1、1知识经济时代企业档案管理模式改革研究【内容摘要】本文首先分析当前企业档案管理所面临的时代背景；然后概述了外国企业档案管理模式，分析了我国企业档案管理模式现状；最后提出了知识经济时代我国企业档案管理模式改革的几点思考。 【关 键 词】企业档案 企业档案管理模式 知识经济 一、时代背景 （一）知识经济成为当今世界的重要特征 当前，全球根本的社会经济背景、时代发展潮流是知识经济的兴起。根据 OECD 的研究，20 世纪 80 年代至今，发达国家知识经济产业增加值占全部产业部门增加值的比重平均提高了近 10 个百分点。目前，OECD 成员国知识经济产业增加值占全部产业部门增加值的比重已经超过了 26
2、%，其中美国、德国和加拿大等国家已经超过了 30%。OECD 主要成员国 GDP增长的 50%以上是由知识经济的发展带来的。美国 20 世纪 90 年代经济持续高速增长达 110 个月以上，知识经济的贡献功不可没。1 知识经济是“直接依赖知识和信息的生产、分配和使用的经济” 。2知识经济的显著特征是信息、知识成为重要的战略资源。作为记录企业历史活动、企业生产、技术研发及经营管理的企业档案是社会信息资源的一个重要组成部分，同时也为企业借鉴历史经验、展示企业文化及制定管理决策提供信息来源。企业在不断发展的过程中，建立一套适应本公司业务特点，体现公司标准化、规范化、科学化的档案管理模式，将为2企业各
3、项综合业务的开展创造必要条件，对规避和抵御各种风险起到一定的必备作用。 （二）市场经济体制与现代企业制度的建立 1992 年，党的十四大提出建立社会主义市场经济体制的目标；1993年，党的十四届三中全会提出建立现代企业制度的目标。此后，国营企业纷纷进行以建立现代企业制度为目标的改制。现代企业制度是指产权清晰、权责明确、政企分开、管理科学的现代公司制度。现代企业制度的建立，从根本上改变了企业与政府的关系，政府不再直接干预企业，企业真正成为自主经营、自负盈亏、自由竞争的市场主体，追求利润最大化成为企业的根本目标。在遵守国家档案法规的前提下，企业有权自主开展档案工作；过去那种主要依赖国家档案行政管理
4、机关运用行政手段治理企业档案工作的机制不再可行与有效。相应地，原有的企业档案管理体制、模式已不再适应市场经济条件下现代企业发展的需要，迫切需要我国的企业档案管理模式做出相应改变。 （三）更多的企业越来越认识到企业档案管理的重要性 在当今知识经济时代，各种文化下的先进的管理方式不断加速融合，涌现出更多的现代化、持续经营的企业。企业的经营者们在企业的发展过程中深刻体会到企业档案对企业的发展作用，特别是在知识经济时代，企业档案为企业生产、技术研发及经营管理提供了扎实可靠、可资借鉴的决策信息。越来越多的企业对本企业传统的纸质档案进行扫描，引入现代化的档案管理思想，采用档案管理系统，大型企业甚至斥资建立
5、企业档案馆，便是极好的印证。根据中国档案学会企业档案学术委员会32010 年的报告，对 87 家中央企业的不完全统计，共有专兼档案人员65520 人，档案室 9963 个，档案馆 201 个。32001 年中国长江三峡集团公司三峡工程档案馆开馆，2010 年中国化工集团正式建立档案馆，2011 年国家电网公司档案馆正式成立，中国石油、南航集团公司等大型央企计划建立档案馆，预示着中央企业正掀起一个建立档案馆的高潮。 二、国外企业档案管理模式概述 企业档案工作作为档案事业的一个分支，是在世界工业发达国家和地区发展起来的。企业档案馆发源地在国外，世界第一个全国性企业档案馆、地区性企业资料档案馆、企业
6、内部资料档案馆都诞生在国外。企业档案馆最早出现在 20 世纪初的德国。1905 年，德国克虏伯公司成立档案馆，这是我们知晓的世界上第一个企业档案馆。4不同的国家企业档案馆的管理模式也不尽相同，一般而言，有以下三种典型的管理模式： （一）集中式的企业档案管理模式 集中式的企业档案模式代表是俄罗斯。俄罗斯基本沿袭了苏联的档案管理体制，即层次型的集中式档案管理体制。俄罗斯联邦中央、加盟共和国、州和自治区都设立了档案事业行政管理机关，对俄罗斯联邦的档案事业实行层级式的管理。根据俄罗斯政府 2004 年颁布的俄罗斯联邦档案局条例的规定，俄罗斯联邦档案局是全国最高档案事业行政管理机关，隶属于俄罗斯联邦文化
7、和大众交流部，执行为国家提供档案服务和管理联邦档案财富的基本功能，但无权在执行档案监督活动中实施法律调节行为。5俄罗斯联邦档案全宗条例规定，对于构成俄罗斯联邦档案全宗的企业档案，必须在国家登记。同时，私人企业的档案也不属4于私人财产，属于国家或者市政所有。其保存方式由法定继承人临时保管，如果没有继承人，就由相应的国家或者市政档案馆接收。 （二）分散式的企业档案管理模式 分散式的企业档案管理模式代表是美国。美国是高度自由的国家，对于如何对企业档案进行管理，美国也经历了很长的发展历程。总体上来说，美国各级政府档案管理部门实行分散自由保管方式，联邦政府档案机构对企业档案工作没有指导和监督的职能。国家
