1、承包商施工索赔管理初探摘要：本文针对承包商施工索赔管理中存在的问题，从培养专业人才、构建索赔班子；谨慎地与业主签订合同协议，常念合同经，捕捉创造索赔机会；积累资料，提供证据，为成功索赔夯实基础；及时发出“索赔通知书” ，编好索赔报告；灵活把握索赔谈判技巧等方面提出对策建议。 关键词：承包商;索赔管理 Abstract: Aiming at the existing problems in the management of the contractor of construction claim, claim from the construction team of professional
2、 personnel training,; carefully signed a contract agreement with the owners, often read the contract, capture claims to create opportunities; the accumulation of information, providing evidence for the claim, tamp foundation; promptly issued a “Notice of claim“, made the claim report; grasp the clai
3、m negotiation skills and puts forward some countermeasures and suggestions. Key words: contractor claim management; 中图分类号：TL372+.3 文献标识码：A 文章编号： 1 引言 业内流行“中标靠低价，盈利靠索赔” ，这从一个侧面反映索赔的重要性，本文探讨承包商施工索赔管理。施工索赔是指在建设工程施工合同的履行过程中，承包商由于非自身因素或对方不履行或未能正确履行合同而遭受经济损失或权利损害时，通过一定的合法程序向对方提出经济或时间补偿要求的行为。这是合同和法律赋予工程实施过
4、程中受损失者的权利，对承包企业来说是一种保护自己、维护自己正当权益、避免损失、增加利润的手段。 2 承包商施工索赔管理存在的问题 2.1 合同意识淡薄，缺乏专业的合同管理人才 主要表现在：第一，不严格按合同办事，出现问题后不能依照合同办事，而是习惯于找领导协调，即便是正当的索赔也不能理直气壮地提出。第二，没有设立合同管理部门，缺乏专业的合同管理人才。大多数项目管理机构都未设立合同管理部门，缺乏可行的有效的动态合同管理制度和具体的操作流程，不能对工程进行及时的跟踪和有效的动态合同管理。合同管理是高智力型的，涉及全局，又是专业性、技术性强、极为复杂的管理工作，对合同管理人员的素质要求很高。管理人才
5、缺乏极大地影响了我国的承包商合同管理水平。 2.2 合同体系及合同管理不完备 合同是索赔的基本前提，合同管理是索赔管理的基础。我国目前使用的工程建设合同版本，是在参考与借鉴 FIDIC 合同基础之上的版本。合同文本己经从规范性、完备性、可操作性、市场性等各个方面均有较大的提高，但仍存在一系列缺陷，比如在某些合同中甚至有出现自相矛盾的内容。 另外，国内在合同管理方面，也尚未真正将市场经济和法制观念落到实处，合同管理不到位。在工程索赔事件发生时，技术人员不知道该事件与合同约定的差异，更不了解该事件可以进行的相关索赔，或者出现索赔证据不足。因此，贻误了索赔的时机，甚至根本无法索赔。 要想索赔必须加强
6、合同管理。承包商从工程投标之日开始就要对合同条件分析，项目开工以后，合同管理人员要将每日实施合同的情况与原合同分析的结果相对照，承包商对合同实施受到干扰，就要研究是否就此提出索赔。日常的单项索赔的处理由合同管理人员来完成。对于重大的一揽子索赔，要依靠合同管理人员从日常积累的工程文件中提供证据，供合同管理方面的专家进行分析。 2.3 索赔证据资料管理存在问题 就目前而言，大部分承包商对索赔事件发生后，没有及时地收集证据，如工资单、工时记录、设备运转记录、材料消耗记录、工程进度表、工程量表、开支发票，系统地反映某项工作在施工过程中受非承包商责任的外界原因(如工程变更、不利的自然条件、业主拖延或违约
