1、刍议文书档案的信息化管理摘要:文书档案工作信息化建设是一项复杂的系统工程，而地勘单位的信息化建设与基础数据也就是档案是密不可分。管理具备传统管理方式所不具备的优点,本文对现代文书档案管理的优点和缺点进行分析，提出了自己的的几条措施供大家参考。 关键词:信息化； 档案管理； 问题应对；措施 Abstract: The document information construction of the archives work is a complicated system engineering, and the information construction and the basic da
2、ta of the geological prospecting units that archives are inseparable. Management has the advantages of the traditional management methods dont have, carries on the analysis to the modern management of archives of the advantages and disadvantages of this paper, put forward own several measures for yo
3、ur reference. Key words: information; archives management; problem coping measures; 中图分类号：G271 一前言:文书档案管理是衡量单位档案管理水平的一个重要标准,是档案存在的基础与重要的资源发生地,其管理水平的高低直接关系和影响着档案资料的质量与完整性。随着计算机技术的迅猛发展，高速大容量的档案影像管理系统已经日渐普及。档案信息化是指运用现代信息技术加强地质档案信息资源的收集、整理、开发、利用。地质档案信息化建设是一个信息数字化建设的过程，也是同一种信息的存贮、检索、管理形式和载体变化的过程，它给地质部门传统
4、的档案管理工作带来了新的发展和研究课题。综合文书档案的建立与管理亦急需专业化。为了实现档案长期保存、高效管理和快速查询，节省档案存放空间，迫切需要实施档案信息化管理。 二。文书档案信息化管理的优点 办公效率大幅提高 计算机具有强大的信息处理能力。在以往的档案管理工作中，工作人员过多地依赖于手工操作，要求资料收集完整、齐全，避免漏写、漏抄；用笔规范、耐用，字迹工整、清楚；分类、统汁准确无误，结果又费时，又费力。在应用计算机软件之后，文件资料收集、储存、分类、统计和查阅等环节变得十分方便、有序，无论是起草文件还是办理传递，都变得简单易行。 文件和文字信息得到充分共享 在原始的手工操作管理中，企事业
5、单位由于不能做到信息共享，使得大量信息闲置在文件柜中，不仅造成资金和资源的浪费，还造成文件和信息查找困难。运用计算机技术对档案进行管理后，档案管理由案卷级深入到文件级，由单途径管理发展为体系管理，由对档案外部特征（目录）管理到内、外部特征（目录和内容）合并管理。随着计算机网络技术的进一步发展，档案信息与载体分离利用，可与其他信息系统建立互联，从而极大地提高了档案利用工作的质量和效率，可以对所调阅的信息资源作出适时响应和脱机处理，可以保证很高的查全率和查准率，可以不受空间的限制。并且通过网络服务这个宽广的平台，可以了解其他档案工作部门概况、工作的重点和档案管理信息动态。 电子文件保存的稳定性 与
6、纸质档案载体相比，电子文件载体材料的寿命要长得多。纸张的耐久性取决于纤维素的性质，纤维素在一定的条件下容易受到破坏：如在高温、高湿、酸、酶、氧化剂等情况下，可发生水解和氧化反应，在档案工作过程中稍不注意就可能造成不可挽回的损失。而电子文件则不同，随着电子技术发展日新月异，储存、读取电子文件的设备日趋成熟，我们可以根据不同的需要，选择不同的电子载体，如、光碟，小容量的闪存盘，大容量的移动硬盘等。这些载体的普遍特点都是存、读方便快捷，易于传递，且储存时间长，受外部环境影响小，不易损坏，具有很强的稳定性。 提高了文件传递的速度和安全性 在日常公文办理过程中，办理人员私存文件或文件在传递过程中丢失的情
