1、1基于新时期高校学生档案管理改革与优化的思考摘 要：对于学校考察和了解学生而言，高校学生档案是很好的桥梁，对于学生管理工作而言，它又起了重要的参考作用。本文就学生档案管理工作的现状针对性地提出了加强高校学生档案管理工作的几点建议。 关键词：高校 学生档案 管理 建议 中图分类号：G647.24 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2014）05-0089-01 在高校管理中，高校学生档案管理是一项重要的工作，做好这项工作具有重大意义。一方面，在学生管理工作上，可以确保进行的有条不紊，在学校教育问题上，可以确保教学质量的提高，从而保障学校办学目标的实现；另一方面，对于学生的发展就业而言
2、也具有重要意义，协助国家人才培养、选拔机制的整体运行，可以为各类组织考核选拔、择优录用提供参考。可见，为了完善高校管理工作，推动高等教育发展，并且为学生的切身利益提供保障，理应在高校学生档案管理问题上不断探寻。 一、什么是高校学生档案 高校学生档案将一个学生从高中到大学学习期间的德、智、体、美、劳等方面的情况记录在案，是文件材料的一种，基于高校学生在学校的学习、生活以及社会实践活动等而产生的，是高校档案群的组成部分。2无论是学生的简历、成绩表、教师鉴定评语，还是学生的奖惩材料、干部登记表、党、团组织材料、健康体检表等，在高校学生档案中全都有迹可循。高校学生档案具有一定的价值，可以说是高校学生管
3、理、指导就业、用人单位选拔人才等的一本参考书，学校对学生的培养过程，学生在校期间的素质状况，学生的社会关系、经济状况、家庭组成等多方面的情况都可以通过高校学生档案来了解。在过去，我国高等教育注重的是培养社会精英，现如今，更加注重国民素质的提升。总而言之，高校学生档案管理工作的深入有助于大学生科学文化知识的学习以及大学生的社会主义荣辱观的教育工作的进行，就大学生将来的就业发展而言也是极有帮助的。 二、高校学生档案的地位 1.高校学生档案使学校素质教育水平的高低得以体现 对于素质教育，我们应有个理性的思考，促进高校素质教育的推广和深入。素质教育不应拘泥于一种教育模式，其所体现的教育思想理应是面向未
4、来、面向现代化。通过科学的教育方式来教育学生，使得全体学生德、智、体、美全面发展，这是我们所期许的，这也正是素质教育所要实现的目标。高校学生档案包括了学生的学习成绩表、实习材料、奖励材料、体检材料，恰好可以反映学生在德、智、体、美这些方面的发展情况。 2.高校学生档案反映大学生各方面情况 大学生在校德、智、体、美等方面的发展情况可以从学生档案中了解。在出现学生入党、评先评优、就业推荐、用人单位考察以及就业后3对其选拔提升等情况时，这些档案材料将成为重要的考量因素。如大学生学年鉴定表和素质拓展证书就是两份重要的档案资料，在学生面临评优鉴定及今后就业、提职问题时，可以作为重要的参考资料，它记录了学
5、生在校期间思想、品德、学习、工作以及参加各项活动的情况。 3.高校学生档案有助于思想政治教育工作的进行 思想政治工作者理应对大学生的思想、学习和社交等详细情况有所了解，根据这些实际情况来展开工作，因为大学生的成长过程往往呈现出多倾向性、动态性、自组织性、不完全性、非同步性和不确定性。对大学生的各方面情况，不仅要了解而且要深入全面地了解，不仅要增进交流还要关注学生档案材料中的记录，定期整理好大学生思想政治工作有关文件材料并归入学生档案，并进行分析总结，得出思想政治工作经验。 4.高校学生档案对学生将来的的就业的意义 用人单位可以通过学生档案的记录来了解学生学业成绩和思想政治表现，进而纳入用人考虑
6、因素。被录用学生在工作过程中的定级、调资、任免、晋升、奖惩等方面的呈报、审批材料整理后会归档，在今后的考核定级、考察业绩和品德时，将会作为参考。总地来说，高校学生档案对于用人单位了解员工、正确用人具有重要意义。 三、高校学生档案管理工作现存状况 高校学生档案管理的不断深入对于高校的管理和发展产生了较为明显的效果，不过在信息化时代特征日益明显以及高等教育改革不断深入4的今天，传统的高校学生档案管理的不足也渐渐暴露出来，主要有以下问题： 1.学生档案管理意识不足，工作重心偏移 在现代教育体制下，高校教师和教育工作者的工作重心放在了学生的教育和管理上，主要集中于培养人才。服务育人的教育理念在这种现代
