1、1论企业档案工作的创新与发展摘要：档案作为与企业同步发展的核心信息资产，在企业管理等方面发挥着重要作用。加强企业档案信息化建设，是企业档案工作的目的，是实现档案事业可持续发展的基础。人类社会的所有领域都存在创新，都需要创新。档案工作的创新是促进档案事业发展的重要因素，是档案事业发展的永恒主题。 关键词：企业档案存在问题档案信息化建设档案工作的创新 一、企业档案工作面临的问题与挑战 企业档案是企业知识资产和信息资源的重要组成部分，是企业内生的最真实、最可靠、最权威的原生信息，是构成企业核心竞争力的重要因素。在市场竞争白热化的环境下，多数企业利润出现滑坡甚至亏损，档案工作陷入困境，传统档案管理模式
2、难以为继，主要表现在： 1.企业档案工作边缘化 企业降低管理成本，削减管理层次，精简管理机构，裁减管理人员，以提高市场应变能力。在企业扁平化过程中，档案机构和档案人员往往成为清理的重点对象。许多企业在薪酬方面，档案人员的工资水平低于其他部门工作人员，甚至一些具有高中级技术职称的档案人员不再享受原有的职称待遇。如某大型国企，建设初期，档案机构是处级单位，档案工作遇到难处，主管经理通过档案处领导的信息反馈，能及时掌握实情，在人、财、物方面对档案部门给予了极大的支持，而且工资待遇与2其他处室也完全相同，因此，当时的档案工作开展得相当顺利。如今，档案机构几经精减，最终变为科级部门，今天合并到技术中心，
3、明天又挂靠到公司办公室，档案工作不再是所属部门工作的重点，集团高管也不掌握档案机构工作的实际情况，使其工作不能提到企业工作的议事日程上。同时，随着企业的做大做强，其主业由当时的一条生产线变为七条生产线，下属公司也逐步增多，档案的馆藏量由原来的两万多卷，增加到九万多卷，过去基本上保存纸质档案，而现在还要将纸质档案转化为电子数据，人员少了，工作量却增加了，而工资待遇却没有增加。造成的直接后果就是档案人员工作无积极性，企业档案管理水平的下降。 2.企业档案管理模式的老化 档案的现代化管理已经从根本上动摇了传统的档案管理模式，电子档案的归档模式、标准至今未得到很好的解决。许多企业档案机构，面对大量电子
4、文件的涌现，仍然固守传统的针对档案实体的管理模式，使得企业的电子文件自生自灭，造成了档案资源的严重流失。由于部分企业领导对档案工作不重视，看不到档案信息资源给其带来直接的经济效益，所以不注重企业信息化建设，使得企业的 OA 办公系统，ERP 生产管理系统，以及财务、销售、供应等管理系统与企业档案电子管理系统相脱节，造成了企业大量电子档案信息资源的流失。 档案信息化建设的目的在于如何利用信息技术更好地为企业提供档案信息服务。不少企业档案机构为迎合上级档案部门检查或与同行业进行竞争，盲目地进行档案信息化建设，只重视档案管理系统的建设，忽视档案信息资源的开发与利用，使得档案信息管理模式实效性不高。笔
5、3者认为企业应将重要职能管理机构的软件管理系统与档案电子信息管理系统相连接，使档案机构成为从企业各个职能部门所形成的电子档案信息源头，采集大量档案信息资源，从根本上确保企业档案信息资源收集工作的完整、准确与系统。 3.企业档案工作面临困境的根本原因 企业档案工作陷入困境的根本原因是，企业为提升市场竞争力，将绝大部分资源与精力集中在生产管理、技术研发、市场营销、财务、人力资源管理等能直接创造价值的业务环节上。传统的企业管理机构注重保存企业历史，忽视了创造现实价值，而且还需要投入不菲的人力、物力和财力，增加企业管理成本，自然就成为被精简的对象，因而被企业管理层冷落。 总的来说，企业档案工作要努力适
6、应以资产为纽带的管理模式，企业主业是什么，档案管理的重点就是什么，它是为提高企业核心竞争力服务的。企业档案工作如何适应市场经济，为企业在竞争中求得生存和发展，是摆在企业档案人员面前的一个急需解决的问题。随着国家工作重心转向经济建设之后，企业由生产型转为生产经营型，企业对档案需求的内容和数量也相应发生了变化，这就需要我们档案工作者解放思想、更新观念，树立市场意识，不断探索，勇于创新。 二、信息技术的发展对企业档案工作的冲击 进入 21 世纪以来，我们正在步入信息社会，信息化是当今社会发展的方向和趋势。档案信息化是档案部门运用现代化信息技术，加强档案信息资源的收集、整理、开发和利用。企业档案信息化
7、建设就是应用数4据库技术、数据压缩技术、扫描技术等现代信息技术手段，将原有的纸质文件、声像文件等传统介质文件数字化，将新产生的档案信息系统地组织成具备有序结构的档案信息库，使企业档案管理部门为企业的发展提供可靠、全面、准确、及时的档案信息，有计划有步骤地实现企业档案信息资源的共享。 档案信息化基础建设是实现档案管理现代化的基础与前提，主要包括系统软件、硬件设备、网络环境等。企业档案部门要根据企业现有的资金与实力，配置相应的软硬件设施，保证系统软硬件设施的质量与性能，满足档案信息化业务的顺利开展。 档案信息资源建设是档案信息化建设的核心内容，主要包括档案信息的数字化、档案信息利用的网络化、档案信
