1、1高校档案数字化管理之我见摘 要：数字档案是计算机网络知识在各个领域广泛应用的必然产物，因此档案数字化管理顺应了全球数字化的时代潮流。本文试图就高校档案数字化管理过程中出现爱你的利弊问题及应注意的几个要点，发表一下自己的看法。 关键词：高校档案数字化管理优势弊端要点 档案数字化是指利用计算机等技术手段将经过鉴选、原本存储于传统载体上的档案信息进行数字化转换并加以存储、保护、检索利用的系统工程。档案数字化管理是利用计算机系统进行管理，形成了一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享，提高了工作效率。 随着高校体制改革的深入与队伍交往活动的增加，一方面，使得档案种类不断增多，内容复杂多样
2、，档案数量急剧上升；另一方面，随着社会信息化程度的深入，社会对档案信息的依赖程度也越来越高，更需要提供一些系统、安全的档案信息服务，这就使得档案载体类型已经不单单是过去的纸质档案，更多的发展为图片、音像等多种载体模式。由此可见，档案数字化已是信息化时代的必然趋势。本文就高校档案数字化的优势和弊端发表一下我的看法： 一、高校档案数字化管理的优势 1.有利于提高经济效益 随着社会经济的日新月异，信息量的博大与政府机关及行政事业单2位办事效率的低下就显得格格不入，过去办公为粗放型模式，这样便无形中增加了办公人员及相关费用。为了解决、消除成本大幅上涨等一系列问题，数字化管理档案便突出了其优点。传统档案
3、信息一般为纸质，这样不方便保存及管理，如今通过数字化管理档案使其成为文档保存于电脑中，不仅节约了一大笔保管费用，节省了使用空间，而且管理、搜索起来也异常方便，这也避免了纸张浪费及相关人员配置等问题。 2.有利于提高办公效率 数字化档案管理应用于高校当中，不仅可为学校办公人员提供了便利，而且可以时时更新资料并归档保存。除此之外，此管理技术可以方便用户进行资料查询、修改等操作，使工作更细化、更简化，可真正让用户随时掌握网络信息。不得不说数字化档案已经实现了信息化、现代化，为国家发展带来了重大推动作用。 3.有利于高校各行政部门和系部立卷制度的落实 以往高校档案管理员对学校各部门的工作并不了解，档案
4、管理与各部门实际工作之间便产生了差异、不同步，从而导致材料不完整、档案质量存在问题等现象出现。当我校应用数字化管理之后，数据进行网络化，各部门可以通过网络数据传输至档案管理室，这样档案管理员可以通过网上操作进行档案数据更新及归档，为档案管理等工作提供便利，也从根本上保证了档案齐全，立卷制度得到落实。 4.有利于提高高校档案信息全面化 通过调查发现，以往管理模式主要是对档案进行分类、分区域、分时等来进行整理、存档，这样只能有利于单一文件查询和保管，但并不3利于数据的及时更新和众多文件查询。实现档案数字化管理后，通过网上管理信息资源，对各档案进行分类、存档并保存于指定硬盘中去并标注。若办公人员想查
5、询某一文档，可以通过检索等功能来搜索所需文档及数据。若同一时间发生众多的事情，可以在文档分时的情况下再细化。这样便使办公人员可以各方面掌握情况并能添加或修改所需数据，及时更新资料防止数据遗漏。 二、高校档案数字化管理的劣势 在我国档案数字化管理应用还没有几年，属于新兴管理模式。我校在此方面的应用也只是属于初级阶段，难免应用过程中遇到一些问题，如下： 1.由于病毒等因素导致电子文件保存、归档时间有所限制，所以不能长期无限制保存，存在不安全隐患。虽然电子文件具有占用空间小、方便用户操作以及网络传输速度快等优势，但在安全方面却存在众多不确定因素，难以控制，如信息的保密、利用工作等。由于电子文档可根据
6、用户需要进行修改，通过修改，以往的数据信息将不再存在，而以修改后的最终信息来进行保存，用户也无法查询最初数据情况。如果用户误操作保存的话将损失重要数据及文件资料，对工作也带来不利因素。 2.数字化档案存储受载体制约性强 数字化档案应用，其性能、数据传输等功能与所使用的计算机软硬件有所关联。虽然计算机存储容量很大，但总有“山穷水尽”的时候。不仅如此，现今网络发展迅速，技术先进，计算机软硬件更新速度比较快，很可能会出现文档在旧系统下可以正常更新、保存，但在新开发的4系统下却存在识别问题，不能完整兼容或不能正常读取。若依旧使用原有系统，可能出现技术落后，对日后管理操作顺利进行带来了一定影响。虽然每个