7、教育体制下不被重视，档案管理工作的重要性被忽略：一方面，高校领导和负责人缺乏学生档案管理意识，未意识到学生档案管理工作的重要性，导致学校的学生档案管理工作杂乱无章，也可以说是学校工作重心的偏移。另一方面，高校里的学生档案管理人员工作积极性不高，使得学校的档案管理工作陷于停滞不前的状态，此外，有些学生档案管理人员缺乏专业水平，工作过于保守，还有些工作人员工作热情渐渐冷却，对工作采取放任的态度。 2.学生档案管理策略守旧，信息化技术未尽其用 自高校扩招政策实施以后，高校在校学生人数呈上涨态势，高校学生档案材料也自然随之堆积如山，然而，目前我国高校普遍还在利用传统的、手工操作的实体管理方式管理学生档
8、案，仅以纸质档案作为学生档案的呈现形式，在高等教育迅速发展、高校学生档案管理工作日益复杂的今天，这种传统的管理模式显然已经不能满足现实的需要，因此急待开发一款学生档案管理应用软件来管理学生档案。 3.学生档案的收集整理体制尚未规范 高校学生档案主要有由各院 （ 系） 管理、由学生处管理、由学校档案机构管理这三种管理模式。主要的档案管理模式还是由学生管理部5门管理，由学校院系来完成学生档案的整理工作。目前，大多数高校的档案管理制度不规范、不健全，使得档案整理工作效率低、失误率大，各个院系未统一评价标准，导致归档材料的检查工作难以做好，档案移交不顺利，在移交档案过程中一有不慎便丢失材料，造成学生档
9、案管理工作的效率大大降低。 4.学生档案尚未物尽其用 学生档案是较为重要的书面材料，记录了学生在校期间的各方面素质状况，从学生档案中可以了解学生的学习状况、课外素质。教师在教学和选拔学生干部时，可以将其作为重要的查阅资料和参考依据，然而大多数高校教师却并未这样做。用人单位招聘时，会因档案材料内容不全或者是查询方式不正确而影响工作效果或进度，这样一来，学生档案作为“推荐表”的功能就被埋没。 四、关于优化当前高校学生档案管理工作的建议 1.提高领导关注度，强化师生档案管理意识 高校素质教育的推进，人才的输送，都有赖于高校学生档案管理工作的顺利进行。而要想实现档案管理工作高效、顺利进行，则需要领导对
10、该工作的足够重视，进而引起全校师生的重视，增强学生档案管理意识。按照 高等学校档案管理办法要求对档案材料形成部门提出具体要求，一一处理好档案管理所需的人员、经费、设备等问题，各司其职，对管理工作进行合理规划、部署和监督。此外，在学生这方面，也应强化宣传效果，使其对学生档案引起重视，做到准确填写档案，细心保护档案。 2.完善学生档案管理机制 6要想实现学生档案管理工作的完善，首先对于学生档案管理的归口部门就应明确，安排好学生档案管理工作人员，强化管理人员的工作技能，组成专业化的管理队伍，建立规范的管理机制，使得学生档案管理工作有条不紊地进行。 3.充分利用先进技术，打破传统管理模式 信息化时代的
11、到来使得计算机网络得以普及，传统的实体管理模式已经望尘莫及。高校学生档案管理工作模式也理应跟随时代而更新，开发管理应用软件，建立学生档案数据库，实行网络化管理体系，实现学生档案管理工作与现代信息技术的接轨。另外，学生档案数据库的建立有赖于现代设备的使用，如计算机、扫描仪等把学生的基本信息输入计算机，从而建立档案数据库，如此一来，一方面，管理人员在收集和整理档案时轻松不少，另一方面，也为学生档案的检索查阅提供方便，并且，对于档案转接工作以及用人单位的员工考察工作而言也是大有帮助。4.充分发挥学生档案使用价值 充分发挥学生档案使用价值，首先应做好学生档案材料的收集工作，认真整理学生档案，使得高校学
12、生档案管理格式和制式保持统一，确保高校学生档案收集工作的及时性、准确性、全面性。再就是负责好学生档案的查阅、借阅等工作，严格制定查阅、借阅制度，准确掌握高等教育发展趋势，坚持服务育人的教育理念，更好地协助学校以及用人单位开展相关工作。 5.保证高校学生档案完整性，为学生就业工作提供方便 7人文关怀是现代教育的关键理念，教育的根本也在于人文关怀，教育应坚持以学生为本，做到公平对待每一个学生，注重学生的个性化成长、全面化发展，实现人性化教育。学生档案能够真实地记录学生的成长经历，因此应重视对其的规范化管理。自学生踏入高校门槛时开始，就应加强学生档案的管理，及时更新、补充其内容，确保所有学生的档案的完整性，以求实现学生档案的就业参考价值，更好地服务于学生就业工作。 参考文献 1 张美莉.新时期高校档案管理工作现状及发展策略J. 沧桑. 2013 2 李雅丽.高校学生档案管理的问题与建议J. 办公室业务. 2012 3 杜文娟.对高校学生档案管理工作的思考J. 学理论. 2011
