1、1基于知识管理的档案信息化建设研究【摘 要】 本文分析了档案信息化建设的现状及存在问题，阐述了知识管理与档案信息化理念融合的意义，提出了知识管理背景下档案信息化建设途径。要推进知识编码化工作，推动档案工作者实现隐性知识相互传播，实现图情档信息资源一体化管理。 【关键词】 知识管理；档案；信息化建设 一、档案信息化建设的现状及存在问题 1、档案信息化建设的内涵 档案信息化建设是以档案工作现代化为导向，坚持用数据库技术、网络技术等改造传统档案工作，确立传统档案在信息化的环境中得到广泛的应用，不断促进档案管理方式、方法的升级改造。档案信息化建设主要包括档案信息的数字化、档案网站建设、数字档案馆建设三
2、个方面的内容。 其中，档案信息的数字化是在安全性、规范性的基础上，用扫描、压缩等现代技术将传统文件如纸质文件、音像文件集成为有序的数据结构；档案网站建设主要是面向公众和用户的档案信息公开，主要以档案机构主页的形式广泛传播档案工作、档案资源、档案利用的信息，是档案部门服务大众、宣传政策和联系社会的窗口；数字档案馆建设则着眼于无形的信息利用环境，实现档案资料的网络化，利用信息网络远程获取档案文件的现代化信息存储方式，区别于传统实体档案资料馆不可移2动、不可复制的特点，数字档案馆是无形的信息存储库，与实体档案资料馆相辅相成，相互促进。简言之，档案信息化建设就是用现代信息技术装备档案机构，提升档案管理
3、的现代化水平，是信息时代档案管理的特征。 2、档案信息化建设的现状 上世纪 90 年代以来，随着信息技术在我国各行各业逐步开展应用，一批机读档案迅速产生，作为对实体档案的补充，信息化档案的应用仍只是档案管理的辅助手段。传统的档案管理依然是主流，实体档案资料依然是主流，信息技术对传统的档案管理模式并没有形成根本性的冲击。上世纪 90 年代中期以来，各个领域、各个部门纷纷开始应用各种各样的信息系统，信息化才真正进入到档案管理之中。随着信息技术的广泛应用，信息软件逐渐取代了传统的管理系统，信息资源的处置、管理逐步实现了现代化，档案管理和利用的现代化水平得到了切实提高。2004 年国家档案局发布全国档
4、案信息建设实施纲要 ，明确提出要加快档案信息化基础设施建设，加强电子文件归档和电子档案的规范化管理，推动馆藏档案的数字化和数据库建设，在部分中心城市建设示范性数字档案馆，开展公众网上查询档案信息服务，加快推进档案信息化标准体系、安全保障体系和人才队伍建设。各地区、各行业纷纷制定档案信息化建设实施办法，至此，办公自动化（OA）系统、ERP 系统、财务管理系统、人力资源管理系统在机关、企事业单位得到广泛应用。生产、经营、管理过程中的纸质资料文件越来越少，电子文件日益成为主流。 33、当前档案信息化建设存在的问题 （1）电子文件缺乏统一的标准和规范。档案管理部门在进行档案信息化建设中，往往只注重硬件
5、设施的配套和完善，缺少了档案资源的标准化和规范化建设，具体体现在档案分类编码标准一地一样、一行一样，缺乏统一的技术定标配置。电子档案资源难以顺畅流通。 （2）档案管理人员知识结构参差不齐。传统的档案管理人员有着熟练的纸质档案管理技术和方法，且知识更新慢、知识更新主动性不强，新的档案管理人员则过度依赖于信息技术，对档案管理的基础知识掌握不全，尤其是档案的分类管理知识严重欠缺，成为普通的电脑操作工。档案管理的鸿沟在新老管理人员之间难以逾越。 （3）档案信息管理模式有待提升。一些档案管理部门只重视档案管理信息系统的建设，却忽视了档案信息资源的利用。档案信息只能够在单位内、部门间进行简单的信息传输，且
6、大多以单机运行为主，档案资料只限于简单地进行查询。即使进行了简单的数据联网，数据安全的保障也面临着一定的风险。 二、知识管理与档案信息化的理念融合 1、知识管理与档案信息化建设 知识管理是指在组织中建构一个人文与技术兼备的知识系统，让组织中的资讯与知识，透过获得、创造、分享、整合、记录、存取、更新等过程，达到知识不断创新的最终目的，并回馈到知识系统内，个人与组织的知识得以永不间断的累积，从系统的角度进行思考这将成为组织的智慧资本，有助于做出正确的决策，以适应市场的变迁。 4知识管理理论把组织中的知识明确划分为显性知识和隐性知识两个方面的内容。针对档案管理部门的知识管理而言，显性知识是指存在的档
7、案资料，这些资料以纸质、音像、电子形式存在，便于进行分类和整理，能够通过技术手段来进行管理，包括文件、书籍、期刊、情报、报告、资料、规程规范、法律法规等。而隐性知识是指通过对显性知识的分类和规范，能够无形中给予知识受众潜在收获的知识等。隐性知识的存在依赖于精细化的档案管理手段，依赖于员工的专业技能、工作经验等，隐性知识存在于档案管理者的头脑中，并通过相关的档案显性知识传达出来。知识管理的理念就是要把相关的显性传递给受众的同时把成熟的经验、理念等以固化的方式在组织内部传承。档案信息化建设推行知识管理的理念就是使知识的受众能够在最大的限度和范围内获得共享信息资源，并通过促进隐性知识向显性知识的转化
