1、1浅谈高职院校人事管理信息系统建设摘 要：建立一套完整的数字化的高职院校人事管理信息系统，可以实现办公网络条件下的自动化、数字化管理，并能够在提高管理效率、提供决策依据和实现信息互通、资源共享、优质服务等方面都起着至关重要的作用。 关键词：高职院校；人事管理；信息系统；建设 中图分类号：G710 文献标志码：A 文章编号：1002-2589（2013）24-0322-02 随着现代化、科技化的不断发展，高职院校的人事管理工作，已经取得了进一步的发展，从手工操作逐渐转变为计算机管理。人事信息的网络化管理即高职院校所建立的人事管理信息系统已经成为高职院校人事管理工作的主流。 高职院校的人事管理信息
2、系统的建立可以扩大人事信息资源的整合，极大地提高了组织、人事、教务、科研等部门的工作效率和服务质量，同时也为学校节约了大量的人力和物资资源，取得了显著的经济效益和社会效益。 一、高职院校建设人事管理信息系统的必要性 建立一套完整的高职院校人事管理信息系统可以有效地将全校教职员工的个人信息进行集中整合，形成一个较大的信息资源库，可以有效地掌握人事异动信息，随着高职院校办学规模的不断扩大，人员流动越2来越频繁，能够有效地将教职员工的学历、学位、职务、职称、科研、考察、进修、培训、社会服务以及教学情况等数据进行必要的掌握以及能够及时地跟踪调整，改变了采用传统的 office 组件中的 Word、Ex
3、cel等电子文档操作、保存的各类数据，往往会出现更改不及时，或顾此失彼，而且修改后的都是当前最新数据，而历史数据不易保存，即使保存了也不易查找、统计。 高职院校才培养工作状态数据采集、师资队伍建设、事业单位年报、高等学校基层报表等信息上报工作往往是人事管理人员较为头疼的工作之一，传统的手工操作，不但浪费时间，而且不敢保证数据的准确性，并且不能够实现数据的共享，人事管理信息系统的建立可以实现数据的自动汇总、分析，管理人员只需设定相应的汇总分析类别，便可以实现相应的操作，大大地提高了人事管理工作的工作效率，而且保证了数据的准确性。 人事管理信息系统的建立可以将全校教职员工的信息有效地汇总在一起，并
4、可以查看相关的佐证材料，这样可以改变原始的档案查找方式，教职工的提职资格审察、职称评定的资格审核、科研成果的申报以及人员退休的审核等完全可以调整电子档案进行信息的核查，这样可以提高核查的速度，减少纸质档案的翻阅次数，使纸质档案保存更加完整。 二、高职院校人事管理信息系统的设计原则 高职院校人事管理信息系统的建立应当与国家、省、市相关信息采集的相关信息集和信息项保持完全一致，尽可能地遵守并符合国家的相关标准。按照本学院的机构设置以及人事管理层次和模式进行建构，适3合人事管理机构的管理，按类别设定不同的权限，满足更多人员的查找需求，在权限范围内全面提高学院各部门（单位）对人事信息查找、使用的便捷性
5、。 人事管理信息系统的建立不应单纯考虑现有状况，在设计过程中要富有远见性，系统的开发应采用较为成熟、可靠的先进技术，能向不断发展中的现代技术过渡的产品，综合考虑当前的实用性、较高的性能价格比、系统使用的生命周期、系统今后的扩展和升级等几个因素。 人事管理信息系统应具有方便和强有力的网络管理功能，具有较好的可维护性，信息的开发设计要简便，便于人事管理人员较快地掌握系统的应用，也能够较好地实现系统的维护与管理的操作。 人事管理信息系统的建立要注意信息的安全性，信息的共享可以有效地提高工作效率，但相对而言就会使信息的安全性能降低，在人事管理信息系统的设计之初要进行深入的调研，征求意见，设计好权限的下
6、发，保证信息的安全。人事管理信息系统的建立，要从硬件、软件、数据、用户等多环节全面考虑信息系统的安全保密要求，从技术设计和管理体制上把好关。 三、高职院校人事管理信息系统的功能实现 实现教职工信息统一管理。建立高职院校人事管理信息系统，除了人事基础的信息之外，教师的教学、科研等也是人事管理信息系统内部数据之一，这样可以将教师在工作期间的所有的相关信息均予以记录，以免出现数据的多部门登记，同时也避免了一个部门需求多种数据，由多部门（单位）提供。 4建立高职院校人事管理信息系统，可以实现数据的共享，以及信息材料的网上传递，避免佐证材料的复印，实现无纸化办公。 建立高职院校人事管理信息系统，在实现基
7、础材料完整的前提下，可以按不同类别、不同条件的进行数据的查询、统计功能，并且可以形成直观、丰富的图形图表，动态的分析可以提高工作的效率，保证准确性，并可以通过 WORD、EXCEL 等软件格式导出，便于电子统计的保存。 四、高职院校人事管理信息系统的功能模块设计 根据人事管理部门职责的不同，通常高职院校人事管理信息系统需要预设以下模块：人事信息管理模块，人事档案管理模块，人员（异动）管理模块，工资福利管理模块，岗位设置与聘任管理模块，职务（等级）评聘管理模块，年度考核管理模块，培训进修管理模块，挂职锻炼模块，社会服务模块，人才招聘管理系统，提醒管理系统，数据统计分析系统，系统管理模块。 （一）
