1、关于对建筑工程档案存在问题和管理措施的探讨【摘要】:建筑工程档案是每个建设项目管理中一个必不可少的组成部分；随着社会的发展，人们对建筑产品的质量要求也随着对建筑本身的认知程度而逐步提高，因此我觉得采取相应的措施来提高建筑工程档案的质量和管理水平，对一个建筑工程项目而言就显得十分重要。因为建筑工程档案就是建筑工程自身的一个缩影、总结。工程档案资料与建筑工程实体紧密联系互相影响。文章从建筑工程档案的主要特点及常见问题、解决办法、预防措拖几个方面着手，对工程档案进行系统分析。关键词：工程档案；特点；问题；管理措施 中图分类号：G271 文献标识码： A 随着国家的逐步发展和进步，祖国各地高楼大厦林立
2、，每年国家、省、市都会从各地的优秀建筑中评选出国优、省优、市优的工程项目，评优工作有两部分组成：一是实体质量；二是建筑工程档案及使用回访。故一个评优的项目，不只要有一个优质的建筑实体，而且也要有高品质的建筑工程档案做为评优的坚实后盾。实体说明“现在” ；档案记录“过往” 。在对建设工程质量、总体造价和建设工期进行管理的同时，建筑工程档案管理也不可忽视。有序地管理好建筑工程档案既是工程本身的需要，也是档案部门的要求。 一、建筑工程档案的特点 1、建筑工程档案的唯一性和针对性 建筑工程项目的唯一性决定了建筑工程档案的唯一性，因为一个建筑项目只能进行一次建设，所以建筑工程档案是存在唯一性的，每个建设
3、项目的时间、地点、建筑形式等等都是不同的，这就决定了建筑工程项目和建筑工程档案都是一一对应，各个项目却又各不相同的，每个项目不能相互替换。 2、建筑工程档案周期长 每个建筑工程项目从立项开发到实施阶段，最后交付使用。全周期过程是相当漫长的，所以收集所发生的工程档案资料也是点滴累积的过程。每个阶段所产生的工程档案资料集合在一起，建筑工程档案资料才完整。 3、建筑工程档案的真实性 建筑工程档案是随着建筑项目的进行所形成的事实文件，记录着建筑工程项目每个成长阶段的具体过程。这个性质直接影响着建筑工程质量和企业经济效益。从建筑工程档案的真实性上可以看出工程实际的质量以及施工管理水平的高低。 4、建筑工
4、程档案的科学性 建筑工程项目不但要在施工过程中做建筑工程档案，而且所有的进场材料也要根据规范要求进行现场抽检，抽检材料要由三方见证送当地有相关资质的检测机构做材料检测，形成检测报告存放于工程档案中。工程上只有检测合格的材料，才可以使用在建筑工程项目上。有各类复试、检测报告的种种科学的数据做为前提，使得建筑工程档案更具权威性和科学性。 二、建筑工程档案的主要内容 1、建筑工程档案前期包括 上级批准文件；计划任务书；工程地质、水文、气象、地震等文件资料；征地、拆迁安置等文件资料；项目的方案及初步设计文件资料；规划、消防、环保、卫生等政府部门的审批文件资料；工程施工、监理中标文件及有关合同、协议书；
5、工程竣工验收及质量鉴定文件资料；工程竣工结算及其审计报告等文件资料； 2、建筑工程档案实施工阶段 土建工程及水、电、设备安装工程施工文件资料。主要包括开/竣工报告；图纸会审、设计变更、技术交底记录及材料代用单等文件材料；项目的施工组织设计；监理规划、监理细则、监理月报及工程例会纪要等；原材料、零部件、半成品及成品的质量证明文件或试验资料；混凝土、砂浆等配合比、评定表及试验报告；各种隐蔽工程验收记录；各种工程质量检验及评定文件材料；施工技术总结及竣工验收证明、设计、勘察、监理、施工、建设单位出据的竣工验收文件、保修书等。竣工图部分：主要包括总平面布置、设计总明明、材料做法表及各专业通用竣工图；室
