1、1机关档案室在界定文件材料归档范围和划分文书档案保管期限中的问题与对策研究摘要：本文在充分调查北京市朝阳区现状的基础上，分析了机关档案室在贯彻国家档案局第 8 号令的工作中存在的归档不全或归档范围扩大、保管期限划分方法不统一或不准确等问题，剖析了原因，提出了档案行政管理部门加大对第 8 号令的宣传贯彻力度，强化对归档工作的培训、指导、检查，机关档案室严格按规章制度归档，把好档案入口关等对策建议。 关键词：归档范围保管期限机关档案室文书档案 2006 年底，国家档案局第 8 号令机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定 （以下简称第 8 号令）颁布实施，有力地推动了档案基础业务建设和国家档案资
2、源建设。时隔 6 年，机关档案室贯彻落实第 8号令的情况如何呢？笔者对北京市朝阳区 61 家单位（约占区属立档单位的二分之一）2011 年形成的文件材料的归档情况进行了调研，调研单位包括党政机关、具有行政管理职能的事业单位、人民团体、国有企业，涉及各部委办局、街乡等（以下统称机关） 。通过调研发现朝阳区各机关贯彻落实第 8 号令及时，从总体上 61 家机关 2011 年形成的文件材料归档齐全，保管期限划分准确。但是机关档案室在正确界定文件材料的归档范围、准确划分文书档案保管期限方面仍存在一些问题有待分析解决。2一、存在的问题 （一）归档不全或归档范围扩大 1.归档不全。61 家中 6 家机关存
3、在归档不全的问题，其中 1 家机关5 个科室分别只归档了一件档案，2 家机关各有 1 个科室只归档了一件档案，1 家机关 2 个科室只归档了科室计划、总结，缺少职能业务文件材料。未归档的文件材料主要有：领导班子会议记录未形成或未归档：向上级或同级机关报送的属于归档范围的材料未留底归档保存；重请示而轻批复的收集归档；本机关编辑、编写的出版物、书刊；机关财务预算、批复；财务审计、领导离任审计材料；职工住房公积金汇缴清册等。 2.归档范围扩大。2 家机关扩大归档范围，将上级机关普发的不需本机关办理的、同级机关普发的不需贯彻执行的文件材料作为档案保存：1家机关在之前原件已归档的情况下把为完成编史修志而
4、查找的大量文件的复印件集中归档，造成了重复。 （二）保管期限划分方法不统一或不准确 1.保管期限划分方法不统一。5 家机关仍然采用永久、长期、短期，1 家机关永久、长期、短期与 30 年、10 年的划分方法混用。 2.保管期限划分不准确。14 家机关在不同程度上存在保管期限划分不准确的问题。集中表现在反映领导决策过程和结果的领导班子会议记录、会议纪要，涉及个人权益等类档案保管期限偏短；事务性的会议通知、请示等类档案保管期限偏长。 二、原因分析 （一）档案室未严格执行本机关的文件材料归档范围和文书档案3保管期限表 2009 年朝阳区档案局根据第 8 号令对区属 125 家机关编制的文件材料归档范
5、围和文书档案保管期限表进行了审批。审批后总体上各机关文书档案保管期限表归档范围齐全、保管期限划分准确，成为各机关归档的重要依据。但在实际工作中，某些机关档案人员将文书档案保管期限表“封存保管” ，不了解、不熟悉这项制度，甚至新上岗的综合档案室人员和科室兼职档案员不知道本机关有这项制度，在归档中不按照制度界定一份文件是否归档，档案如何划分保管期限，而是凭自己的直觉进行鉴定，造成实际确定的归档范围和保管期限与文书档案保管期限表中规定的不一致。 在审查过程中发现，少数机关编制的文书档案保管期限表存在的一个突出问题是照搬照抄第 8 号令中的归档范围，未结合本机关职能工作的特色，条款过于宏观，可操作性不
6、强，影响文书档案保管期限表的执行力度。 （二）档案人员对第 8 号令的认识程度不够 第 8 号令自 2006 年底颁布实施仅 6 年时间，各省、市、县在逐级贯彻中需要一个过程，文书档案保管期限表的编制和审批亦需要一段较长的时间。比如朝阳区档案局根据第 8 号令和北京市档案局出台的实施细则制定本区的实施细则，然后宣传贯彻、培训，各机关编制文书档案保管期限表并经区档案局的审查同意后执行，自 2010 年各机关按照第 8 号令执行本机关新的文件材料归档范围和文书档案保管期限表。也就是说具体到各机关按照第 8 号令实施的时间更晚，因此档案人员对第 8 号令4的理解消化尚不够深入。而国家档案局 1987
7、 年 12 月 4 日颁布的关于机关档案保管期限的规定 、 机关文件材料归档和不归档的范围实施长达 19 年之久，档案人员对永久、长期、短期的保管期限划分方法等规定印象深刻，尚没有完全转变到对第 8 号令的贯彻执行中。 第 8 号令改革了文书档案保管期限划分方法，但是基本建设项目档案资料管理暂行规定 （国档发19884 号） 、 照片档案管理规范（GB/T11821-2002）等规定的期限仍为永久、长期、短期，目前朝阳区基建、设备、实物档案仍采用永久、长期、短期的划分方法。一些不属于第 8 号令执行范围的企业事业单位仍然采用永久、长期、短期，比如朝阳区的社区居委会、社会保障事务所等三级单位。各
