1、1图书馆卡片式读者信息档案的数字化管理研究读者信息档案是图书馆特有的一种信息来源，是图书馆开展读者服务工作的依据。但目前读者信息档案管理模式并不理想，其信息大都来自流通记录、读者座谈会、问卷调查，零散且流于形式，给图书馆管理与读者服务工作带来极大不便。因此，探索与建立一个科学合理、操作简便的读者信息档案管理模式，对于全面做好读者服务工作、树立以人为本的服务理念具有重要的现实意义。 1 卡片式读者信息档案数字化管理的必要性 卡片式读者信息档案数字化管理是指图书馆按照本馆实有读者数（包括持证读者与临时读者）建立专业的读者信息数据库，按照设定的具有固定格式的数字卡片填写读者信息。对读者实行一人一卡，
2、利用数据库技术完成对读者信息档案进行录入、查询、统计、汇总、计算等功能需求，实现读者信息档案管理系统化和数字化目标，构建对读者信息方便、快捷、准确的动态管理模式，提高图书馆服务能力和管理水平。 1.1 卡片式读者信息档案数字化管理是图书馆自身发展的需要。谋求自身发展是图书馆的天职，而图书馆的可持续发展在于被社会所需要，被读者所认可。这就需要图书馆更为深入地了解每一位读者显性或隐性的个性化需求。而读者信息档案无疑是图书馆了解读者、走近读者、研究读者的最佳途径。 1.2 卡片式读者信息档案数字化管理是满足读者个性化需求的需要。2随着时代的发展，社会的进步，个体对知识的需求日益呈现出多元化、多样化、
3、多层次化的特点。图书馆为满足读者的这种需求特点，就要利用自身的专业技术优势与资源优势，对各类信息进行专业化加工与整理，有针对性地推介给读者，变“人找知识”为“知识找人” ，变被动服务为主动服务，使读者在最短的时间获取足够量的信息。 1.3 卡片式读者信息档案数字化管理是图书馆资源建设的需要。随着数字化服务的发展，图书馆的资源结构与馆藏建设方向也处于不断的发展变化之中。为顺应这一变化，图书馆就要进行针对性的调查研究，了解读者的信息需求及特点，制定符合读者需求的图书馆藏书发展规划，合理确定纸质书刊与数字资源的馆藏比例，以及各种学科、各类信息载体的经费比例。对读者群的群体档案研究，能帮助图书馆在资源
4、建设方面获得更大的精确性和有效性。 2. 卡片式读者信息档案数字化管理的可行性 2.1 免费开放资金的投入给予了经费保障。2011 年 1 月 26 日，财政部、文化部联合下发关于推进全国美术馆、公共图书馆、文化馆（站）免费开放工作的意见 ，同年底，全国公共图书馆全部免费开放。地市级图书馆、文化馆的补助标准是 50 万元，县级图书馆、文化馆的补助标准是 20 万元，乡镇综合文化站补助标准是 5 万元。全国公共图书馆免费开放的实施，专项资金的有效投入，缓解了图书馆经费不足，为图书馆成立专门的档案管理部门提供了资金保障。 2.2 高学历人才的引进满足了专业人员需求。受编制的制约，长期以来公共图书馆
5、机构简单，人员偏少，身兼数职的现象很普遍，严重制3约了图书馆事业的发展。近年来，随着人事改革的不断深入，各地各部门陆续启动了高学历人才引进计划，图书馆作为公益性事业单位也受益匪浅。引进高学历人才专业技能熟练、创新意识强、年轻有朝气，且不受编制限制，为图书馆档案管理部门的设置提供了有力的人才保障。 2.3 图书馆专业技术人员提供了技术支持。北京大学吴慰慈教授在图书馆学概论一书中指出，图书馆学与档案学是直接关联的学科，具有同族关系，它们都是研究与文献信息管理和利用相关的工作的学科。特别是在文献采选、分编、典藏与流通、检索和利用等方面，具有很大的相似性。由此可见，图书馆在读者信息档案管理方面具有天然
6、的专业技术优势。 3 卡片式读者信息档案数字化管理模式构建 3.1 卡片式读者信息档案数字化管理应遵循的原则 3.1.1 集中与分散相结合。成立读者信息档案管理中心（以下简称“管理中心” ） ，设立专职档案管理员，对读者信息档案进行集中统一管理，同时还兼顾借阅证的办理与退证工作。由于服务窗口与读者的零距离接触，所以对读者信息需求更为了解，可考虑服务窗口由一名馆员兼职读者信息档案工作。 3.1.2 数字与纸质相结合。数字化档案为开展档案信息服务工作提供了良好的条件，可以一站式实现读者信息的查阅、复制和下载等。纸质档案在使用、整理等方面虽然相对繁琐，但稳定、不易破坏和误删的优势是数字化无法比拟的。