7、等)所引起的附加开支。提出索赔，使原来可以行使索赔的权利失效，反过来又影响了索赔的积极性。但内容多数是从质量管理方面考虑，从索赔角度考虑的很少。如：送交时接收人签名栏表格中未设置；签证时间的限定；争议的解决等。对索赔信、索赔报告、索赔详细计算书及证据等索赔文件也无统一的格式、内容。造成索赔细节工作的忽略，影响索赔的执行。2.4 不注重索赔技巧 有的甚至贻误索赔失效，导致无法得到索赔。什么时候谈判，如何谈判不清楚。 3 对策探讨 3.1 培养专业人才、构建索赔班子 参与索赔工作的人员必须具有丰富的施工管理经验，熟悉工程招投标、承发包合同、概预算、财务、物资、设备、法律和工程技术方面的知识，懂得索
8、赔的战略和策略，工作要勤奋、务实、不好大喜功，善于思考，头脑清晰，思路敏捷，有逻辑，善推理，懂得搞好各方的公共关系。而在我国建筑承包商大量缺乏精通索赔业务的管理人才，必须培养一批。 必须建立专门的索赔机构，目标任务明确、精干、高效、合理分工协助、适当授权、责权利对等的索赔机构是索赔成功的首要条件。索赔机构可考虑由项目经理、合同法律专家、估算师、会计师、施工工程师组成，设立专职人员搜集和整理由各职能部门和科室提供的有关信息资料。 3.2 谨慎地与业主签订合同协议，常念合同经，捕捉创造索赔机会 工程项目中标后，及时、谨慎地与业主签订合同协议。应尽可能的考虑周详，措词严谨，权利和义务明确，做到平等、
9、互利。合同价款最好采用可调价格方式，并明确追加调整合同价款及索赔的政策、依据和方法，为竣工结算时调整工程造价和索赔提供合同依据和法律保障。应尽可能在商签合同过程中，承包商应对明显把重大风险转嫁给承包商的合同条件要求修改，达成修改协议后应以“谈判纪要”的形式写出，做出该合同文件的有效组成部分，同时，对于工程师的口头指令应予以书面确认，为将来的索赔创造机会。 索赔的基础是施工合同文件。必须认真研究合同文件，熟练掌握合同条款，特别是对可能产生索赔的有关条款要反复学习和认真分析。 建设工程施工合同 （GF-1999-0201）中，与施工索赔相关的条款共计有三十八条，较为系统地规定了工程施工合同履行过程
10、中常见的索赔事项，索赔管理人员应反复研究这些条款，捕捉甚至主动创造索赔机会。 在施工过程中，承包商应坚持监理及业主的书面指令为主，即使在特殊情况下必须执行其口头命令，亦应在事后立即要求其用书面文件确认，或者致函监理及业主确认。同时做好施工日志、技术资料等施工记录。每天应有专人记录，并请现场监理工程人员签字；当造成现场损失时，还应做好现场摄像、录像，以达到资料的完整性；对停水、停电、甲供材料的进场时间、数量、质量等等，都应做好详细记录；对设计变更、技术核定、工程量增减等签证手续要齐全，确保资料完整;业主或监理单位的临时变更、口头指令、会议研究、往来信函等应及时收集，整理成文字，必要时还可对施工过
11、程进行摄影或录像。其次，在施工中需要更改设计或施工方案的也应及时做好修改、补充签证。另外，如施工中发生工伤、机械事故时，也应及时记录现场实际状况，分清职责；对人员、设备的闲置、工期的延误以及对工程的损害程度等，都应及时办理签证手续。特别是一些隐蔽工程、挖土工程、拆除工程，都必须及时办理签证手续。否则时过境迁就容易引起扯皮，增加索赔难度。做到不忘、不漏、不缺、不少，眼勤、手勤、口勤、腿勤。不能因为监理的口头承诺而疏忽文字记录，也不能因为大家都知道就放松签证。这些都是工程索赔的原始凭证，应分类保管，以创造索赔的机遇。 3.3 积累资料，提供证据，为成功索赔夯实基础 任何索赔事件的确立，其前提条件是
12、必须有正常的索赔理由，且有索赔事件发生时的有效证据。积累一切可能涉及索赔认证的资料，同建设单位研究的技术问题、进度问题及其他重大问题的会议应当做好文字记录，并争取会议参加者签字，作为正式文档资料。同时应建立严密的工程日志，承包方对工程师指令的执行情况，抽查试验记录、工序验收记录、计量记录、日进度记录以及每天发生的可能影响到合同协议的事件的具体情况等，同时还应建立业务往来的文件编号档案等业务记录制度，做到处理索赔时以事实和数据为据。 承包商一定要收集好以下索赔证据：招标文件、工程合同及附件、业主认可的施工组织设计、工程图纸、技术规范等；工程各项有关设计交底记录、变更图纸、变更施工指令等；工程各项
