1、1高校电子教学档案管理问题分析及优化措施摘 要：电子档案管理是指借助现代信息技术和网络技术进行档案管理。相对传统的纸质管理，电子档案管理具有强大的信息储存功能，快速的信息转换功能，从而大大提高了工作效率。但是，随着高校不断的扩招，无论是学生人数还是教职工人数都在猛烈增长，这对高校电子教学档案管理工作形成了巨大挑战。分析了高校电子教学档案管理的优势、存在的问题，并提出了相应的优化措施。 关键词：电子教学档案；档案管理；优势分析；问题分析；优化措施 中图分类号：G640 文献标志码：A 文章编号：1002-2589（2013）33-0317-02 大学档案按类别可简单地分为：党档案，行政工作档案、
2、教学档案、学生档案、研究档案、基建档案、财务记录、学校的历史档案，人事档案等。电子记录是指应用现代信息技术和计算机网络技术，档案管理人员在使用电脑的基础上，组织和存储在磁盘、硬盘、磁性载体材料等上的文件。2008 年 9 月 1 日颁布的“档案工作管理办法” （简称 27 号令）规定，重要文件损坏、褪色，应及时修复文件并数字化，加工成电子记录保存1。随着高校招生规模不断扩大，无论是学生还是工作人员数量都在急剧增长，这毫无疑问地给高校电子教学档案管理形成了一个巨大的挑战。 2一、电子教学档案管理的优势分析 （一）信息处理能力大大提升 随着高校招生规模的不断扩大，教学档案管理工作无论是量度还是难度
3、都大大提升，然而传统的教学档案管理方法不仅费时费力，而且容易出现纰漏，显然无法满足现今的管理需求。借助现代信息技术和网络技术，电子教学档案不仅有强大的信息储存功能，而且具有快速的信息转换功能，大大提高了工作效率。除此之外，电子教学档案还可将文字、声音、影像等内容集成保存，这就增加了档案的可读性、可视性、可靠性，丰富了档案的内容。 （二）信息共享能力大大提升 传统的教学档案主要以纸质文档为主要形式得以保存，这种保存形式不利于远距离的传阅，并且容易在传阅途中遗失或破损，这就大大降低了教学档案的利用效率。而电子教学档案可以十分便利地交流与共享，单单传阅这一项就可以节省很多运输成本，大大提高了经济效率
4、。此外，电子教学档案还大大节省了工作人员对档案进行归类、排序、搜索等工作量度，在现在信息技术的辅助下，简单的文字搜索就可以找到自己想要的相关资料。 （三）存储更加便利 传统的纸质教学档案的保存对环境有一定的条件要求，只有适宜的温度、湿度以及微生物环境纸质档案才有长期保存的可能性。因此在传统的教学档案管理过程中需要花费大量的人力物力确保保存环境的适宜性，防潮防虫防老化更是不可或缺的工作。此外，纸质教学档案需要消3耗大量的纸张，这在一定程度上也对环境造成了破坏。然而电子教学档案可以很好地解决上述问题，电子教学档案可以大存量地储存于硬盘、U盘等一系列现代储存器中。现代存储器不仅体积小容易保管而且储存
5、安全性、容量性都是传统管理方式不可相比的。 二、高校电子教学档案管理问题分析 （一）缺失规范的、有效的电子教学档案管理规章制度 大多数电子教学档案的保存分散在各二级学院，由于种种原因导致多数高校电子教学档案管理者不熟悉中国档案法 ， 档案管理条例和其他有关法律法规，无论是在工作过程中，还是在自己工作的思维意识中，都没有严格按照有关法律法规，开展档案管理工作2。由于规章制度的缺失，导致一些电子教学档案处于“被忽略”状态，多数电子教学档案“被忽略”在了管理范围之外。 （二）电子教学档案管理意识不强，重视程度不够 由于相关规章制度的缺失，导致相关管理人员对电子教学档案的重要性认识不够。对电子教学档案
6、管理工作的不重视，造成了人力、物力、财力都难以满足电子教学档案管理工作所需的必要条件。高校又因其独特的性质（学生和教职工人数众多、学生和教职工来自全国各区域、且变动频繁） ，每年都有成千上万的档案需要变动，维护、更改、保存、迁动等相关流程造成档案管理工作量十分庞大。将传统的纸质文档转变成电子档案无疑也加重了工作人员的工作负担。 （三）电子教学档案管理过程缺乏系统规范性 根据档案法和大学档案管理办法 ，高校电子教学档案管理的4任务主要集中在收集、整理、鉴定、保护、统计、编制等六个方面，通过这六个环节提高教学档案的研究和利用水平，这是一种固有的运营严格的法律制度。由于提出的模糊归档范围，导致一些高
7、价值的基层教学单位、教师未能及时提交归档，惨痛地损失一些高价值档案；一些价值不高的教学，又被不经选择地留存了下来，减少了档案使用中的价值。由于档案的保管不当，造成了一些历史档案的破损、字迹模糊等现象。由于档案的研编能力有限，导致档案利用价值不高。由于档案利用制度的不完善，造成档案的遗失、破损等一系列损害流失现象。 三、高校电子档案管理优化措施 （一）开发档案管理系统，提高档案管理信息化水平 利用计算机网络进行档案管理的系统，我们称之为电子档案管理系统，各高校应根据自身电子档案管理情况，设计制作一套与之情况相适应的电子档案管理系统。电子档案管理系统包括硬件系统（输入设备、输出设备、储存设备、网络
