1、房屋建筑归档资料存在问题及对策摘要:本文介绍了竣工资料归档管理中存在的问题，并结合本人在竣工资料归档工作中的切身体会，采取针对性措施，力求符合性、真实性、正确性、及时性和规范性，切实提高资料归档工作效率。 关键词: 工程项目资料管理 对策 Abstract: This paper introduces the existing problems in the management of completion data archiving, and combined with the completion data in file be keenly aware of, take targete
2、d measures, and strive to compliance, authenticity, accuracy, timeliness and normative, and effectively improve the efficiency of data archiving. Keywords: engineering project information management . 中图分类号：TU8 文献标识码：A 建筑工程竣工资料在当今社会越来越被重视，主要体现在如下 几方面：（1）保护国家利益和公共利益， （2）保证业主的合法权益，（3）保证建筑的维修和系统维护等。然而，
3、工程资料在工程管理中又常常被人们忽略，以至于工程资料归档存在诸多问题。 一、资料归档收集中存在的问题 （一）在某科研办公用房项目建设时，恰逢行业单位重组、工程跨度时间长，工程项目人员变动大，资料收集困难等问题。 （二）由于空间和时间的关系，涉及项目的重要文件，由于疏于资料的管理和客观原因，原始文件缺失和工程资料验收签证不全，部分资料没有按照国家行业标准规定要求办理书面签字，结果工程结束了，无当事人签字确认。 （三）收集的前期资料、施工原始资料都存在书写不规范，各种颜色的笔记都有，甚至有的签字不利于档案资料的长期保存，格式和纸张不统一，文件页面的设置不等，给资料收集整理和组卷工作带来一定难度。
4、（四）设计单位在出施工图纸时，本身存在一些设计质量问题，在图纸盖章方面偷工减料，没有考虑建设、施工单位在工程资料收集、整理、归档管理方面会带来弊端。 （五）施工原始验收签证资料填写不规范，如：有些重要的审批文件的汇签、施工图会审、技术核定单、隐蔽工程、质量保证资料、交工技术文件、竣工报告和建设、设计、施工、工程监理及相关单位办理工程移交生产的签字手续等资料，有签署意见栏目没有签署意见、随意涂改或用简易贴，这样即降低了原始资料的可信度，又降低了归档资料的使用价值。 （六）在施工过程中，由于资料的管理工作的疏忽，致使资料在清理、收集、整理，完善、组卷、立卷的过程中遇到了很多的困难和问题。二、资料归
5、档管理对策 （一）建立健全资料管理制度 建设单位在工程建设立项时，首先应结合工程项目的实际情况，明确各单位在工程资料形成过程中各自的职责和应承担的责任，做到分工明确，责任清楚。在项目开始时制定出适合本工程特点的竣工资料所要求的蓝本，便于各参见施工单位在工程资料整理过程中有据可依，操作方便；从而避免资料格式的多样性和不规范；为保证归档资料内容的统一、准确、真实打下基础。 （二）做好工程前期报建和工程管理报审制度 项目立项后，首先要做好工程前期报建和预审查制度，按要求建设方应将工程施工图报送有审图资质的审查中心审查，确定符合要求后，再通知施工单位在工程中使用。同时，各方资料管理人员还应熟悉和掌握工
6、程施工要求和进度、增强资料收集中的可行性、目的性，为工程竣工后档案编制工作奠定了一个良好的开端。 （三）建立资料人员业务培训机制，提高资料人员整体业务素质。 工程资料管理人员即要了解、熟悉、掌握档案法 、 工程档案管理办法等法律、法规和规章制度、及时做好工程前期资料、施工图纸及各类资料的收集外；还要了解工程施工档案资料的归档范围、具体时间，施工过程中资料的收集情况及施工中收集资料遇到的困难，从而想办法解决突发事件中出现的各种技术问题；确保施工归档资料的符合性、完整性、准确性。 在资料收集中，面对不同的资料人员，还必须采取多层次、全方位的集中、分散、短期、座谈或专题讲座等各种形式培训，将基本理论
7、与实际技能、创新能力与实际操作能力、管理理念与先进方法等有机结合起来；帮助资料管理人员掌握现代化的资料管理知识，更好地为生产实际服务。 （四）完善竣工文件资料的整理与编制 完整的竣工资料不仅应从工程项目立项做起，而且工程项目资料专职管理人员，还要负责对各施工单位竣工资料的指导、监督。按照项目管理办法，编制竣工资料做到“三同时”和 “三同步” ，将资料管理贯穿于工程施工的全过程。例如：工程资料整理分类： 1.将资料按建筑工程质量验收评定依据和建筑工程施工质量验收评定标准中的工程分项划分，对资料进行收集、整理、分类，并按建设工程项目管理中的手段、方法，将在原有资料的基础上逐步依次细化到最小的分项工
8、程。 2.在整理已收集的资料时，按档案资料归档要求由大类到小类、逐类旁通、梳理排序，在工作中总结经验，积累方法，使思路更清晰，条理更明确，对后续工作的开展起到积极的作用。 3.对厂家提供的设备，除要有合格证、检验报告、使用说明书、图纸等多种内容之外，还要根据资料各自特点，结合档案管理办法做到分门别类的收集、整理、分类。 （五）做好归档资料组卷、立卷 1.根据中华人民共和国档案法 、 档案法实施办法和企业档案管理规定的要求，结合西南油气田公司档案管理实施办法及各类档案管理细则 ，针对归档资料在整理组卷过程中，大小型号不同图纸的折叠、文件的排序、案卷的排列等实质性的问题，采取应对的有效措施。如一：
9、图纸的折叠过程中，除已有的多种成熟方法外，还应从中总结出适合于自己操作方便的小窍门，这样，即便捷、更省时。 如二：文件的排序，除按重要程度或时间顺序排列之外，还要想办法解决多个内容相近文件处理的方法；对密不可分的文件资料，除按档案资料的要求外，还要想办法解决不同上级的请示及批复怎么处理才妥当等问题，并为以后资料查询提供思路清晰、查找方便的档案。 （六）加强施工过程控制，保证竣工资料真实有效 无论建设单位、监理单位、施工单位的各级工程管理人员、都要切实加强责任心，做到前期报建、工程施工与资料收集、整理完整同步进行，避免先完成施工任务，再后补资料的现象发生。同时，资料管理人员也要经常深入施工现场，
10、对各施工单位资料的同步性、真实性、准确性、完整性、规范性进行检查；为归档资料组卷、立卷工作做好前期准备工作。 三、结束语 房屋建筑即是企业的一种有形固定资产、巨大财富，归档资料更是企业有效维护自身合法权益不受任何损害的体现，只有充分认识到归档资料的重要性，才能避免若干年后因建筑的维修和系统维护造成不必要的经济损失，同时，为需要资料查询的人员提供有力依据。 参考文献： 1、行业档案管理实施办法及各类档案管理细则 ，2006 年 7 月。 2、吴燕玲：浅谈施工图审查文件档案归档 ， 科技资讯 ，2009年第 3 期。 3、付云兰、王鹏浅谈建筑设计档案管理 ， 中国房地产业 ，2012 年第 3 期。
