1、1关于建立水利工程档案管理工作的思考摘 要：水利工程档案是在水利工程建设活动中直接形成的具有保存价值的文字、图纸、图表、声像、数据等各种历史资料的记载，也是水利工程开展规划、勘测、设计、施工、管理、运行、维护、科研、抗灾等不同工作的重要依据。 关键词：水利；工程档案；管理 水利工程档案资料按照完整化、规范化、标准化、系统化的要求进行整理编制，包括各种技术文件资料和竣工图纸及政府办理的各种报批文件档案资料应与水利工程建设项目同步进行，在水利工程竣工验收时，承包人要提交一套合格的档案资料及完整的施工图纸，作为竣工验收的条件之一，为今后的维修、管理和改建提供依据，做好水利工程档案管理工作至关重要。
2、一、水利工程档案的特点 水利工程档案除与其他专业档案一样具有科学性、完整性、服务性等特点外，还有其固有的特点。 （一）综合性强 水利是国民经济的基础设施和基础产业，为社会和国民经济的发展提供防洪安全保障、供水保障、重要能源保障、生态保障，涉及到工业、农业、电力、通信、交通、市政、环保等各个方面，水利专业本身又与电力、机械、建筑、水文、地质、气象紧密联系，涉及多专业、多学科，2工作面广，内容繁杂，由此而形成的水利档案也就具有多元性和很强的综合性，他不仅是某一学科的信息反映，而且是以水利产业为中心的多学科、多专业的信息综合。 （二）原始数据价值永不衰减 人们在同水的长期斗争中积累了大量的原始数据，
3、如水文资料、地质资料、气象资料等。水文与气象随机性很强，年际、年内变化很大，规划、设计、施工管理等需要很多年的水文气象资料，要在原始积累的基础上逐年延续，因此这些资料年代越长，价值越大，越原始，价值就越大，一旦遗失将无法再生。 （三）地域性强 水广泛存在于自然界之中，然而，不同的地区水的循环规律各有不同。每一条河流的特点各不相同，而且同一条河流上下游的情况也不相同。因此，水利档案具有很强的地域性。 二、充分认识建立水利工程档案的意义 建国以来，我国兴建了一大批水利工程，初步建成了防洪、排涝、灌溉、供水等工程体系，在抗御水旱灾害，保障经济社会安全，促进工农业生产持续稳定发展，保护水土资源和改善生
4、态环境等方面发挥了重要作用。尤其近年来，开展了大规模的水利工程安全达标建设，对现有的水利工程进行了一次较全面的除险加固、达标建设，全市水利工程面貌焕然一新。为了更好地抓好水利工程的管理工作，水利单位要抓好自身的管理工作，而做好水利资料的整理起着关键的作用。首先，档案的利用同其他事物一样，有其自身的特点和规律，只有准确把握和自觉遵3循，才能科学有效地提供服务。实践证明，档案的利用大多是查找资料性、凭证性的内容，主要用以维护单位的 合法权益和经济利益，而且数量大、时间跨度长。其次，档案工作是工程建设的重要组成部分，它不但关系到工程的完整性，而且对领导决策、科技人员借鉴、质量评定以及廉政监督等方面都
5、有着十分现实的作用。 三、水利工程档案管理的范围和要求 （一）水利工程档案资料管理的范围 水利工程建设项目立项、可行性报告、设计、决策、施工、质检、监理、过程中验收、竣工验收、试运行等工程在建设过程中形成，并应归档保存文字、表格、声像、图纸等各种载体资料。 （二）档案资料管理的要求 一是工程档案工作应与工程建设同步管理；二是档案应完整、准确、系统，并做到图面整洁、装订整齐、签字手续完备，图片、照片等要附情况说明；三是竣工图应反映实际情况，必须做到图物相符，做好施工记录、检测记录、交接验收记录和签证，并加盖竣工图章；四是施工过程中的图片、照片、录音、录像等材料，以及施工过程中的重大事件、事故等，
6、应有完整的文字说明，同时要详细地填写档案资料情况登记表。四、目前水利档案管理工作中存在的问题 （一）对档案不够重视 水利档案管理工作是一项服务性、专业性很强的工作，需要给予高4度重视，但个别单位领导认为档案工作是档案管理人员的事，虽然制定了相关的责任制，但大多却流于形式。同时，部分档案管理人员对工作兴趣不大，对档案业务知识了解较少，有的甚至不了解档案整理标准，对档案工作缺乏及时、有效、准确的指导，从而导致了工作的被动性和盲目性。 （二）档案管理制度不健全 由于资金、办公条件等影响，有些单位没有健全或完善档案管理规章制度；有些单位虽然建立了相关的规章制度，但在工作中不能严格按章办事。同时，某些档