8、实现服务公众共享资源的目标。这既是档案管理部门工作创新的目标，也是档案管理部门服务社会的最终追求。 2、档案管理呼唤知识管理理念 随着信息化时代的到来，迅速发布信息、率先占有信息、平等共享信息成为信息时代胜负纷争的重要筹码。档案管理工作者作为重要的公共知识存储者应及时把档案资料、数据文件及时、便捷、准确地传播到社会，相应地，档案工作者的角色也要发生变化，正如在上世界 90 年代，加拿大著名的档案学者特里库克（Terry Cook ）指出档案工作者应“由实体资料保管员转变为知识提供者” ，提出档案工作者不应局限于分类整理知识、保管知识，而应该想办法传播知识、转移知识、探寻知识，5并提出要“把着眼
9、点从信息转移到知识上（探寻、传播、理解） ，从建立数据库到建立知识库上” ， “引导利用者从泛滥的具体信息过渡到知识甚至智慧” ，倡导把知识管理作为档案工作者的重要职责。既然涉及到管理，知识管理的内涵就不仅仅是纸质文档的分类保存，更应该涉及到知识的传播。 同时，另一位档案学者高德拉伯楚克（Gord Rabchuk ）呼吁档案管理界要紧紧抓住信息时代知识爆炸的特征，把档案工作同知识管理革命紧密联系，要通过档案管理工作为世界各行业的决策者提供有重要参考价值的信息，也即“21 世纪档案工作者将在有关的知识管理决策中，承担重要责任。 ”档案管理本身就是在对知识进行管理。档案管理工作如对档案的收集、整理
10、、统计、检索实质就是对显性知识进行加工和处理以满足公众需求的过程。信息时代的到来要求档案管理从档案实体管理转变为更加关注于通过隐性能力来实现对显性知识的管理，实现档案管理的智能化，形成显性知识和隐性知识的汇集。 三、知识管理背景下档案信息化建设途径 1、推进知识编码化工作 在知识管理中，显性知识通过传统和现代的技术手段均可以获得，而隐性知识助推着显性知识的可辨性。档案信息化建设不仅要求显性知识在更大的范围得到传播，而且要求在更大的广度上有相应的标码认同，同时要求隐性知识能够切实服务于显性知识的传播。在这种情况下，传统的档案收藏中心就需要转变为知识创新中心，而知识编码化工作为这种转变提供了可能。
11、 知识实现编码的核心思想是将所需的知识标准化。知识实现编码后6能够提高知识传播的效率，能够使知识在更大的范围得到认可和利用。运用信息化的手段通过知识编码并存储编码化的信息能够把档案知识转变为有条理的显性知识传播方式。编码的过程则成为工作流程，在此基础上，运用信息技术将工作流程规范化、标准化。最后，建立数据库，将编码后的知识放入数据库，这样，知识就可以被更广泛的受众接收，从而使得知识从无序到有序。 2、推动档案工作者实现隐性知识相互传播 档案是社会生产、管理、经营、历史的原始记录，而档案工作者是熟悉并掌握着这些知识资源。档案的特殊性决定了档案工作者的特殊性。在档案信息化建设过程中，如何把档案工作
12、者长期工作的隐性知识作用于档案资料（属于显性知识）的传播是十分重要的任务。在档案信息化建设中，重要的任务是把传统档案工作者的工作经验与新进档案工作者相对娴熟的信息管理技术相结合，形成隐性的知识管理技能。这就要求档案管理部门要采取多种形式的学习如集体学习制度、技术讨论活动、电子论坛形式等，促进档案工作者的经验交流。促进隐性知识的相互传播。 此外，档案管理部门有必要通过专业技术培训来提升档案工作者的整体素质，缩小管理者和普通工作者、不同岗位工作者之间的知识落差，同时要营造平等和谐的沟通环境，档案管理部门有必要建立平等开放的学习机制，建立档案工作者之间平等分享隐性知识的激励机制，使得经验技能在沟通中
13、得到传播，新的经验技能又在传播中得到升华，从而形成新的隐性知识。 73、实现图情档信息资源一体化管理 档案信息化建设的一个目标是在信息化技术的基础上，使档案工作被动的信息服务转变为主动的知识创新服务。图情档作为不同的信息资源，统一于知识管理理念下的信息化建设。图情档资源的人为割裂容易造成资源的浪费，不利于资源实现共享，不符合知识管理关于知识传播共享的信息整合理念。档案是社会的原始记录，包含着原始信息，图书是社会发展规律的认识和集成，记录着人类对社会发展的思考，情报则是对社会新知识的探索和记载。图情档信息资源一体化是数据资源共享的需要，是信息化社会的客观要求。档案信息化建设需要把图情档资源通过信息化技术进行深度整合，能够更好地使受众立体化、全方位地进行知识的学习。 【参考文献】 1 国家档案局.全国档案信息化建设实施纲要R. 2002-11-25. 2 张斌.企业档案管理与知识管理J.档案学通讯，2002. 3 柯平.知识管理学M.北京：科学出版社，2007. 4 徐鸿.论我国档案管理工作的知识管理走向J.档案学研究，2004. 5 彭明彧.知识管理背景下档案工作的定位思考J.湖北档案，2004. 【作者简介】 赵士丹（1974-）女，黑龙江齐齐哈尔人，现在海南省干部疗养院工作，助理馆员.
