1、1浅谈如何做好声像档案管理工作随着社会和科学技术的进步，摄影、摄像、数码数字技术的日益成熟，声像越来越广泛的进入我们的工作和生活，声像档案的生成，使档案内容更加丰富多彩，更具利用价值。因此，加强声像档案管理，健全管理制度，规范管理工作，显得尤其重要和必要。 一、声像档案的特点 形象生动。声像档案以画面的可视形象，生动地将档案内容展现在利用者面前，有的配有声音，具有较强的形象性和直观性，能使利用者有“身临其境”的感觉，其生动性和形象性是其他类型档案难以达到的。时空感受。声像档案运用先进科学技术，可将一瞬即逝的现场记录再现，并可进行超越时空的传递，具有较强的时间感和空间感。 便于复制和转换。声像档
2、案复制简捷，并可运用多媒体技术在不同载体之间进行互相转换，利用数字多媒体技术进行存储和传播。 携带使用方便。声像档案信息存储量大，体积小，携带方便，可多次重复使用。 保管要求高。声像档案是由感光材料和磁性材料为档案载体，这些材料对温湿度变化、灰尘、有害生物和有害气体、外界磁场较敏感，保管要求高。 二、声像档案管理存在的主要问题 21.声像资料存在失管现象 随着声像技术和工具的普及，工作中形成的影像资料日益增多，这些资料大多保存在作者个人手中，没有形成一种公有资源，这些影像制作的初衷，对于作者来说，较多的是为了一时之用，保存、归档的意识并不强烈。所以，事过境迁之后，这些声像资料对于工作人员个人来
3、说就成了无用的资料失去了保存价值，大部分也就随手做了处理，但对于单位或国家来说，就造成了无法补救的后果。 2.声像资料的管理缺乏足够的重视 由于制度不健全，或者有制度而落实程度不够，声像档案还没有像文字档案那样引起人们的足够重视。有人认为声像资料有没有无所谓，有的则视为个人资料，还有的就是嫌麻烦不存档。上述错误思想，造成日常工作中声像资料生成较多，而收集归档资料明显偏少的现象，许多珍贵的音像资料没有得到应有的保存，出现声像档案的严重缺失。 3.声像档案保管条件不够 要达到声像档案的安全管理，必须具备相应的装具和环境条件，而对于多数档案室来说都存在一定差距，使声像档案得不到完整保存。 4.声像档
4、案保存内容存在缺陷 部分档案人员对声像档案保存的重要程度认识不够，收集归档把关不严，要求不高，致使声像档案出现有影像资料无文字说明，或者文字说明过于简单等种种不足，给声像档案的利用带来了不便和困难。 三、声像档案管理对策 1.明确收集范围 3一个企业要想做好声像档案的归档工作，必须有明确的收集范围，各部门才能按要求收集和归档。笔者从事档案管理工作多年，认为现阶段企业声像档案的归档范围如下： 反映本单位主要职能活动、工作成果的声像资料； 各级领导人和著名人物参加的与本单位有关的重大活动的声像资料；本单位组织的出访活动、参加国际会议及会见、签字仪式等重要外事活动的声像资料； 记录本单位重大事件（或
5、事故）的声像资料； 其它单位形成的与本单位有关的重要声像资料； 其它具有保存价值的声像资料。 2.确定归档要求 各级档案部门应建设专用声像档案库（柜、架） ，集中统一管理本单位声像档案，确保声像档案的安全与完整。 归档的声像资料应是原版原件，特殊情况下可接收原版基础上编辑制作的声像制品。 归档的声像资料应由形成部门编写文字说明，并随声像档案一同归档。单张照片以张为单元编写说明，一组（若干张）联系密切的照片，可拟写组合照片说明。录音带、录像带、光盘以盘（盒）为单元编写说明。 文字说明的内容应包括时间、事由、地点、人物、背景、摄影者六要素。要求文字简洁，语言通顺，概括地揭示照片、影像反映的全部信4
