1、1高校图书馆如何应对灰色文献的收集和管理关键词：灰色文献；收集；高校图书馆 摘 要：文章论述了灰色文献的特点、重要性，探讨了高校图书馆收集灰色文献的方法与途径以及如何管理、开发与利用灰色文献，使它们更完整，更方便读者检索使用。 中图分类号：G253 文献标识码：A 文章编号：1003-1588（2014）01-0073-02 作者简介：马青（1969-） ，泰山学院图书馆馆员。 “灰色文献”这一术语在 20 世纪 70 年代开始出现，指的是非正常出版的一类文献信息。包括各种各样的技术文件、内部刊物、专利、论文、文章预印本、政府出版物以及会议报告等。尽管这些文件包含了大量有用的数据，是研究人员和
2、学者所关注的，但往往很难获得，因为它们没有正规的 ISBN 和 ISSN 号，不易从正规渠道购买到。学术出版物的出版周期往往过长，相比之下不太正规的报告公布更快，能够获得这种类型的数据享有时间上的优势。 “灰色文献”对许多学科领域的研究和开发具有重要意义，所以它对高校的科研、教学和学习是具有影响的。高校图书馆获得这些资源是非常必要的，应当重视和加强对灰色文献的收集和管理。 1 灰色文献的特点 灰色文献出版形式多种多样，包括学术著作预印本、委员会报告、2技术报告、政府报告、研究报告、出差报告、会议论文、技术标准、学生论文、非商业翻译、市场调查、新闻公告、公司文件、工作文件、网站信息、虚拟讨论、数
3、据集、电子邮件、其他备忘录、书目和地图等。灰色文献是研究人员的重要信息来源，因其专业性强、内容丰富，具有很高的参考价值，是大学图书馆为支持学术研究必须掌握的重要材料。由于其缺乏国际标准刊号，不通过传统的图书贸易渠道发行，出版周期不固定，有的只限内部流通，所以流通范围有限，很难获取。 2 灰色文献的重要性 在目前这个世界自由贸易和信息的时代，灰色文献是获得信息的更重要的来源。它提供的信息，往往是无法在正常图书贸易渠道获得的，它比传统文献更及时，更具时效性和灵活性1。灰色文献内容丰富、信息量大，它正成为一个共同的信息交流手段，它提供给学者和普通读者的研究总结、事实报告、统计和其他数据信息，具有更全
4、面的观点和更高的参考使用价值。一般来说，灰色文献是地方文献信息的主要来源，因此，在开展地方文化研究时，它是非常重要的第一手资料。文件、项目和会议论文等文献资料在很大程度上也是大学教师、研究员所依赖的。由于灰色文献是原始数据，是最新的研究成果，是对一个特定的主题进行最完整的理解必不可少的参考，所以有些学科倚重灰色文献。灰色文献不受空间和出版商的限制，因此它可能比公开发表的文献包含更多的细节和内容。灰色文献还可以帮助抵消两个常见的问题：出版滞后。研究结果中产生的灰色文献或会议记录，可能要一年或更长时间才出现在同行评审的出版物上。阳性结果偏差。研究结果发表在学术期刊上，3往往表现出积极的结果。而那些
5、消极的结果，通过审查灰色文献才可能发现。 3 灰色文献的收集途径 灰色文献的来源可以是个人、公司、政府机构、研究机构。因为人力和体制的原因，灰色文献大多流通受限，甚至在它们的生产机构内这种情况也比较严重，许多科研院所中产生的灰色文献没有被共知共享。只有与相关研究人员、项目人员协调，才可以获取灰色文献。互联网对高校图书馆灰色文献的收集，影响是巨大的，它作为一个灰色文献来源，具有巨大的潜力。通过检索引擎和网站，提高了可视性的灰色文献数量。在大学图书馆，很多学科门类可自主地进行灰色文献收集，例如：学生的学位论文以及各学科领域的学术会议论文集。 3.1 制定灰色文献的收藏政策 由于不易获取，收集灰色文
6、献便成为高校图书馆面临的一个挑战。统一共识，建立判别标准是必要的，所以图书馆在如何收集管理灰色文献方面应该制定一定的馆藏发展政策。如：关于经费使用和收集鉴别标准、收集渠道、相关主题和学术用户的需求等。只有制定了以上各方面的相关政策，才能为灰色文献的收集和整理提供更为广阔的平台。 3.2 收集灰色文献的方法 灰色文献的收集，需要图书馆员有专业的学科知识、敏锐的视角和探索精神。在收集过程中，找到灰色文献是重要的第一步。馆员可以通过浏览日报、寻找报告、会议、研讨会和讲习班等方式获得灰色文献。从传统上讲，新闻媒体是信息的重要来源，期刊、通讯也是可供监测的4来源。图书馆主要通过以下途径收集灰色文献。 3