8、息检索的自动化、档案信息管理的一体化及档案信息资源共享五个方面。 总之，面对信息技术的挑战，企业必须大力进行网络资源建设，全面实现资源共享，为企业及社会提供丰富的信息资源和最优质服务。 三、创新是企业档案事业发展的永恒主题 创新是一种精神，一种态度，一种深层次的文化，是一个国家兴旺发达的不竭动力。只有创新，才有发展，因为创新是对常规的突破和发展。创新是企业发展的动力。只有将档案管理紧紧融入企业的生产、建设和管理中，档案的管理才能有生机与活力。企业档案创新工作应在创新思维、创新管理、创新人才方面下工夫。 1.创新思维 牛顿说：“我只是整天想着去发现而已” 。创新思维是可以培养的，5只要拥有创新的
9、意念，整天想着去发现，思路就会源源不断地涌现出来。创新需要打破思维定式。作为档案部门，往往习惯了数十年所形成的老传统、老套路，恪守老经验、老做法，日复一日，年复一年地从事重复性工作。但经验告诉我们那只是过去成功的过程，并不代表未来如何成功。随着企业的迅速发展，档案收集范围及数量日趋增大，传统的档案分类规则，已不适应企业现实发展的需要。我们打破了常规，将文书前四类档案调整为三类，即党群档案、行政档案、经营管理档案，将技术管理、经营管理档案合并为经营管理档案。因为，立卷部门档案人员很难准确分清其业务部门产生的文书档案，那个属技术管理类、那个属于经营管理类，鉴于两者都属于企业在经营管理中产生的业务档
10、案文件，所以统一归属经营档案类。党、政、工、团自发文及上级来文的红头文件为党群档案；行政办公室自发及上级来文的红头文件为行政档案。在档案的整理方面，我们重在收集档案文件的内容完整，不再注重文件的装订。如此，效果是档案分类准确，查找方便快捷，为立卷归档人员减少了大量繁琐的工作环节，大大提高了工作效率。 2.创新管理 在社会主义市场经济体制和现代企业制度下，企业的一切活动都是围绕创造价值、实现利润最大化这一根本目标而展开的。企业档案工作发展的内部动力应源于为企业的价值创造活动服务，为企业实现利润最大化服务。传统的企业档案工作“重藏轻用” ，注重保管企业基本活动的历史记录，忽视积极主动地为企业的现实
11、工作服务。如我企业建设初期，我们只注重对建设项目文件材料及红头文件档案的收集与保管。随着企6业的不断发展与壮大，各子公司及下属单位的各类档案逐渐形成，甚至造成积压。我集团公司档案机构为加强对二级单位的管控力度，开展了深入基层调研与帮扶工作，使许多直接为企业带来经济效益的重要职能机构的档案被及时接收与归档。如机关职能处室的各种经营管理档案、集团各控股法人单位的会计档案、产品质量办证书等产品档案、技术研发、科技创新的科研档案、大型设备采购的国内外合同档案、国内外备品备件合同档案、物料采购合同档案、技术改造项目档案等，由此丰富了企业档案的馆藏量，扩大了档案服务范畴，为企业的技术改造、财务审计、股票上
12、市、反倾销、资产核算、质量、安全、环境认证等提供了优质服务，体现了档案工作为企业创造价值、获得高额利润、服务大局的宗旨。 3.创新人才 人，是社会进步的主体，是档案工作的第一资源，是开拓档案事业持续发展的根本所在。 档案人员素质直接影响档案工作和档案信息资源的开发与利用。 长期以来，档案人员由于不受企业的关注，往往处于安于现状、不思进取、知识老化、狭窄的现象比较多见，严重阻碍了企业档案事业的发展。 比如，企业集团专职档案人员年龄偏高，男女职工比例严重失调，学习档案专业学科的人员少。因此，档案人员的整体专业素质存在专业技能水平不高，计算机技术运用水平低下等问题。 要提高本企业档案工作的竞争力，引
13、进既有档案专业知识，又熟悉7计算机及相关学科的复合型人才势在必行。同时，也应要有计划有组织地对现有的档案人员进行相关的专业技能培训，以改变目前档案工作动力不足的现状，来适应当今档案工作的需要。 企业档案作为重要信息收集、保管和开发利用的档案、 ，面临着信息网络化、档案信息资源开发利用和管理多样化的改进，在不断适应新的形势下，企业档案管理工作必须加快速度，努力适应新时代对档案工作的需要。 参考文献： 1“企业档案工作回顾与展望”中国档案学会企业档案学术委员会 2 完全论文网 ， “论档案管理工作的信息化建设”刘春金 3 完全论文网 ， “浅议档案信息管理创新”陶红 作者单位：天津钢管集团股份有限公司