7、案室缺乏严格的管理制度，缺乏科学的行之有效的检验工作标准，没有严格合理的考核办法和健全的规章制度做保障，工作的随意性很大，导致了部分档案不能及时存档，同时管理人员在工作中相互推诿，敷衍塞责，也影响了档案管理工作质量的进一步提高。 （三）存在“重物轻人”观念 对档案馆藏量、设备以及技术手段给予了足够的重视，却忽视了人的主宰作用，许多人以为档案工作就是看守文件，谁都能干，因此有的地方把仅有小学文化程度的人、其它岗位淘汰下来的人安排在档案室工作，这在一定程度上扩大了档案室的人员编制，造成人浮于事，同时制约了工作人员的积极性和创造性，不利于把档案工作搞好。 五、建立水利工程档案的对策 （一）建立档案管
8、理网络，确保管理规范化、标准化 加强对档案工作的集中统一管理是水利工程档案齐全、完整、规范的重要保证。一是成立档案工作领导小组，统一协调档案管理工作，由5主管档案工作的领导全面负责对档案室配备专职档案人员，在各业务部门指定专门人员担任兼职或专职档案员。二是要设计出可使用的档案管理信息管理软件，将输入的数字档案信息进行分类排列和编目，实现档案数字化，信息组织与管理的有序化。三是建立健全档案管理的各种规章制度，修订岗位责任制及档案管理制度，做到职责分明。四是建立科学的归档制度，归档时应对文件进行全面、认真的检查，在内容方面检查归档的文件是否齐全完整。无论是在工程各阶段还是单位内的各个部门，都能从组
9、织上保证文件材料不疏漏、不散失，使档案管理工作达到系统化、规范化、标准化。 （二）转变观念，科学管理 为了保证档案资料收集齐全、完整，我们要求档案管理人员首先了解水利工程建设工作的具体操作程序和工作流程及各阶段的工作安排，掌握每一阶段工作中需要形成哪些档案资料，对每种资料的内容、数量做到心中有数。在此基础上，采取以下收集方法： 1、追踪收集适用于工程周期短、形成档案材料快的工程。档案人员或兼职档案人员主动到现场询问和了解工程进展情况，及时掌握工程信息并指导和督促技术部门有针对性地收集档案资料。这种方法收集速度快、档案资料齐全，质量也比较高，但花费的人力、物力较大。 2、分阶段收集 适用于建设周
10、期长的工程。某些大型水利工程及某些跨年度的水利工程，我们始终保持与兼职档案员及施工、建设部门的联系，及时掌握工程进展情况，并加强催收，尽力避免档案原始材料的散失，这样能保证工程档案的连续性、完整性。 63、强制性收集 适用于对某些人员分散、临时机构较多的施工单位。我们采用收取档案资料押金的做法。当一项水利工程报建后，施工单位先交一定金额的资料押金，施工单位将完整的档案资料移交给档案部门后才可退回这笔押金。这种方法对一些内部较复杂的施工单位具有一定的约束力，可以保证档案资料不会由于人为因素而流失。 4、 、强化档案人员的业务培训，提高档案管理水平水利工程档案管理的范围和要求，对档案工作人员的素质
11、提出了更高的要求。从事水利工程档案工作的人员，专业知识和技能应该比一般单位的档案人员更全面，他们不仅要懂文书档案，还要懂科技档案以及与水利工程相关的一些专业类别档案。培训与档案管理工作和工程同步进行，为今后建档工作奠定基础，使档案的标准化、规范化有一个切实的保障。 5、 、通过开发利用档案信息，促进档案管理工作做好档案资料的收集、归档工作、积累贮存档案是为了更好地利用和开发档案信息。水利工程档案的形成是水利工作者劳动智慧的结晶，通过文件材料收集归档将其转化为档案信息资源，而这些资源又通过档案工作者提供给水利工作者利用。对于档案工作者来说，如果能将档案信息及时提供给业务部门和水利工作者，使他们亲身体验到档案信息的价值，就会促使他们更积极主动地配合档案部门做好建档工作。 随着水利工程档案实施信息化管理的进一步深入，档案资料及时的输入电脑，为业务部门提供了全面的信息资源，为水利事业提供了极大的帮助。当业务部门专业技术人员从利用档案中获得信息时，他们也会7更积极主动地向档案室归档文件材料，从而保证工程档案的完整性，促使档案管理更上新台阶。