7、.2.1 采购。通过供应商提供所需会议论文、简报及其他研究的灰色文献材料。至于机构和组织产生的灰色文献，图书馆员可以与出版商进行协调，通过电话、传真、电子邮件、信函及认购获得。 3.2.2 捐赠。企业机构及社会个人赠送给图书馆的出版物。这有助于扩大图书馆灰色文献的收集。图书馆员可以与学界多沟通多联络，建立协调机制，以便获取最新的免费的情报信息资料。还可以在网站、刊物上发布欢迎社会各界人士对大学图书馆进行捐赠的倡议，扩大获取灰色文献的渠道。 3.2.3 自主文献。在大学图书馆，学生、研究人员的论文属于很好的灰色文献。因为学位论文尤其是硕士、博士论文，由于研究生、博士生所具有的学术活动的独特性，具
8、有以下特点：内容新颖、专业性强、学术价值高。篇幅较长、信息量大、情报价值高。保密的多、公开的少、尤其是理科论文2。因此，学位论文是有价值的、不容忽视的灰色文献。此外，部门研讨会提交的论文，公开讲座的报告，在各院系举行会议的会议程序都可以收集。 3.2.4 订阅。图书馆采访人员认购代理收集灰色文献，无论是数字格式或打印的文件都在收集范围之内。这也可以通过互联网免费获得或溢价认购。 3.2.5 资源共享。这是指大学图书馆通过图书馆联盟进行资源共享。在这里，图书馆联盟成员之间可就灰色文献共享以交换为目的订立协议、互通有无。此外，因为国外灰色文献相关机构业务比较规范，可与国外5机构建立联系，咨询学习，
9、相互交流，共同受益。 3.2.6 在线检索。互联网检索是另一种重要的收集灰色文献方式。这是因为网络上短暂和无形的信息资源是海量的、免费的。许多灰色文献不包含在数据库内，因此对检索是具有挑战性的。检索灰色文献的策略是：先确定可能的利益相关者，比如：什么类型的组织可能研究相关问题，一旦确定就可以检索该组织的网站，链接到其内部刊物。用谷歌检索灰色文献一个有用的方法，就是使用 PDF 文件格式，因为大量的灰色文献是 PDF 文件的形式。因为互联网上的信息都不是孤立存在的，其学科内部连接紧密，从某个信息源出发对其相关链接跟踪发掘，是网络信息资源开发的有效手段。3开放存取，也是获取灰色文献非常有益的途径，
10、这是一种新的学术信息交流的方法，作者提交作品不期望得到直接的金钱回报，而是提供这些作品使公众可以在公共网络上利用4。因此，图书馆员可以检索相关文献，满足用户的需求，使其发挥最大的价值。 4 灰色文献管理与利用 图书馆要考虑的一个核心问题，是如何维护和管理灰色文献。要按常规程序处理，这意味着对灰色文献必须盖章、编目和分类。通过数字化，使读者方便检索利用这些文献。因为灰色文献是非标准格式，其作者、标题、地点、日期和发行商等重要的信息往往缺失，给检索编目增加了难度。图书馆员必须仔细地做好加工整理工作，揭示其有价值的信息，以方便用户检索使用，为教学和科研服务。此外，工作人员识别和定位灰色文献需要大量时
11、间和精力，而且需要高水平的学科知识和专业技能，但并非所有的图书馆都拥有具备相关能力的工作人员，所以图书6馆要加强员工队伍建设。 保存灰色文献也是图书馆面临的一个问题。图书馆对灰色文献往往采取活页或是简单装订本的形式保存，所以容易破损和散失，不利长期保存。对于数字灰色文献的收集、管理、储存和传播，许多图书馆没有相关的政策和规划。对于网络灰色文献的检索、选取比较困难且不便于管理。网络信息资源数量庞大、分布广泛，从无数网站不断增加的大量信息中筛选有价值的一小部分，是很大的工作量。互联网的数据，时效性更强，但并不是无障碍灰色文献，电子信息更新变化很快，还会有死链接、网站关闭等问题，不是可以永久访问的信
12、息资源。此外，网上保存数字媒体和存档还存在信息来源是否可靠的问题，而文献的储存格式不统一，也为收集、加工和管理增加了难度。对于互联网的信息资源，师生的需求很大，高校图书馆有责任选取有价值的网络信息进行保存整理，建立灰色文献专题数据库，方便用户检索访问。 5 结语 高校图书馆正处在电子数据和纸质媒体混合的环境中，灰色文献的识别、收集和编目并没有得到很好解决。图书馆员要对灰色文献进行编目分类、深入加工和有序管理，使它们更完整，更方便用户使用。此外，大学图书馆灰色文献的馆际互借、资源共享还有待进一步开展，这需要图书馆界的共同努力。 参考文献： 1 http：/www.webpages.uidaho.edu/mbolin/lppissueindex.htm. 72 韦衣昶.特种文献机读书目数据M.北京：北京图书馆出版社，2002. 3 王新.因特网上灰色文献的开发与利用J.情报理论与实践，2005（2）：209-212. 4 http：/ （编校：严真）
