1、1论秘书意识与气质的修养秘书工作主要是围绕领导者的管理目标、决策思想、重大部署，及时有效地为领导者进行决策管理提供准确全面的信息，提供更加高效、科学、优质的服务。秘书作为领导者的参谋和助手。随着经济社会的进一步发展，社会管理方式和各种社会关系都发生了很大变化，行政体制改革步伐和政府职能转变的加快，尤其是科学发展观在我国经济社会发展各个层面的深入贯彻和具体实践，现代领导者的工作目标变得更高，工作标准变得更严，秘书工作的内容相应变得越来越丰富，对秘书工作的要求也越来越高。中央领导同志多次提倡秘书部门要充分发挥好参谋助手作用。当好参谋助手，就要不断适应发展变化新形势的需要，不断适应领导工作科学化水平
2、和效能提升的需要，不断适应秘书部门职能自我完善的需要。科学发展观是全面协调可持续的发展观，是指导我们一切工作的发展观。所以，秘书工作人员要想当好参谋、干好工作、搞好服务，就必须牢固树立起科学发展观的理念，以科学发展观统领秘书工作，不断提高秘书工作的服务质量、服务效能和服务水平。 一、要有深邃的思想观点，贵在创新 深邃的思想观点是当好参谋之本，做好秘书工作之魂。只有思想深邃，当参谋才有灼见，定事情才能精深，工作才能卓有成效。为此，应重点把握好两个方面：一是认识要深.认识不能停留在表象上或被假象所迷惑，要能透过纷繁的外在现象看到问题的本质，不仅了解事物的现状，2还能根据事物发展趋势有所预测。认识事
3、物最重要的一点，就是把看到的事物的主要矛盾，对主要矛盾做出全面透彻的分析，才能准确地把握事态的发展变化。同时，要善于从征兆中发现大问题，做到“平凡中见奇” 。二是观点要新。当然新的思想和观点，不是“闭门造车” ，别出心裁，更多的还是对在实践中提出的问题，有所提炼、概括和升华。如：能从司空见惯的现象中讲一点与人不同的见解，讲人人心中所想，笔下所无的东西；能把一些分析的意见，进行系统归纳和概括，能把原则性思想观点具体化；能提出突破性措施和建议，等等。这些都是“创新” 。 二、要有广阔的视角，贵在灼见 角度是观察问题的立脚点。角度不同，对问题的认识就不同。正像苏轼诗云：“横看成岭侧成峰，远近高低各不
4、同。 ”这说明看问题的角度是非常重要的。要写好材料，必须把握好自己看问题的角度。角度越正，看问题就越深。要站在改革的角度看问题。改革是当今集团公司的主旋律，是各项工作的主题。要“高站一步” ，看问题的角度要高。同时坚持站在客观实际的角度，观察分析问题，这样，才会使我们看问题更全面、更扎实，提出的办法和措施更实际、更有针对性，才能站得高，看到远，站得牢，看得实，才能眼观六路，耳听八方，从而获得真知灼见。 三、要注意调查研究，贵在求是 实践证明，调查研究是认识事物、获得真知灼见、掌握第一手资料的重要手段。作为一名秘书，必须苦练调查研究的基本功，在求是上狠下功夫。第一，要勇于从实际出发，敢于求是。敢
5、，就是敢于面对现实，服从现实。面对现实，是指任何时候都不要拘泥于书本、文件和权威人3士的结论和理论，根据实际情况，敢于提出自己的观点和看法；服从现实，就是发现真实情况和任何情况下，任何人面前，都敢于坚持和反映。搞调查研究必须具备追求真理的品质。如果不忠于事实，先入为主，按框框找例证，这种调查比不调查的危害更大。第二，详细占有材料，实中求是。事实是“是”的载体， “是”是事实的灵魂。要求出“是” ，必须掌握事实。但这种事实，不是支离破碎的、道听途说的、似是而非的，而是要具有真实、丰富、完整、系统的特点，是客观存在的，是事物的本来面目，而不是主观想象或主观强加于客观的东西。第三，善于透过现象看本质
6、，深中求是。由于“是”隐藏在现象的后面，只有深入下去才能透过现象，认识本质，弄清事实真相。 四、要善于分析综合，贵在升华 分析与综合是写好材料，当好秘书的两个关键环节。分析是综合的基础，综合是分析基础上的归纳和概括。首先要注重对情况的分析。情况分析不透，就不能写出好的材料，只有周密系统地分析，才能认清事物的面貌，把握事物的内在联系，有针对性地提出解决问题的办法。分析情况要重点把握四个要点：一是要全面。 “不因爱而溢其美，不因恨而憎其恶” 。既不能报喜不报忧，也不能只见问题，不见成绩。二是要把握主流。要注意定性和定量分析相结合，从定量分析中，把握形势发展趋势，并从量变的积累中把握形势发展的本质。
7、三是要动静结合。既要静观其姿，又要动观其势。就当前企业生产形势来说，不仅要看统计报表所反映的数据或直观反映，更重要的是要在调查研究的基础上，分析其发展趋势，有所预测。四是要注意典型和事例的分析。典型是旗帜，是4方向。从典型中提练出的东西，最有说服力，要善于运用典型，分析典型，挖掘它们的内涵，从中提练有价值的东西。其次要善于综合。综合的过程，是用已有知识繁衍新知识的过程，所以综合就是革新，综合就是创造，把丰富的材料加以去取精、去伪存真，由此及彼、由表及里的改造制作，形成观点概念，并不断繁衍新的知识。 五、要有丰盈的储藏，贵在积累 “天才在于勤。勤奋在于积累” 。有的秘书定材料之所以质量不高，很重
