1、1加强国有企业人事档案管理思考1 国有企业人事档案管理工作现状 “改革开放”三十多年来，国有企业人事档案管理工作积累了丰富的管理经验，取得了长足的发展和显著的成绩。但是，随着用工管理法制化进程的深入，原有的人事档案管理模式与市场经济管理体制环境下企业发展对人才管理需求不相适应的弊端日渐显露，国有企业人事档案管理工作现状不容乐观。 1.1 多头管理混乱。按照中组部、人事部关于加强流动人员人事档案管理工作的通知要求，人事档案统一由组织、人事部门及所属的人才流动服务中心等机构负责，其他机构不得承担人事档案的管理工作。但由于历史的、体制的原因，现在国有企业的很多部门都在管理人事档案，除组织人事部门外，
2、劳动部门、失业管理部门、社会统筹保险部门、离退休管理部门也在管理。而且，多数管理部门通常只作为一项次要性工作，缺少专门的工作机构和人员，档案的日常管理、档案材料的收集、审核任务仅由基层单位兼职档案员完成。由于缺乏必要的重视和支持，档案材料收集、移交的及时、完整性难以保证，甚至时有发生随意添加或抽减档案材料，填写不全、涂改材料等现象，给当事人造成不良后果，严重影响着人事档案能效的发挥。 1.2 制度存在漏洞。多数国有企业或所属单位没有建立管理及考核制度，工作分工不明确、流程不清晰、标准不统一，干好干坏一个样，2工作人员没有工作积极性，一些重要材料收集不上来。例如，除了由组织人事部门形成的各类人事
3、档案材料能够及时归档外，由工会等部门形成的荣誉、嘉奖材料，纪检监察等部门形成的党内外惩处材料、干部职工通过培训、函授等形式形成的学习材料，无法及时完整地送交入档。 1.3 遗留问题突显。由于历史原因，很多国有企业存在人事档案重要原始材料缺失问题。随着法制和社保制度的完善、职工维权意识的提升，这一问题不仅是对职工利益的损害，也给企业造成了劳动纠纷隐患或不稳定因素。有的因人事档案缺失职工无法办理退休手续，有的因人事档案材料不齐全，无法认定最早的参加工作时间，有的因档案材料不连续，形成工龄间断，福利待遇受到影响，还有的因劳动合同等档案材料不齐全，其身份无法认定，在职工休假疗养补贴发放工作中，无法客观
4、领取补贴。 1.4 相关投入有限。效益是企业的生命，国有企业各级领导也无可避免地将主要精力和财力投入资本运营、风险管理等能够直接影响企业生存和发展的因素。加之大部分领导认为人事档案工作就是简单的收集整理工作，有人收收、放放，做到不丢失、不泄密，同时能应付外调、查档就行。所以，人事档案管理工作场所、人员、经费缺少充足的保障，直接影响并限制了这项工作的运行和发展。 1.5 利用能效偏低。档案利用是人事档案管理的中心环节，是这项工作赖以生存和发展的基础，但是，现有的档案材料收集手段落后，材料未能及时更新和补充，信息不全，数据不准，影响了工作效率和质量。对辛苦收集整理的人事档案材料，还是那种“你送我装
5、” 、 “你借我调”3的管理方式，没有对人事档案资源进行汇总、分析和研究，没能在组织人事、人力资源部门培养、选拔和使用人员等工作中起到应有的作用。 2 国有企业人事档案管理工作实践 针对当前国有企业人事档案管理工作中存在的问题，中原油田立足实际，对传统的人事档案管理模式进行了大胆改革，取得了明显的成效。现以中原油田的改革实践为例，就当前国有企业人事档案管理中存在的具体问题作以探索。 2.1 建立专门机构，实行一体化管理。2011 年 4 月底，中原油田针对多头管理的问题，将档案管理处、社会保险统筹中心等单位的人事档案管理业务合并，成立了人事档案管理中心，为油田机关直属副处级事业单位，业务归口组
6、织、人事部门指导，统一管理全油田在岗职工、退养职工、协议解除劳动合同人员、失业人员、退休职工（集体工、家属工）人事档案。同时，建立了兼职档案人员备案制度，兼职档案人员调整时，必须先配备后调整，先培训后上岗，先交接后离岗，严格了兼职档案人员的管理。形成了以组织、人事部门为指导，以人事档案管理中心为纽带，以兼职人事档案管理人员为基础的覆盖全面、运行高效的人事档案管理网络。 2.2 完善管理制度，强化监督与考核。油田把完善人事档案管理制度作为工作重点，先后印发了中原油田人事档案管理细则 、 人事档案工作人员守则等 33 项制度，明确了管理权限，细化了业务流程，优化了运行程序，完善了科室及岗位职责。按
7、照中原油田直属单位人事档案管理考核标准 ，油田强化了对所属各单位人事档案管理工作的考核，4将人事档案工作纳入油田经营承包和绩效考核体系，考核结果与各单位领导干部年薪和员工绩效工资直接挂钩，一季一考核、一年一兑现，强化了管理职能，提升了各单位对人事档案管理工作的重视程度，确保了档案材料的及时归档和有效利用。 2.3 调动各级力量，处理好遗留问题。在连续性较强的工作中，不可避免会出现这样那样的问题，逐渐累积遗留下来，就会成为企业发展的包袱。1998 年以来，油田每年都有因人事档案历史遗留造成的上访事件。为此，2012 年 4 月份，油田调动局、处两级力量，先后启动现职干部人事档案查补、缺失人事档案
8、核补等两项工作，从人事档案、人力资源、组织、纪检、法律、社会保险等部门抽调人员，组成了核补工作办公室，全面负责人事档案核补的组织协调和业务督导工作。组织所属各单位相关工作人员与档案缺失人员逐一见面，讲清核补目的，争取职工本人对核补工作的理解、支持和配合；组织缺失人填写缺失档案人员基本信息表 ，收回个人留存的毕业证、学位证等相关证件原件或复印件。按照由近及远的原则，分别采取电询、函询、现场查找等方式，积极联系有关单位，努力查找缺失档案资料，当年就补齐职工档案 100 余卷，解除了缺失档案职工的后顾之忧，维护了油田稳定，受到油田领导、相关业务部门和职工的充分认可，取得了良好的社会和经济效益。 2.