7、文件占用空间小，有时只有几 KB，但这些都是各部门、各办公人员的劳动成果，都花费了人力和物力。这些电子文件跟纸质保存有很大区别，容易受到计算机病毒的侵害或人员误操作等导致数据丢失，这些因素都会给电子文件保存和管理带来了巨大的挑战和威胁。 3.档案进行双重保存，加大空间利用及资源浪费 通常文件档案需经过纸质、电子文档的保存，有时为了更加可靠的保存会进行电子文档备份，虽然文件保存可靠性提高，但是操作多、占用空间大、资源也有所浪费。由于在文件保存过程中，文件通常人手一份，给办公人员及时更新数据提供便利，但无疑加重了工作量和人员量，通过电子文档的数据更新及保存，纸质档案保存也得更新。虽然保存方式不同，
8、但内容相同，工作细化的同时便造成了人员及资源的浪费。 4.高校数字化档案利用率低，阻碍现代化管理进程 虽然档案信息管理系统在高校推行多时，高校各部门及人员对此管理系统的认识还不到位，并没有产生合理利用这一想法和具体操作。办公人员由于长时间使用以往管理模式和理论，信息数据的检索模式已经有所习惯，对这数字化管理系统了解不深，便会或多或少忽略其优势。人们对于档案管理认识有所局限性，忽略网络传输的便捷及网络资源。长此以往，办公人员对数字化档案认识不足使其利用率降低，计算机网络功能在工作中的应用也仅限于文字编辑，信息传输及打印等小功能，这样便使数字化档案管理系统不能被充分利用，造成了人员及其资源浪5费。
9、 三、实施高校档案数字化管理需要注意事项 通过本人对高校档案数字化管理具体应用中存在的一些问题，我从以下几个要点发表一下我的看法： 1.建设好高校系统工程 如何进行信息共享、档案电子化保存等，是一个重要目标，具体可以下几方面： 软件方面：对于软件开发方面进行研究，使网络资源、文档信息在最新系统下可兼容应用，尽可能使用最新、功能简单便捷的软件。硬件方面：对于硬盘存储容量有所扩充，使其最大程度保存更多文件。包括档案整理、备份、查询管理以及安全措施等工作。由于高校办公人员每天都会更新电子文档，添加或修改信息，因此该系统应采用双服务器，同时辅以扫描仪、光盘等。系统建设：可进行查询系统建设，方便资源利用
10、率及工作效率的提高，并实现网络资源共享。 2.做好高校数字化档案的安全工作 由于电子档案存在不安全的因素，同时电子档案还有保存、修改等方面的隐患，应制定相应的管理制度来进一步完善管理系统，如文件归档、保密、鉴定等制度，从而使数字化档案建设可以在具体应用时安全可靠进行。这些管理制度中最为重要的便是安全管理制度。由于档案关乎个人信息，有些如工作经历、所获证书、知识技能等方面信息可以公开，但有些重要私人信息应该进行保密，这样便对数字化管理系统的安全性有所要求，显的格外重要。安全管理主要包括硬件和软件两部分。硬件方面，主要是对所使用设备的寿命及质量有所要求，从而提高信息6保存时间。除此之外还得安排专门
11、人员进行档案管理或设备保养、检修，防止文档引设备问题而导致丢失。软件方面，主要是通过文档密码加密或设置系统应用权限，对于重要信息应进行多层结构的通讯、监控，这样便可使文档更安全，使其数据免受非法修改或破坏，真正做到校园数字化信息的保密性和安全性。 3.组织档案管理团队，提高管理水平 由于现今网络发展迅速、信息现代快，高校档案管理模式也发生改变，从以往的劳动密集型向现今的技术密集型转化，大大提高了工作效率。这些进步便对管理者要求有所提高，这一方面要求他们有较强分析力，可以对一些较专业性问题提供建议和操作方法；另一方面则要根据用户需求提供大量的数据信息。这类岗位需要高素质、高技能管理人员才能更好的
12、胜任。所以学校应该加强档案管理人员的自身培养，使其更多的学习相关管理知识，形成文件保密意识，使管理人员思维发生转变，跳出原有档案管理理念，投身于现今数字化管理理念研究、应用当中。 总而言之，随着现今网络发展的要求，高校数字化档案管理已成为必然。不过高校档案管理数字化方面认识、应用还有一定不足，需要进一步的研究和解决，逐步实现高校档案数字化管理的完美应用。 参考文献 1王建萍.浅谈高校档案数字化建设J.常州工程职业技术学院学报， 2007（ 3） . 2薛四新.档案馆信息化与档案管理变革-数字记忆之思考M.机械工业出版社，2008. 73蔡海飞.档案信息化建设浅谈J.科技情报开发与经济，2007（12）. 4禹志梅.高校熟悉花档案建设的可行性研究J.科技与经济，2006（3）. 5饶永.简论高校档案数字化建设J.电子科技大学学报，2004（2）.