8、服务器和计算机）和软件系统（管理端软件和查询端软件）两部分，高校应结合自身情况以此为基础设计自己的电子档案管理系统3。在开发了电子档案管理系统之后，高校还应加快电子档案管理信息化建设，制定档案管理信息化总体规划和标准，以确保用户简捷、快捷地获取所需的档案信息。通过对电子教学档案立卷、归档、访问等方面设置相应的命令来实现电子记录存储、管理和使用，以不断提高管理电子教学档案的信息化水平。 （二）加强领导，完善制度，健全机制 由于电子教学档案主要保存于各二级学院，这就要求各学院领导必5须重视电子教学档案的管理工作，采取措施加大相关管理与监督力度。完善有效的管理制度是做好电子教学档案管理工作的基础，是
9、做好电子教学档案管理工作的必要条件。因此需从收集整理、归档保管等各方面入手，制定相应的电子教学档案管理制度。电子教学档案的管理工作主要集中在各二级学院，因此应当建立以校档案室、学院（职能部门）为主体的二级管理结构。学校档案室以业务指导为主，做好学院（职能部门）专、兼职档案员业务指导工作，提高专、兼职档案人员的业务能力和工作责任感4。 （三）提高管理人员专业技能，重视管理人员队伍建设 随着科技的进步，信息时代的到来，以及电子档案管理使用计算机的文件管理需求，这就需要相关管理人员必须具备必要的专业知识和相关的素质。无论从技术性角度还是从专业性角度，电子教学档案管理都是一项极为复杂的工作。这就要求相
10、关管理人员必须通过不断的学习相关知识来提升自己的专业技能，以完成电子教学档案管理工作。当然学校层面也可以通过一系列培训、检查、评比活动来促使档案管理工作的提高。电子教学档案管理可以说是一项极其复杂的系统工程，它不仅仅只是管理还包括电子教学档案的形成、积累、贮存、和开发利用。要做好这项工作，我们必须专注于管理人员队伍建设，提高他们的业务技能和综合素质，组织其学习档案管理系统知识和基本的电脑操作，要求他们掌握熟练的运用技术，灵活运用文件管理系统软件。 （四）增加经费投入，实现现代化管理 电子教学档案的管理需要配备相应的计算机和电子设备，目前多数6高校由于对电子教学档案管理的重视度不够，此方面的预算
11、投入不足，造成许多教学档案资料不能及时电子化，甚至有些教学档案被忽略在了电子化之外，不能及时形成网络档案，降低了教学档案的利用率。就此学校方面应该投入足够的预算资金，实现信息化管理和办公自动化，充分发挥电子教学档案的便捷优势，实现教学档案共享机制；充分利用快捷的计算机网络，保管好教学档案，防止教学档案的不必要流失；充分管理利用好教学档案，服务于高校教育科研事业。 （五）加强信息化管理，提高档案的利用率 电子教学档案较之传统教学档案而言，有便捷、精准、全面、共享等方面的优势。因此加强电子教学档案信息化管理，有助于提高教学档案的利用率。加强电子教学档案信息化管理，我们可以尝试从以下几个方面入手：第
12、一，设计制作计算机档案管理软件系统，实现档案信息网络化；第二，建立电子教学档案目录数据库，利用数据库分类技术把电子教学档案的目录数字化；第三，将教师的教学资料通过档案管理原理和现代信息数字技术的结合，放到网络教学平台，以便教学档案的资源共享，以推动教师之间的相互学习，提高高校的教学水平，与此同时也减轻了教师们和档案管理工作人员的工作负担，也提高了工作效率。 （六）提高安全管理意识，保证文档真实性 电子教学档案有便捷、精准、全面、共享等方面的优点，同时它也存在错误删除无法恢复、磁盘硬盘损坏、易被窃取拷贝、数据中毒等缺点。针对这些缺点我们应加强安全管理意识，建立一套安全防范机制，以确保电子教学档案
13、的安全性和准确性。首先，防火墙的安装、门户访7问的设置、定期杀毒、病毒库的定期更新等防范方式可以有效防止病毒的入侵；其次，认真学习电子档案相关安全保密制度并严格遵守，平衡公开与保密两者之间的尺度。利用密码保护、身份认证、权限控制等手段防止非公开档案的安全隐患；最后，档案管理人员应养成文档备份的习惯，同时数据信息管理部门也应做好数据库备份工作，防止因计算机故障、病毒入侵等意外事故造成电子教学档案意外损坏与丢失1。 四、结语 电子教学档案与传统教学档案相比存在明显的优势，教学档案管理人员应当在日常管理工作中，有意识地发挥电子教学档案的优势，注意培养“电子教学档案”管理意识，严格遵守电子教学档案管理的相关规定。但目前我国高校的电子教学档案管理制度还不是很完善，还存在着一些问题，因此我们政府应当依据目前所存在的这些问题，制定相关法律法规及其相关政策，使电子教学档案的管理更加制度化、规范化。 参考文献： 1赵俊.高校电子档案管理现状及问题刍议J.长春理工大学学报，2013， （1）：6-7. 2吕洁.浅谈高校教学档案电子信息化管理J.卷宗，2012， （4）：113. 3余屹.浅谈电子档案管理系统的实践应用J.有线电视技术，2004， （20）：34-35. 4孙虹.高校二级学院建档可行性初探J.浙江档案，2006， （5）：56.