8、要的一条原因，就是占有材料少。要做一名合格的秘书，必须在积累材料上下一番苦功。一是思想观点积累。思想观点具有继承性，借鉴别人的东西，开阔自己的视维，丰富自己的头脑。无论是看东西，还是听讲话，或者闲谈，只要发现好的思想观点，就随时记下来，日积月累，就成为写材料的良师益友。二是数据的积累。要逐年积累，经常分析、研究，一方面，恰当运用这些数据，使写出来的材料更有说服力。三是正反典型如同一面旗帜，给人以示范，一句话，它是先进思想的凝聚，影响社会各个方面，感染力强。反面典型如同一面镜子，给人以教训，给人以深思，给人以财富，典型材料积累多了，写讲话，写报告，就思如涌泉，论证有力，就事论理，思想深邃。实践证
9、明，只有通过积累，才能不断丰富知识，增强素质，提高写作水平，才能真正成为文秘战线上的“行家里手” 。 六、要有准确的表达能力，贵在修辞 有人说“能说会道”是秘书的看家本领，这话的确有一定的道理。秘书在工作中虽然很少去演说，但却经常要说话，汇报情况，提出建议，传达指示，接待来访，协调工作等等，大量使用的是口语表达。因此，5口语表达在秘书工作中起着非常重要的作用。那么，秘书该如何进行口语表达才能获得最佳的效果，才能进行成功的交际呢？近年来，有不少有关秘书方面的著作对此进行了阐述，归纳起来，大致有以下几点：意思明白；诚实；语言生动；口齿清楚；条理分明，表达准确；说话得体；正确等等。 在秘书的口语表达
10、中，掌握一定的修辞艺术，会有效地提高语言表达能力，从而实现有效的沟通。秘书在进行口语表达时，要注意与其所处的环境相一致，根据不同的交流对象和内容来确定合适的表达方式。秘书的工作涉及方方面面，针对不同的内容，秘书应选择合适的表达方式以获得理想的交际效果。主要表达方式有：委婉式、直截了当式、赞誉式、迂回式。 古人云：“辞不可不修，说不可不善” 。修辞在秘书口语表达中的运用是十分广泛的，这就要求秘书在工作中要不断加强自身的语言修养，掌握一定的修辞方法，以提高驾驭语言的能 力。 七、要抓住中心，创新工作，贵在奉献 作为办公室的文秘人员，最主要的服务就是办好会，办好文、搞好信息调研。一要细致规范，做好会
11、务服务工作。细节决定成败，规范体现水平。会务服务的好坏影响着会议的成功与否，我们要结合单位实际制定出详细的会务工作方案，根据会议规格高低、人员多少、日程长短，设立相应的工作小组，明确各小组的工作职责。二要严格认真，做好公文处理工作。在这里只谈一下公文的审核工作，公文的审核要重点把好内容、程序和格式关。在内容审核上，首先要把好政策关，看文件是否6符合现行政策规定，是否完整体现了发文机关的意图；其次要把好文字关，看文字表达是否准确、通顺、简练，谋篇布局、结构是否符合问题要求，层次是否清楚、严密，文句是否符合语法、逻辑，语气是否得体，数字、引文、标点等是否准确、规范、严谨。在程序审核上，重点要把好签
12、审关，要看公文是否严格按照公文处理程序进行签审。三要积极主动，做好信息报送工作。信息工作是秘书工作的重要组成部分。信息内容的选择要抓住“三点” ，做到“三贴近” 。一是通过抓重点工作贴近领导意图。二是抓热点问题贴近群众需求。三是通过抓亮点总结经验贴近上级需求。为上级的决策提供科学的依据。要提高信息质量就要快、实、准。要快，就要要超前的收集信息，及时地将信息报送，做到参谋在前，谋划在前。要实，就要深入调查研究，不调查，就没有发言权；不调查，信息也就失去了它的科学性。要准，忧喜结合，信息的一个基本原则就是有喜报喜、有忧报忧、忧喜结合。 南宋著名诗人陆游在冬夜读书示子聿这首诗中写道：“纸上得来终觉浅
13、，绝知此事要躬行。 ”意思是说，从书本上学习到的知识，总是不够扎实，也不够用的。只有经过自己身体力行地去实践，才能够获得全面的知识。这两句话将理论与实践的关系、直接知识与间接知识的关系，讲得十分透彻。告诫后辈不要把自己关在书斋里死读书，读死书，而要走向社会生活，才能从实践中获得真知，提高工作能力。 作为一名秘书工作者，我们应该从陆游的诗句中获得有益的启示。经常听到说某人在学校里是优秀的学生，每次考试都是全优，可是一旦走向社会却不能适应工作，甚至找不到工作，成为一个“高分低能”的7人。这就是“文凭不等于水平，学习好不一定能力强”的道理。这样的例子比比皆是，前段时间炒得沸沸扬扬的博士乞丐就是一个典型的例子。所以，一个合格的秘书不仅要善于学习，而且要更加善于工作；不仅要努力读书学习，而且更要重视社会实践。如果把学习与工作当作互不相干的两张皮，只会学习而不会工作，那就真成“百无一用是书生”了。
