。所以，基层烟草分公司要实现档案的信息化管理，满足日益增加的业
5、务需求，必须利用先进的计算机技术。这种管理方式在档案管理的使用上，具有明显的优势。 第一，计算机技术在档案管理工作中的应用日益广泛。其中主要的表现是档案检索的使用，即利用计算机海量存储的特点以及快速的计算，在计算机系统中输入档案的检索信息，可以进行快速和准确的检索，确保检索的优质高效。 第二，在计算机系统中建立的不仅有电子档案，还有传统的固态档案。这样成立了一个内容丰富的数字档案室，这种以技术为依托的档案室，为档案管理工作开拓了一个全新的领域和课题。建立在互联网上的档案室类型的网站，满足了使用者对开放的先行文件和历史档案的快捷查找。 第三，档案载体不再是传统的纸质，而是电子档案，各级行政部门的
6、办公，各种企业的管理和经营方式也随之改变，出现了电子政务、商务等新型的办公形式，信息的传递以电子为介质。在数字化时代，各种信息的书写、传递、储存、检索和利用主要利用计算机网络，由原来可以感知的信息固态形式变为抽象的电子形式，即电子档案的发展。电子档案的数量还在加剧，对电子档案要进行前期的控制、按时整理、高效管理和推广先进技术。档案的管理人员应该适应当前管理手段变革的要求，掌握与时代同步的计算机知识。首先，要转变以往传统的管理观念，4树立全新的管理理念，在借鉴以往经验的基础上，融入现代化计算机技术，主动加入到档案管理变革之中，为档案事业的长远发展贡献应有的力量。其次，档案管理者要加强服务意识，改
7、变工作方法，创造优质的服务环境，促进档案信息的优质高效使用。 2.2 把计算机信息处理与档案信息管理相结合 最近 10 年是我国档案事业变化最大和变革最快的一段时期，档案管理人员综合素质有了明显的提升，但是档案的信息化管理滞后于技术的发展。档案管理是一个复杂的系统性工作，除了对档案材料的保管，增加档案的使用周期，尽力的维持历史原貌，还要重视对档案信息的开发再利用，增加信息的服务意识。由于计算机在信息的处理和管理方面具有很大的优点，只有充分利用计算机技术，才能实现档案的信息化管理。这种管理是利用现代化的信息技术对原有的档案管理模式进行变动，实现档案的数字化和信息化。 2.2.1 多媒体信息演示系
8、统开发方式的工具化 目前，有些烟草分公司的档案室利用计算机技术制作了多媒体信息演示系统，如档案室指南、利用者借阅引导等。但这些系统只能针对自身的档案室，没有可以普遍利用的软件系统，增加了制作的难度。如果研发出通用性的软件，只要安装这个软件，再加上一些少量的修改就能制作出适合档案室自身的多媒体演示系统，节约人力、物力、财力的投入，可以快速方便的安装，将有广阔的应用前景。 2.2.2 多媒体档案信息处理的标准化和长久化 多媒体信息技术的设备兼容性较差，其信息存取和交换有诸多不便。5目前已有几项多媒体档案信息采集或存储等方面的标准在制定和论证过程之中。但离实际需要和形成体系还有较大的差距。与多媒体档
9、案信息长久保存有关的载体筛选工作还很簿弱，面对层出不穷、花样繁多的光盘等介质，研究滞后，尚未有明确结论。有关的管理者要注意这些问题，认真研究分析，制定出相应的对策。 2.2.3 用多媒体技术实现档案管理功能的更新 计算机已经从内部信息的多媒体处理转向处理功能的多媒体化。例如，文字信息的录入可以用语音方式实现，同样计算机之间的信息交流也可以从单纯的字符转换成语音、图像和影像。此外还有超媒体技术等。这些技术的应用不仅可以方便快捷地进行档案信息的录入，还可以使计算机拟人化，密切了档案工作者与计算机的关系，使计算机的普及应用提高到一个新的层次。 2.3 提升档案工作领导者的信息化意识 信息技术的不断发
