1、论如何提升房地产档案管理水平【摘要】随着管理者对房地产档案利用价值的提高，我们相应的规章管理制度也应该加强完善。本文分析了房地产档案管理工作中存在的问题，提出了相应的有效措施。 【关键词】提升 ；房地产； 档案管理 中图分类号：G271 文献标识码： A 文章编号： 一、前言 房地产档案是房地产行政管理的基础和核心，是在房地产审批、建设、管理等环节中，生成包括音像、图纸、文件等各种载体在内的记录房地产形成过程的档案资料。它具备一定程度的广泛性以及动态性，这决定了房地产档案直接影响到一个城市的城市规划，在我国房地产档案也是财产清查过程中的关键凭据，同时它还能够在发生产权争议或房地产纠纷时作为参考
2、资料。满足各有关部门对每一地块和房屋的过去和现时不同情况的快速有效利用成为档案馆目前最主要的工作任务。因此，用现代化、科学化的手段做好新时期的房地产档案工作，更好地为以经济建设为中心的社会主义现代化建设服务，这既是新时期房地产档案工作的迫切需要。 二、随着社会的不断发展和进步，房地产档案的规范和管理制度也有所不同，因此，对档案管理人员的素质和专业性的要求也各不相同。由于对房地产档案的认识上的不同，造成了在房地产档案管理的工作中，存在着很多问题。 1房地产档案是各个时代的工作人员收集总结的，因此房地产档案里的内容和质量各不相同 随着社会的不断发展和进步，人们对于房地产档案的认识也有了变化。由于各
3、个时期的档案管理人员的素质和专业水平各不相同，对于房地产档案里错误的、有问题的、不完全的材料部能及时发现和校正， 还有对于一些不规范的文字或图片没有把好关， 一同放进房地产档案中，妨碍了以后的查阅和利用， 也有可能因此给利用资料的人造成很大的麻烦甚至是巨大的损失。 2关于房地产档案的抗风险能力有待于加强 房地产档案是一个城市非常宝贵的文件材料，因此加强房地产档案的抗风险能力是有必要的。由于档案管理员的认识和观念的问题， 使得房地产档案的抗风险能力很低。虽然在房地产档案的保存过程中加强了火灾、水灾、虫灾等管理措施，但是一旦遇上地震、洪水等自然因素的不可抗力时，房地产档案的抗风险能力差的事实就自然
4、而然地会显露出来。一旦灾事来临，将带来巨大的损失。 3房地产档案的形式单一 房地产档案的内容除了文字就是图表，很少会有照片、录音、重要数据的底版和其他影像资料。不能满足人们更大的需求。而在房地产档案中有相关特殊载体的，对于档案的保存就更加重要了，因为这些特殊的载体易损坏，而且成本要比纸张高得多。因此，特殊的档案载体要有特殊的人员管理，还要有特定的管理制度。但是在这方面有管理经验的人员甚少，所以我们要大量培养这样的人才，以便于顺应今后的房地产档案的数字化发展。 4对于房地产档案中的不合格材料要及时纠正或删除 城市房地产权属档案管理办法中规定： “房地产权属档案管理机构应当按照档案管理的规定对归档
5、的各种房地产权属档案材料进行验收，不符合要求的，不予归档。 ”但事实上， 由于档案管理工作的最后一个环节就是资料的整理归档，当档案里的材料进行归档的时候，所有的审批过程都已经完毕，手续和证件的发放也已经分发出去。即便档案管理人员在归档时发现了有的档案不合格或有材料有错误，不准确或不规范之处，退还给当初的登记人员或具体的收集人员要求其更正也是非常困难的。另外，房地产档案中的各种资料和资料之间都是有联系的，数据和信息都有着关联性，是一环扣一环的，如果有某一个地方出现错误，紧接着与其相联系的各个环节都会发生错误。 三、采取有效措施，依法加强房地产档案管理 1、做好前期控制法律依据性要求房地产档案必须