7、况时有发生，文件传递的传统手段是靠邮政系统，传送时间受距离长短的限制。同时，文件还可能因为其他原因造成丢失或延误，给档案人员归档和其他人员检索利用造成很大不便。而应用计算机网络技术，可直接通过网络进行传递，大大提高了文件传递的安全性和及时性。文书档案信息化管理存在的问题电子文件保密性受限制 电子文件的内容不仅易于变化，而且失去了固定的形式，使得文件保密性变弱。电子文件易于修改，而且改动后可以不留任何痕迹，虽然已有一些技术可防止伪造电子文件和在“原稿”上增删改，但其内容发生变化的可能性总是比纸质文件要大得多，从而使人们感到把握其内容原貌的困难。电子文件不再具有特定的字迹，人们可以根据需要以不同的
8、字体、字号将电子文件输出，无法从字迹上分辨其原始性，而且不能为每一份电子文件盖印或亲自签名，也就无法借助印章或签署的字迹来判断一份电子文件是否为原件。以上的种种问题都对电子文件的保密性提出了严峻的考验，而且网上窃密技术不断发展，进入网络中的任何文件都再难以做到绝对保密。 对档案综合管理人员要求高 对电子文件、电子文件归档及其归档后形成电子档案的管理，绝不是仅仅懂得纸质档案管理理论、原则、方法和技术的管理人员所能胜任的，也不是仅仅懂得电子计算机技术或数据通信技术的人员所能胜任的。这就对管理人员提出了更高的要求。实现档案管理信息化，首先要有现代化的人，管理人员要有较高的知识层次和先进的技术水平，不
9、能仅仅满足于一般的计算机操作水平。目前，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案信息处理复合型人才奇缺，大部分档案人员信息技术水平偏低，尽管单位引进了现代化设备，但不能充分发挥作用，根本谈不上实现档案管理信息化。 文书档案的信息化管理措施 文书档案的信息化应用在发展过程中有利有弊，就其对现代档案工作的贡献来说，利是远远大于弊的。针对在实际应用过程中遇到的一些问题，本文提出以下几点应对方法。 3.1 向“文档一体化”的方向努力。从文书和档案工作的全过程管理出发，公文制发到归档管理一体化是今后的努力方向。 “文档一体化”在理顺文书处理和档案管理两个环节关系的基础上，充分利用文书处理取得的成果，简化
10、文件整理归档工作，可以大大提高工作效率。利用计算机辅助管理的有利条件，调整归档文件整理工作流程，改变原有的每年集中整理归档的习惯做法，使办理完毕的文件能够直接进入档案整理环节，随办随归，从而使归档文件整理变成一项日常工作。 3.2 信息化系统内、外网隔离 在内部信息化网络和外网之间，设置物理隔离，以实现内外网的隔离是保护信息化网络安全最有效、最经济的措施之一。第一层隔离防护措施是路由器。路由器滤掉被屏蔽的地址和服务。可以首先屏蔽所有的地址，然后有选择地放行一些地址进入信息化网络。第二层隔离防护措施是防火墙。大多数防火墙都有认证机制，无论何种类型防火墙，从总体上看，都应具有以下五大基本功能：过滤
11、进、出网络的数据；管理进、出网络的访问行为；封堵某些禁止的业务；记录通过防火墙的信息内容和活动；对网络攻击的检测和告警。 3.3 提高档案人员的综合素质 一是从硬件建设和投入上下功夫，不断改善硬环境，提高档案人员业务技能。事实证明，只有在不断增加现代化硬件设施投入的基础上，档案人员才能通过对这些设备设施的了解、学习直至熟练运用达到增加业务技能、提高管理水平的效果。二是采取“自学为主，培训为辅”模式，逐步形成终身教育机制，保障档案人员素质随时代发展而不断提高。通过不断学习获取知识是提高素质的根本途径，要对本单位的档案人员建立学习激励机制，把档案业务学习成绩作为业绩考核的一部分。三是加大档案部门间
12、、区域间系统合作的力度，通过交流，多学习兄弟单位利用档案资源进行知识转化、知识创新的经验，运用网络、现代通讯等高科技手段，不断增加档案部门和档案人员的信息源。 结语: 信息社会把档案管理推进一个新的发展时期。而对信息技术的挑战，档案管理应真正实现信息化，总之，只要树立牢固的服务意识，切实加强企业档案信息资源的开发利用，积极探索企业档案信息服务模式，就能使企业档案管理水平和服务效率同步得到提高，更好的为企业服务档案。 参考文献 裴承志，奥多 办公自动化与文书档案管理 中国冶金教育， （） 汤颖 浅谈文书档案管理的办公自动化应用 科技风， （） 冼汉聪 文书档案管理的办公自动化应用 商情：教育经济研究， （）