13、经业主或监理工程师签认的签证；工程各项往来信件、指令、信函、通知、答复等；工程各项会议纪要；施工计划及现场实施情况记录；施工日记及工长工作日志、备忘录；工程送电、送水、道路开通、封闭的日期及数量记录；工程停电、停水和干扰事件影响的日期及恢复施工的日期；工程预付款、进度款拨付的数额及日期记录；工程图纸、图纸变更、交底记录的送达份数及日期记录；工程有关施工部位的照片等；工程现场气候记录、有关天气的温度、风力、雨雪等；工程验收报告及各项技术鉴定报告等；工程材料采购、订货、运输、进场、验收、使用等方面的凭据；工程会计核算资料；国家、省、市有关影响工程造价、工期的文件、规定等。 施工主管应牢记在心，随时
14、收集，并及时交给索赔管理人员，便于在有效时间内准备索赔文件。 3.4 及时发出“索赔通知书” ，编好索赔报告 一般合同规定，索赔事件发生后的一定时间内，承包商必须送出“索赔通知书” ，过期无效。索赔是受时间限制的，失掉时机即意味着索赔失败。索赔能否成功，往往取决于能准时地提出索赔要求，不丢失每一次索赔机会。FIDIC 合同条款写明，承包商“应在引起索赔事件第一次发生之后的 28 天内，将他的索赔意向通知工程师” 。承包人若未能及时提出索赔意向，超过时限，就丧失了索赔的权利。 索赔报告的质量和水平，直接关系到索赔的成败。因此，索赔报告要求语言规范、结构严谨、条理清楚、论据充分、结论明确。索赔文件
15、是合同管理过程中的具有法律性质的文字资料，它涉及到双方的利益和荣誉，是双方矛盾容易激化的敏感焦点，应尽量避免采用抱怨或夸张的词语，让业主产生反感情绪，使索赔工作变得复杂化。索赔计算方法和款额应实事求是，让业主或监理工程师审查后感到合情、合理、合法，切忌漫天要价，造成业主的逆反心理，影响了整个索赔文件的可信度。 3.5 灵活把握索赔谈判技巧 当索赔不被业主方认可时则需通过谈判的形式协商解决，谈判桌上的技巧战主要讲求的是心理。 (1)谈判最佳时间为在工程进行到四分之一到四分之三之间。过早容易引起业主的反感，并使其采取反索赔策略；过晚业主会借故拖延，使承包商陷入被动的境地。 (2)着眼于大索赔，对于
16、小索赔不宜斤斤计较，以免索赔频率过高引致业主反感。同时还可卖个人情，做出适当的让步显出合作之诚意，这是为了获取更大的经济利益而做出的牺牲。 (3)分析业主的利益所在，从双方利益一致的地方入手。每一个索赔要求都力求合理并考虑业主的各方面综合利益，便于使业主接受和让步。把握好业主方的背景、心理动态、生活习惯以及个人兴趣爱好，简单说也就是充分了解对手并给予极大的尊重。同时利用监理工程师、设计单位、业主的上级主管部门对业主施加影响，往往比同业主直接谈判有效，承包商要同这些单位搞好关系，尤其是监理工程师，展开“公关” ，取得他们的同情和支持，并与业主沟通，这就要求承包商对这些单位的关键人物进行分析，同他
17、们搞好关系，利用他们同业主的微妙关系从中斡旋、调停，能使索赔达到十分理想的效果。 (4)资料准备充分。预先计算出索赔额的合理最大值和允许的最小值以便在协商索赔额时心里有数。并预计业主提出反索赔的各种可能，做好充分的准备，有可能的话应进行一一反驳。 (5)强调索赔事件的突发性。强调即使一个有经验的承包商也难以预见，同时强调事件发生后承包商为减少损失所付出的努力。 (6)面对分歧和争端，以和为贵。谈判过程坚持据理力争，但最终的索赔额是可以适当让步的。争取以双方协商的方式解决，不宜依靠仲裁部门来裁决。这样耗时耗财，往往得不偿失。 4 结束语 承包商做好索赔管理，能有效地保证施工承包的利益不受损失，这
18、也是承包商“做强做大” ，加强国际国内竞争、处理双方权益纷争的手段，同时有利于保证工程建设按质、按量、按时完成。索赔争端是难免的，但承包商尤其要保持头脑冷静，原则问题上态度要坚决，但也要注意方法，注意双方的合作关系和利益一致性，能对索赔过程有效地控制，运用恰当的策略和灵活的谈判技巧对话，既达到索赔要求，又要不伤和气。参考文献 1 罗锋.工程施工索赔因素分析J.四川水力发电，2009(03):78-79. 2 邢成学，王有祥，杨庆华.刍议工程中的索赔程序J.黑龙江水利科技，2009(03):152-153. 3 钮键.对我国实施建筑工程索赔的几点建议J.河南建材，2009(06):98-99.
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