10、展和对各个行业带来的推动，要求人们在生产、生活的过程中具有信息化的思维方式，有了这种思维方式，才能使人们对实际工作中出现的困难利用计算机技术进行分析研究，提出解决问题的办法。把计算机及其技术作为提高工作效率的首选方式和手段，特别是随着高新技术的发展，我们的学习、生活和工作都离不开高科技带来的影响。高科技强劲的发展势头，需要我们每一个人都要紧跟上它的发展步伐，才能确保在工作中不落伍，特别是作为管理人员，不仅要掌握高科技的基础知识，学会基本技能，还要善于对高科技进行运用，具有较强的创新能力。当前，烟草分公司档案管理要拓展工作对象，更新工6作手段，都必须以信息技术为支撑。实际中一些档案部门缺乏现代管
11、理意识，还是以传统的手工管理为主，这种管理方式效率低下，档案管理人员被繁琐的工作包围，缺乏进行信息研发的时间和精力。这种局面的形成除了制度和资金的限制之外，主要原因是一些档案工作领导人员没有形成信息化意识，对计算机在档案管理中的作用认识不足，阻碍档案管理工作的提高。因此，实现档案的现代化管理首先要加强管理者的信息化意识，这是实现手工档案管理方式向计算机数字化管理方式转变的一个关键环节。由于计算机意识的养成是一个循序渐进的过程，需要以多种途径或方式逐步实现，所以，加强对档案管理者的计算机技能培训是一个重要的措施，使他们由被动向主动转变，提高对档案工作现代化的认识，对计算机知识自觉学习并积极应用，
12、促进档案工作的现代化建设。 2.4 全面提高档案管理人员的素质 在信息网络环境下，要使档案工作为社会提供高质量、全方位的档案信息服务，必须提高烟草分公司档案管理人员的素质。信息的发展日新月异，技术也在不断改进，面对新知识、新技术、新事物、新方式不断涌现的社会环境，知识结构陈旧，技术技能单一的档案工作人员已经不适合时代的发展，因为原有的知识、技能、经验已经没有生存的土壤了，如果不及时改善原有的知识体系，将会阻碍档案事业的发展。烟草分公司的档案管理人员应该不断学习和掌握新知识、新技能，实现自身的业务转型，更好地为电子环境下的工作作出贡献。可以说，现代化管理的基础是工作者的知识化，没有知识化的人员就
13、没有管理的现代化，7人作为决定性因素，是建构信息环境的主要因素。提高档案管理人员掌握计算机技能的总体情况，不仅可以促进档案专业教育加快改革的步伐，也有利于增强档案管理人员的学习主动性和自觉性，培养终身学习意识和时代意识，促进档案管理工作的长远可持续发展。 2.5 加强保密工作，提高档案管理人员的法律意识 随着科学技术的不断进步，信息化建设的快速推进，当前的信息保密工作越来越重要。不断出现新的泄密载体，对各类企业和商业机构的保密工作难度增加。文档保密工作在观念、制度、手段等方面与形势任务不相适应的问题比较突出。一些基层烟草分公司的涉密人员保密意识淡薄，加之一些机关单位文档保密管理措施不到位，涉密
14、信息系统防护薄弱，给国家安全和企业利益造成了严重危害和利益损失。作为档案管理部门，一定要充分认识做好新形势下保密工作的极端重要性和紧迫性，加强文档管理人员的法制教育，提高日常保密工作的能力，进一步增强当代信息化电子文档管理的责任感和使命感。 3 结语 实行信息化建设是档案管理的未来发展趋势，基层烟草分公司要想实现长远的发展，必须实行信息化的管理。但是，目前基层烟草分公司对信息技术的利用普遍不高，信息化建设在档案管理中的利用分为不同的阶段，在每一个阶段具有不同的特点，对技术的利用水平也是一个不断改进提高的过程，所以基层烟草分公司进行信息化建设也不是一蹴而就的事情，需要不断改进，这是一个由低级走向高级的过程，要根据本地区和本单位的实际情况，制定出合理的信息化建设方案，才能真正实8现基层烟草分公司的信息化建设。 参考文献： 1刘春金.论档案管理工作的信息化建设J.教育管理，2009（05）. 2周卫文.浅析档案管理工作的信息化建设J.广州建筑，2008（09）. 3谭晓蓓.浅谈计算机技术在档案管理中的应用J.科技资讯导报，2007（12）. 作者简介：罗剑梅（1969-） ，女，云南保山人，云南省施甸县烟草专卖局（分公司）办公室，副主任，助理馆员（档案） ，研究方向为档案管理。