8、统一制定企业档案管理办法，统一协调，互通信息，企业参照国家企业档案管理办法，结合企业自身的实际情况，自主开展档案工作。企业档案管理自主性强、随意性大、个性突出，没有统一的管理体系和标准，只要在法律许可的范围内，企业可以根据实际情况自行设立、变更档案部门，配备管理人员，随意地管理和处置自己的档案，其他机构和个人无权干涉。美国企业只对具有永久保存价值的文件才归为档案进行保存。一般来说，规模大、历史长的企业能充分认识到企业档案给企业自己带来的价值，都建立了自己的档案馆，以保存的具有永久保存价值的文件，其中还包括一些具有重大历史意义的实物。 三、中国企业档案管理模式现状 目前我国正处在知识经济的大环境
9、下，正在逐步建立市场经济体制和现代企业制度，必然要求建立与之相适应的企业档案管理模式，才能充分的发挥企业档案馆的作用。现阶段我国的企业档案管理模式呈现以下两个方面的特点： （一）统分结合的企业档案管理模式弊端日显 5现阶段，我国的企业档案实行的是统分结合即“条块结合”的管理模式，所谓“条块结合”的管理体制是指档案行政管理部门和专业主管机关相结合对企业档案工作实施宏观管理的体制。 “条”即由国家层面的专业档案机构统一管理，在本专业内，依据专业特点，制订本专业档案管理制度、规范、标准等，制定本专业档案工作发展规划，对本专业档案工作进行统一管理等；“块”则是指企业的档案在企业所在地人民政府领导下，各
10、级档案行政管理部门管理本行政区域内的档案事业，对档案工作提出要求，并具有档案执法检查、评比等职能，使档案事业同其他各项建设事业协调发展。同时国资委负责所辖企业档案管理工作的指导、监督和考核。应该说，这种统分结合的管理模式在对企业的档案管理发挥了很大的积极作用，但是随着现代企业制度的建立，这种管理模式亟需不断调整和完善。 （二）部分企业不够重视企业档案管理 在向市场经济转变过程中，一些企业受到追逐市场利益的驱动，认为企业档案不会创造利益，因而对企业档案重视不够，例如，撤销档案管理机构，精简档案管理人员，压缩管理经费，降低档案管理人员的工薪待遇等，造成档案管理人才流失，企业档案工作急速滑坡，企业档
11、案管理局面令人担忧。尤其是民营企业的档案管理，一直没有国家或地方主管机关管理和过问，企业档案工作自生自灭，处在可有可无的位置，管理不到位。 四、中国企业档案管理模式改革的几点思考 我国正处于一个渐进和突变兼具的转型时期，企业也呈多元发展。6这对我国原有的企业档案管理模式提出了挑战。因此，企业档案工作者应在借鉴国外企业档案管理模式有益经验的基础上，进一步深化我国企业档案管理模式的改革。 （一）加快档案行政管理体制改革 我国目前正处在经济体制转轨和社会转型的关键时期，传统的政府职能定位和行政管理体制及管理方式难以适应市场经济发展的要求，已经成为经济社会发展的障碍。企业档案行政管理体制也遵循上述要求
12、和思路进行改革：企业在遵守国家档案法规的前提下自主、自觉地开展档案工作，不是像过去那种主要依赖国家档案行政管理机关运用行政手段治理档案工作；国家和当地档案行政管理机关也转变为主要运用法律手段，对企业的档案管理行为进行宏观监控，同时为企业提供更多的档案业务标准与工作指南，指导和帮助企业开展档案管理。 （二）更新企业档案管理理念 随着现代企业制度的建立与信息化的发展，档案工作正在由以手工为手段、以实体为对象的档案管理向以信息化为手段、以内容为对象的档案管理转变。在这种不可逆转的发展趋势下，现代企业必须以全新的管理理念驾驭档案工作的重大变革，例如，企业档案是企业知识资产和信息资源重要组成部分的理念，
13、企业档案为企业内部控制服务的理念，档案管理与流程管理、知识管理相结合的理念等。用创新的管理模式和工作方法推动档案工作科学发展，形成与新理念相适应的完善的制度体系、实用的管理平台和专业的管理队伍，使档案工作从传统迈向现代，从探索走向成熟。 7（三）加强企业档案人才队伍建设 国外企业档案部门普遍配有专职的档案管理人员，而且人员素质较高，实现了高产出的目标。同时，企业档案工作者也充分认识到企业档案在企业发展过程中所带来的价值。相对而言，我国企业档案管理存在很多问题：机构设置简单，人员流动性大，知识结构老化、对档案管理业务及相关知识缺乏系统、全面的了解，文化层次低，由此致使企业档案工作没有能够给企业带
14、来应有的价值，因此，档案管理工作往往被企业的经营管理者忽视。因此，企业档案部门要充分重视档案管理工作的重要性，培养专业的档案管理人员，提高其技术与管理水平，为企业培养出一批专业、专才的企业档案人员，为我国企业档案管理工作的发展做贡献。 参考文献： 1杜希双.中国与发达国家知识经济发展比较分析，http：/ 年 5 月 30 日 2联合国经济与发展合作组织.以知识为基础的经济M.北京：机械工业出版社，1997 3中国档案学会企业档案学术委员会.企业档案工作的发展研究报告R.2010 4张斌，徐拥军等.德国企业档案馆的发展及其启示J.档案学研究.2012（2）：89-92. 5肖秋会.当前俄罗斯档案事业述评J.档案学研究.2008（1）：860-63.