8、人事信息管理系统 人事信息管理系统模块需要支持不同部门的不同用户可以有不同的操作权限和操作范围，信息采集工作可以采取教职员工本人填报，部门（单位）可在办公室设定一名管理人员，并赋予管理、审核的权限，各部门（单位）管理人员一方面可以将教职工所填写的人事信息数据审核后及时通过网络进行上报，另一方面也可以迅速地接收到人事管理部门所反馈的各种人事信息等。采用这样的管理运行模式，人事管理部门以及基层单位可以对信息进行有效地采集和维护，建立可靠的基础库，实现一次录入，多次使用，资源共享，保证数据的一致性、时效性。 5（二）人事档案管理模块 在实现原有传统人事档案管理的基础上，人事管理信息系统可以不断地丰富
9、教师专业知识结构、学术科研成果水平及实际工作业绩等材料，逐步达到教学业务档案和人事档案的相互融合。一方面能够更加全面地反映教职员工各方面业绩成果，另一方面将纸质档案转变为电子信息档案，为教职员工在今后的出国培训、进修、离职等服务提供了极大的方便。 （三）人员（异动）管理模块 通过此模块可以有效地掌握学校人员的部门（单位）变化情况以及新入职、退休人员的具体情况。实现人员（异动）网络化管理，当有新员工入职时可以在签订合同后，通过网络程序，完成相应的报到手续，退休同理。当学校人员部门（单位）发生变化，或职务发生变化时，也可根据学校的相关文件调整相应的项目，通过网络告知各部门（单位） 。 （四）工资福
10、利管理模块 工资福利管理模块包含教职员工的工资管理、薪级管理、岗位津贴管理、绩效工资管理以及保险管理、丧葬费管理、公积金管理等。通过此模块的操作管理，可以根据人员的增加、减少、职称职务的调整等流程传递的数据，对相关人员进行工资变动处理；对人事代理人员和企业性质人员的保险缴纳情况进行管理，自动生成相应报表；学院福利、加班费的发放情况进行信息化管理。避免手工操作，减少错误率。 （五）岗位设置与聘任管理模块 按照省、市人社部门的统一安排部署，根据学院编制的核定情况确6定各类人员以及各等级人员的数量，通过网络发布岗位设置和聘任方案，教职工可以在网上进行相关申报工作并通过网络上传提交申报材料。完成岗位设
11、置与聘任的网上操作，包括信息报送、表格的填写以及岗位及等级的即时调整等。 （六）职务（等级）评聘管理模块 职务评审的教职工在人事管理系统的相应模块填写职称评审表格，相关职能部门通过人事管理信息系统进行申报人员所提交的相关佐证的审核工作。利用人事管理信息系统可以减少职称评审时表格手工填写、数据审核的重复性劳动，提高材料的准确性和工作效率，且能让评委了解到申报人员更全面的信息，使评审工作更加公开透明。 （七）年度考核管理模块 年度考核工作是事业单位院校每年都要进行的一项工作，通过此模块的操作，可以实现员工在人事管理信息系统中填写年度考核表，并通过系统传至部门（单位） ，统一报至人事管理部门。并可以
12、通过系统进行考核结果的数据统计与分析功能。 （八）培训进修管理模块 当教职员工拟进行学历、学位教育以及业务能力培训时应进入本模块填写相应的表格，进行申请，当批准后方可进行；当教职员工完成学历、学位教育或业力能力培训时，应在系统中提交总结并附相应的佐证材料。 （九）社会服务模块 高职院校的特征之一便是社会服务工作。高职院校的教师基本上都7是双师型教师，具体企业的兼职经验，或参与到一些社会科研等。通过此模块可以对高职院校教职员工在企业兼职、或参与企业研发等情况进行记录备案，并进行统计分析。 （十）人才招聘管理系统 当学校进行人员招聘时，可以在学校的主网站发布人才招聘的政策以及人才招聘的相关信息。应
13、聘人员可以登录人事管理网站进行注册申请，在网上登录系统，填报应聘信息，并提交相应的佐证材料，人事管理人员在网上查看并审核应聘人员信息，并可以将应聘人员信息分拨至用人部门（单位） ，使用人单位可以全面了解报名人员的基本情况，组织考核面试，并在网站进行公示。实现人才招聘工作的网络化、信息化管理。 （十一）提醒管理系统 提供待办事项通过系统消息和短消息提醒等多种功能。当管理员需要传递消息给某用户的时候，可以通过系统给某人发消息，如果没有回复则系统会不断提醒该用户有任务要做。同时本模块还支持将消息内容发送到用户手机上。 （十二）数据统计分析系统 人事统计报表是人事管理工作中必不可少统计项目之一，手工统计的数据可能出现统计的误差，尤其在现在报表多表关联的情况下，即使一点点的错误也会导致数据的无法提交，使用数据统计分析统计，可以方便人事管理人员使用特定的统计功能和丰富的查询功能，可以按用户的要求进行任意的查询。方便各类人员查看相关信息，为学院各类报表8填报、师资队伍建设、人事调整、政策制定提供信息支持。 总之，高职院校人事管理信息系统的建立是高职院校“数字化”校园建设的重要组成部门。通过人事管理信息系统的建立，可以不断提高高职院校的人才服务质量，提升高职院校教育教学水平，为社会的发展提供更多的技能型、复合型人才。