8、门类、各单位保管期限划分方法不同，容易使档案人员混淆。 （三）专兼职档案人员业务水平不高 全区 125 家机关中除 2 家机关有专门的档案机构外，其它机关都没有专门的档案机构，也没有档案岗位编制，档案人员绝大多数身兼数职，没有足够的时间和精力钻研档案业务、透彻学习档案规章制度，存在突击做归档工作的问题，直接影响了归档质量。并且档案人员更换频繁，对档案工作的重要性、档案工作规定和业务工作比较生疏。档案人员在工作上表现得较被动，在文件材料的收集工作中，一般业务部门给什么就收什么材料，对保管期限的划定也较少过问：对学习贯彻档案工作新的规章制度有畏难情绪，习惯凭以前的经验或按照以前的做法开展现在的工作
9、。 三、对策建议 5（一）档案行政管理部门加大对第 8 号令的宣传贯彻力度，强化对归档工作的培训、指导、检查 1.加大对第 8 号令的宣传贯彻力度。第 8 号令是一部部门行政规章，具有法规效力，机关档案室在实际工作中必须贯彻执行。档案行政管理部门要继续加大对第 8 号令的宣传力度，使档案人员全面理解、准确把握第 8 号令的基本内容，了解与 1987 年颁发的两个业务文件的主要变化，增强档案人员依法管理档案工作的意识，把贯彻第 8 号令转变为自觉行动。加强对文书档案保管期限表的审查力度，切实发挥审查委员会或小组的作用，确保各机关归档范围条款细化、内容全面，保管期限划分准确。 2.强化对归档工作的
10、培训、指导、检查。归档工作要对一份文件是否归档、若归档保管期限如何划分进行鉴定。档案行政管理部门应加强对档案人员的日常培训、新上岗档案人员的培训、新成立机关或档案基础工作薄弱机关的档案培训等，使档案人员掌握档案工作规章制度和档案业务要求，提高档案业务水平，能够胜任本岗位工作。在档案监督指导、行政执法检查中加大对各机关归档工作的检查力度，及时对各机关每年提交的文书档案目录和原文进行检查，督促各机关正确界定文件材料的归档范围和科学划分档案保管期限。 （二）机关档案室严格按规章制度归档，把好档案的入口关 1.严格按规章制度归档。规章制度一经公布，具有权威性和约束力，任何人不得随意违背。机关档案室要全
11、面贯彻落实第 8 号令，学习、了解、掌握、并严格执行依据第 8 号令编制并经档案行政管理部门审查的本机关文书档案保管期限表，在每年归档前做好对本机关各部门兼职档6案人员的培训、指导、检查。把对第 8 号令和文书档案保管期限表的学习扩大到本机关全员的学习，使每名人员注意本岗位文件材料的形成和积累，为做好归档工作奠定基础。 各机关编制的文件材料归档范围要细化，体现本机关职能业务工作特色，将“重要的” 、 “一般的”细化为具体工作，尽量具体到文件级，提高文书档案保管期限表的可操作性。在机关职能和内设机构有变动之后，应及时修订文书档案保管期限表并报档案行政管理部门审查。 2.把好档案的入口关。档案人员
12、要主动了解本机关基本职能、掌握各部门主要职能活动及其形成的文件材料情况，做到心中有数。各部门注意做好文件材料的平时收集和归档前收集，每个部门每年可准备一个档案盒，文件在办理完毕后对照文书档案保管期限表判断是否需要归档，若需要归档及时放入盒中，防止文件材料散失；归档前再把分散在本部门个人手中的材料集中收集一次，查漏补缺，确保归档文件收集齐全完整。本机关形成的文件材料应当是归档保存的重点，上级机关普发性不需办理的、同级机关不需贯彻执行的文件材料不用归档，避免文件材料重复归档和档案将来重复进馆问题。严格按照文书档案保管期限表划分档案的保管期限，本机关制定的法规政策性、反映本机关主要职能、历史面貌、经
13、济关系、个人权益等重要档案永久保管，第 8 号令规定为永久的，不能擅自突破划为其它期限；常规性、事务性、技术性等一般性工作中形成的文件材料根据重要程度保管 30 年或 10 年。档案人员要加强对各部门提交的文书档案目录的检查，依据本机关的文书档案保管期限表，可对照本机关职责、年终总结、大事记或发文登记、政府信息公7开目录等进行检查，发现归档不全、归档范围扩大或保管期限不准确的问题及时督促各部门整改。 （三）不断提高档案人员业务素质 科学划定文件材料归档范围和文书档案保管期限，人是第一要素。档案人员要善于学习档案工作新的规章制度，提高认知程度和执行能力，维护规章制度的权威性。要以“为党管档、为国
14、守史、为民服务”为己任，不断提高做好档案工作的荣誉感、使命感和责任感，增强工作的主动性，恪尽职守，做好本岗位工作。建议档案行政管理部门会同人事部门考虑制定根据室藏档案数量确定机关档案室人员编制的标准。建议各机关保持档案人员的相对稳定，保证档案人员有足够的时间和精力做好档案工作，为档案人员创造更多的培训机会，进一步提高档案人员的专业素质，确保文件材料归档范围和档案保管期限的科学划定。 本文为北京市档案局科研项目“机关档案室制定和实施文件材料归档范围和文书档案保管期限表的问题与对策研究” （项目编号：2012-06）研究成果之一。 参考文献： 1李明华.机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定问题解答M.中国档案出版社，2007. 2姜之茂.档案人员岗位培训教程M.中国档案出版社，2002. 作者单位：北京市朝阳区档案局