6、真实；准确，完全符合事实。必须做好前期控制，规范好档案资料的收集、整理工作，全面准确地提供档案信息。 （1）确保房地产权属档案的完整。要依照档案管理有关法规及有关业务的规定，房地产权属档案须纳入以下五个方面的文件资料，即房地产权利人、房地产权属登记确权、房地产权属转移及变更、设定他项权利等有关的证明和文件；房屋及其所占用的土地使用权权属界定位置图、房地产分幅平面图、分丘平面图、分层分户平面图等；房地产产权登记工作中形成的各种文件材料，反映和记载房地产状况的信息资料。 （2）确保房地产档案的真实。工作人员在办理房屋登记时就要把好文件资料的审核关。要认真审核当事人的手续是否完备，提供的原始资料是否
7、齐全、合法，有无虚报、瞒报产权和涂改、伪造资料等违法现象，总之，应确保“手续完备、材料齐全、内容真实” 。档案管理部门还应把好归档关，在档案交接时，档案室工作人员对资料逐项逐条进行最后审核。 2、建立动态管理机制，规范档案资料的收集、整理工作房地产档案的动态性要求我们对房地产档案进行动态管理，做到正确、完整、及时的完成因产权转移、产权变更后所形成的文件材料，使房地产档案能够清晰、完整地反映房地产的真实信息。在房屋状况发生变动时要再次进行实地测量，制作新的产籍平面图，并计算相应的面积，还要将房屋状况发生变动的原因登记的相关的文件材料中；房屋灭失的，要进行现场勘查，同时将房产证收回注销，并将之与原
8、产权档案放在一起。 3、采用科学的管理方法和先进的管理手段管理房地产档案数量巨大、使用频繁是房地产档案的两大特点。先进的管理方法和技术手段的运用，能够使档案管理和提供利用的工作效率得到提高。 （1）采用分类管理的办法。按照登记种类的不同，房地产档案一般有产权、灭失、注销、测绘、评估、拆迁、抵押、查封、拍卖、统计档案等十几种。 （2）现代化的管理手段。利用现代科学技术，方便快捷地搞好档案利用。广、快、精、准是信息化社会人们信息需求的基本特点，为了满足这一需求，必须借助于先进的技术手段。作为社会信息业的组成部分，房地产档案管理部门有必要实现档案管理现代化。首先普及使用计算机技术，实现档案管理自动化
9、。将计算机技术引入到房地产权属档案管理中来，提高档案信息处理效率 其次，实现档案信息传递网络化，将网络技术引入到档案管理中来，更好地发挥计算机技术的优越性，使对利用者的服务更加方便快捷。 4、重视对档案利用者的研究，全面搞好开发利用房地产档案的区域垄断性要求我们全面搞好对其的开发利用工作。但在实际工作中，房地产的开发利用工作不同程度的存在着提供利用方式单一、被动，编研成果数量少，编研效果不理想等缺点。而要彻底改变这种状况，必须做好以下几个方面的工作。 （1）完善开发利用机制。同其他文书、档案相比，除确认产权归属外，房地产档案开发利用工作很难在短期内看出实效，主要是受房地产信息系统性、连续性特点
10、的影响。开发的过程就是使其系统性、连续性不断的完善。信息量在开发过程中呈梯增状态，因此必须建立起稳定的开发利用保障机制，使开发利用工作保持经常化、规范化的状态。 （2）领导机制。房地产管理部门负责人必须正确认识房地产档案管理的作用，在关注市场管理、产管管理的同时，关注档案的开发利用，并定期检查指导档案开发利用相关的各项工作，对开发利用中存在的问题及时解决，保证房地产权属档案的管理工作高效运行。 （3）投入机制。在房地产档案管理工作中，除调阅档案进行产权确认外，其它工作大部分属于研究性工作，对人力和物力的消耗量很大，因此，要建立起稳定的投入机制。一方面提供必要的资金和设备，一方面配备专职人员，使开发利用工作能够获得足够的“养份” ，为“产出”打下坚实的基础。 结论 总而言之，房地产档案是城市房地产业演变的历史记录，是房屋状况的缩影。由于其对社会经济发展具有非常重要的意义，必须要加强对房地产档案信息的开发，尽量提高档案信息的利用率，尽快解决房地产档案管理的存在的问题，并积极探索和努力实践，引进先进的管理技术，制定完善的管理制度，全面推进房地产档案管理的发展。 【参考文献】 1张淼 房地产档案管理的问题及对策I现代交际，2010(12) 2王云莲加强房地产档案管理的思考 中国房地产，2010(5)