7、我们要坚持数字为主，纸质为辅，数字与纸质相结合的原则。 43.1.3 重点与普通相结合。读者的个人偏好、阅读习惯、阅读需求等因人而异，临时读者与长期读者的阅读需求也是不尽相同，因此图书馆应区别对待、分类管理。图书馆可以根据读者的到馆次数、借阅记录、持证时间等因素，将读者划分为普通读者和重点读者。对重点读者实施重点管理与服务的同时，不放松对普通读者的管理。 3.2 设计读者信息档案管理卡片 3.2.1 读者信息档案管理卡片格式。读者信息档案管理卡片要全面地反映每一位读者信息，包括读者的基本信息、兴趣、爱好以及特殊需求等，卡片的基本格式为： 3.2.2 读者信息档案管理卡片说明： 卡片中表头项目。
8、编号是所有到馆读者填写本卡时的序列号，包括持证读者和临时读者。临时读者编号用“L”开头，位数可根据读者数量情况自定。例如：L000001，则表示本馆的第一位临时读者的信息卡片。同理，持证读者的编号则为 C000001，表示本馆的第一位持证读者的信息卡片；读者证号：按照实际读者证编号填写；状态：持证或是退证。 卡片中表格内项目 押金：金额栏根据所收押金情况如实填写，此卡片也兼有读者押金明细活页张的作用； 未交原因：填写由谁负责免交及为什么免交。退证原因：这一项的填写尤为重要，它是分析图书馆工作到位与否的重要指标。在读者办理退证时，经办人员有责任认真了解其退证的真正原因，并根据其退证原因即时拿出处
9、理办法。 利用图书馆的目的、阅读倾向、兴趣、爱5好、习惯、特殊需求等，则是图书馆个性化服务的需要，需档案管理员指导读者认真填写。 3.3 读者信息档案数字化管理流程 3.3.1 成立读者信息档案管理中心。读者信息档案管理中心设在图书馆人流交汇的大厅，既负责读者信息档案的管理，又负责读者办证、退证、咨询等工作；各部室分设档案管理员，负责读者阅读需求信息的更新与维护工作。 3.3.2 建立读者信息档案数据库。指派或聘请专业人员建立读者信息档案数据库。数据库管理员主要负责读者信息档案管理卡片的上传、更新或注销等工作。 设计友好的读者信息档案界面。主页面分为新增读者、更新读者、重点读者、退证读者四大模
10、块。系统中诸如录入、查询、统计、汇总等功能应完备、易操作，以保证读者信息的快速获取。另外，还要做好读者信息档案的保密工作，以免因管理不善造成侵权，引起不必要的纠纷。3.3.3 卡片式读者信息档案数字化管理流程 办证读者首先到管理中心填写读者信息档案管理卡片档案管理员据此进行数字化录入通过后台管理平台上传到数据库具有审核资格的管理员对其进行审核与发布数据库主页面根据上传时间的先后顺序按照读者证编号对其依次显示拥有权限的每一位成员都可以通过主页面随意查看读者信息，了解读者的需求变化打印读者信息档案管理卡片 、开具收据收取押金、复印该读者身份证一并6作为该读者的原始档案存档。日常工作中，读者可随时在
11、档案管理中心或窗口填写自己的阅读、服务需求，然后由档案管理员对其进行更新，并将其移至“更新读者”模块。读者退证时，须出示与办证时留存一致的身份证原件。退证手续办理完毕，该读者信息档案管理卡片移至“退证读者”模块。年终，按照“编号”整理装订纸质的“退证”读者信息档案卡并长期存档。定期进行数据库的维护与备份，确保数据的安全完整与稳定。定期根据读者的阅读量、到馆次数、持证时间等指标确定本馆的重点读者，为他们提供专题服务或定题服务。每年终了，档案管理中心对读者借阅证增减情况、读者的需求变化进行统计分析，出具本馆资源建设与服务意见，为馆领导提供决策参考。 4 结语： 读者信息档案的科学管理，是图书馆以人为本的具体体现，是读者服务工作的重要组成部分。把卡片式读者信息档案的数字化管理引入图书馆业务工作中，能够及时、全面、客观地反映读者的信息需求。它是一种全新的读者信息管理方法，是一种新的尝试，目前，卡片式读者信息档案管理在实践上尚属空白，理论研究还不够成熟。因此，需要专家学者们进一步深入研究，且能在实践中使之趋于合理和完善，从而使图书馆读者服务管理工作更加符合读者需求。 （作者单位：濮阳市图书馆 来稿日期：2014-04-16）