9、4 创新管理方法，提高利用的能效。一是创新收集方式。采取定期、不定期、重点收集相结合的方式，实行分片包干、靠前服务、上门指导，定期开展工作讲评及业务交流，强化人事档案材料收集归档工作。为方便外部项目单位归档，开展了网上预审。凡预审通过的，可随时归5档；凡不符合归档要求的材料，坚决退回，限期整改。 二是创新利用方式。组织开发了人事档案信息查询系统，在油田局域网开通人事档案管理中心门户网站和中原油田人事档案信息查询平台，全油田授权用户均可通过该平台查询人事档案基础信息，方便了人事档案利用，促进了信息资源共享。 三是拓宽利用范畴。首先，建立科级干部任前人事档案预审制度。凡油田所属单位拟提拔科级干部，
10、在报上级组织部门审批前，均由专人对其人事档案进行审核，人事档案不完整、不规范的，督促所在单位限期整改，整改不到位的，不予审批，确保了干部管理的规范性和严肃性。其次，开展人事档案编研工作。组织人员对油田离休干部、十大杰出青年、优秀大学生学习、工作等成长经历，以及获奖情况进行研究剖析，编写成册，为组织人事和人力资源部门培养、选拔人才提供了具有参考价值的第一手资料，使人事档案管理更为直接地服务于油田“三支队伍”建设工作。最后，把提供人事档案服务、协助生产经营、促进油田发展作为工作重点目标之一，积极配合油田外部项目单位参与市场竞标。 3 国有企业人事档案管理工作展望 人事档案管理的目的是为了更有效地利
11、用档案，随着时代进步和人事制度改革与企业发展的需要，传统的管理方法必然会产生越来越多的局限性。因此，人事档案管理必须与时俱进，不断开拓创新，真正适应新形势要求，更好地为组织人事工作和企业发展服务。 3.1 档案内容丰富化，增加凭证能效。人事档案应不断把新产生的有关个人经历的材料有选择地及时补充到人事档案中去，增强档案信息6的时效性和有效性。第一，要继续保留传统和共性的反映个人年龄、经历、社会关系等方面内容。第二，要注重收集继续教育情况，以及参加各种资格考试、注册考试等反映个人才能的资料；突出创建反映个人专长、知识水平、业务能力、独特技能、职业道德等个性化的内容。第三，要及时将工作情况、工作业绩
12、和在重大活动、重点工作中的表现及完成任务等情况存入档案，只有这样，有关部门才可通过档案记载确定对职工的选拔和培养，促使人事档案的利用价值得以提升。 3.2 档案管理现代化，促进能效发挥。合理利用人事档案资源，使其最大限度地发挥作用，必须把先进的科学技术手段应用于人事档案管理，以达到提高工作效率和延长人事档案寿命的目的，实现人事档案管理工作向节约型、效率型转变。首先，要强化网络服务。将不属于保密范围的人事档案信息通过网络，向企业内部相关部门和单位提供网上查询服务，实现人事档案信息资源的有效共享。其次，要加强数字档案。利用计算机、扫描仪或高拍仪等现代设备和技术，将人事档案材料整理录入计算机，通过相
13、应的技术处理，将文字、图片，甚至声像等资料转变成数据资料，初步实现人事档案纸质与数据格式并存，逐步实现人事档案“无纸化” ，档案材料的借阅、查阅、补充、整理、分析等工作全面实现数字化操作。 3.3 档案利用多元化，助推持续发展。一要加强人事档案信息资源开发。积极发掘人事档案中蕴藏的有利用价值的信息资源，通过鉴别筛选、加工整序、编目汇纂，寻找和获取较为集中系统或者有特定价值的档案信息资源，以一种较为直观的方式表现出来，让那些零散的文字开7口“讲话” 。二要丰富人事档案信息利用形式。人事档案不仅能够作为企业管理、培养和考察干部的参考，如，将一些职工的成长经历、经验教训编印成册，供职工学习借鉴，还将成为企业文化的有益补充。三要延伸人事档案服务内容。 “重藏轻用”和过分注重保密的态度，已不能满足社会发展对人事档案的要求。我们应该转变这种思想，淡化凭证功能，强化服务功能。还可增设收费项目，如设立人事档案“银行” ，职工可将本人或家人的信息交由人事档案管理部门管存。 （作者单位：中原油田分公司人事档案管理中心 来稿日期：2013-08-16）