6、外各种管线竣工图；建筑工程竣工图；装饰工程竣工图；结构工程竣工图；给水、排水工程竣工图；强电弱电工程竣工图；通风、空调工程竣工图等。 三、建筑工程档案存在的问题 1、建筑工程档案管理多样化 由于国内南北地区差异大，所以在档案管理的问题上始终不能统一。根据每个地区的特点不同，各个地区都有各自不同的档案管理制度和表格，大到市档案管理部门，小到企业和项目部都有各自拟定的档案管理制度，所以形成的各类档案也五花八门。 2、建筑工程档案收集不完整 档案材料不完整是建筑工程档案存在的主要问题。由于建筑工程的长期性决了这一点，很多档案管理人员，工作流动性很大，档案形成的过程是漫长的，很多工程项目竣工后才发现一
7、些档案材料没有，这时接手的档案员不知道情况无从下手。还有一点就是一堆像是绿化、硬质、室内装修项目档案管理部门没硬性规定要做档案，所以有些档案也是不了了知了。 3、建筑工程档案对从业人员的管理 建筑工程档案在编制过程中得不到单位的管理人员重视，领导们就认为工程档案就是一些资料，整理收集资料的人会不会，有没有经验都可以适应这份工作。把工程档案的编制想的过于简单，导致一些从来没培训过，没经验的人来从事档案编制及管理工作，在既缺乏档案管理业务知识及经验的情况下，难以适应工作需要。 四、建筑工程档案有效管理的措施 1、统一工程档案管理制度是做好建筑工程档案的基础工作。 为了使建设项目各阶段档案资料能有序
8、编制及管理，保证工程完工后归档资料及图纸的真实、准确、齐全、有效，建设单位必须在项目建设初期就严格要求，强调各个单位应按照国家档案管理的有关规定，结合建筑实际情况，制定统一的档案管理制度。要向工程档案形成各方统一工程档案的总目标，其中建设单位、勘察、设计单位、施工单位、监理单位等工程项目管理人员及档案人员在工程档案形成过程中都要明确总体的档案管理目标和制度，各自应承担好职责范围内档案管理工作，以保证工程自立项开始到竣工交付使用过程中所发生的档案资料的完整性。 2、对从业人员定期培训、相互交流。 工程建设中企业对建筑工程档案在思想上重视程度不够，资料整理工作琐碎，在过程施工中不产生经济效益，现场
9、工期很紧张，管理人员绝大部分精力集中在工程实体的安全、质量，进度上，对资料收集、整理一般都是被动应付检查，甚至工地上只有一台电脑，没有专门的档案室，没有设置存放档案的柜子，资料在形成过程中，一是要跟现场施工交叉串插工作，使电子版资料乱七八糟，二是使一些具有保存价值的文件存在容易丢失的安全隐患。所以内业资料的管理首先需要的是企业引起高度重视，给档案管理工作创造很好的硬件环境，这包括有安全、足够的档案存放空间和专门用于工程档案的电脑、打印机等设备。避免档案资料混乱、丢失。其次需要的是档案管理员对本身的档案编制工作引起高度重视，定期参加各类档案方面的培训，时时更新现有的档案动态，获取新的档案知识。最
10、后需要的是定期检查、评比，必要时可利用奖惩制度来实现。对于检查中不合要求的档案，定期开会、在档案员中展开讨论，把存在的问题及发生原因进行总结、取长补短、相互学习不断完善。使建筑工程档案每个环节都很完整。 3、利用好现代化手段管理档案资料 做好档案的信息统计工作也是非常必要的，近些年来，国家大力推广电子档案管理，规范档案管理制度，把所有工程档案录入到工程档案管理软件中，电子组卷后刻录成光盘存放节省空间。软件中自带的条形码，也使打印出来的纸质档案资料在检查的过程中，可以直接扫码检查，这样使大量的档案检查工作变得非常简便，也使工程档案管理工作系统和标准化。 五、结 语 当前，我国建筑业处在市场经济的大环境下，必然带来了些许机遇、些许挑战。所以老旧的管理体制必须逐渐改进，对建筑工程档案管理也会更加严格要求，同时档案管理工作也存在着很大的提升空间。我们要以积极的态度去面对，充分发挥我们现有的优势，重视加强人才培养和激励制度，整体提高从业人员的综合素质；不断总结建筑工程档案管理的经验，使建筑工程档案能够更好的为社会造福。