6、息，一般不超过 200 字。 声像资料的内容要真实，数码照片（底片） 、原件与影像、复制品要相符。 数码照片应保存在安全、稳定的介质中归档；数码照片的分辨率在200 万像素以上。 声像档案归档时应履行归档移交手续，移交部门应填写档案移交目录一式两份，双方签字盖章。 3.加强宣传，提高对声像档案重要性的认识 声像档案同其他载体档案一样，也是人们对社会实践活动的真实历史记录，具有比文字档案更直观、真实、形象、生动的特点和更具有说服力的珍贵价值，是企业的宝贵财富，特别是影像资料的瞬间性和真实性，标志着历史事件的不可再生和重复，每一件声像都记录着一段历史，一次事件，都是极其宝贵的。在我们要大力宣传声像
7、档案的作用和特点，提高所有员工对声像档案重要性的认识。 4.健全制度，抓好落实 要改变声像资料的失管现象，必须制订落实相应的规章制度和办法。现阶段一要制订完善的企业声像档案管理办法，二要建立声像档案借阅，利用制度，严格审批手续。声像档案原版一般不得借出，如有特殊需要，经主管领导批准后，方可限期外借。三要按照谁主管、谁归档的原则，建立声像档案目标考核制，使声像档案的保管得到人们的足够重视而成为日常工作的自觉行动，改变目前重文字档案轻声像档案的局面，解决好声像资料个人保存或随意处理的问题。各部门是本单位声像档案的形5成部门，各部门应确定一名工作人员，负责收集本部门承办的公司重要活动、重要会议等事项
8、形成的声像资料。声像资料应在形成后一个月内向档案部门归档，如有特殊情况可以适当延长归档时间。档案部门也应随时收集零散的具有保存价值的声像资料。归档保存的声像档案，任何人不得私自撤销、抽出、清洗、消磁和涂改。 5.做好声像档案的整理工作 声像档案的整理，应遵循有利于保持声像档案的有机联系、有利于保管、有利于提供利用的原则。照片档案以册为保管单位，录音、录像、光盘等以盘（盒）为保管单位进行整理。声像档案应按照全宗、保管期限、年度、问题相结合的方式进行分类、排列及编制档号。声像档案保管期限分为永久、长期、短期，保管期限的划定应参照相应纸质档案的保管期限确定。声像档案应编制档案目录。照片档案以册为单位
9、编制目录，每一册内应有卷内目录；录音、录像、光盘等声像档案，以盘（盒）为单位编制目录。档案入库前要对声像档案进行检查、验收。对受到污染的照片要进行必要的技术处理。 6.增加投入，改善声像档案保管条件 声像档案的载体与其他档案的载体不同，要求恒湿、恒温、防磁、防震、防光、防火等。应根据声像档案的化学成分、物理性能等特点，进行科学的管理。具体而言，声像档案实行集中统一保管，档案库房及装具应具备防火、防盗、防光、防磁、防尘、防潮、防有害气体和防污染等安全防护措施。声像档案库房温度变化范围应控制在 15-25之间；日变化幅度不得超过 3；相对湿度应保持 45%-60%；录音、录像、光盘6等磁性载体，应
10、垂直放置；盒与盒的间距不小于 3mm；磁性载体应存放于防磁柜中；防磁柜应远离磁场。为此，各单位要增加投入，为档案室配备必要的声像档案保管装具，以确保声像档案的齐全与完整。 7.加强培训，提高声像档案质量 各单位形成的声像档案应能较好地反映客观事实，做到要素完备，载体质量优良，不用劣质、残破、性能低下的录音、录像磁带和刻录光盘。声像档案应每隔两年进行一次检查，要定期完成复录、倒带等工作；声像材料出现破损、变形、断裂、污染等现象，要立即采取措施及时补救，以保证声像档案的齐全完整。所以，应对有关人员进行声像资料的制作、归档等方面的业务培训，尤其是加强档案专职人员的业务培训，使声像档案资料得到妥善保存和利用。 （作者单位：河北省长途通信传输局 河北省人力资源和社会保障厅）
