1、企业数字档案馆建设模式初探摘要：研究目的：为大中型企业实现档案新信息化建设提供参考依据。研究方法：在深入分析大中型企业档案信息化建设需求的基础上，根据档案管理工作的特点进行系统搭建。研究结果：提出了数字档案馆建设的总体框架，对系统功能设计、实现方法、系统特色、安全保障等做了详细阐述，规范了档案信息化管理，提升了档案管理水平。 关键词：数字档案馆建设 研究 中图分类号：C29 文献标识码：A 文章编号： 数字档案馆建设是一项系统工程，需要经过调研、立项、论证、软件开发、平台构建、资源准备、系统试运行、项目验收、运行维护等诸多环节，需要各业务部门、档案管理部门以及其他相关单位的共同参与，是一项长期
2、的工作任务。随着现代信息技术的迅速发展和大量电子文件的产生，数字档案馆的研究和建设已成为我国档案界关注的热点，而企业数字档案馆建设模式的研究，则处于起步阶段。下面以大中型企业为例，就企业数字档案馆建设模式，提出一些肤浅的看法。 1.总体框架 企业数字档案馆建设，是以信息技术为依托，以档案资源为核心，以档案法规、制度为保障，紧密结合企业的发展定位和实际需求而规划建设。其建设内容主要包括基础设施环境建设、档案资源管理软件平台建设、档案信息资源库建设、档案安全保密体系建设、档案标准规范制度建设、人才队伍建设。基础设施环境建设是条件，管理系统是手段，信息资源是核心，服务利用是目的，安全管理是保障，人力
3、资源是关键。几部分建设内容相辅相成、不可或缺。 2.系统设计 （1）基础环境及支撑平台建设 基础环境及支撑平台建设一般包括网络环境、服务器及存储系统、系统软件及基本设施建设，如机房、库房，以及档案信息化必备的数字化加工基地、电子阅览室的建设等。 （2）数字资源管理软件平台建设 为了实现档案收集、管理、利用、保管业务环节的网络化、自动化，规划建设综合档案管理系统平台、档案数字化加工平台以及档案信息门户。 综合档案管理平台包括七大功能模块：信息采集、档案业务管理、技术资料管理、档案利用、辅助关键功能（包括流媒体管理、OCR 识别、文件浏览服务等） 、系统设置、安全设置。各功能模块设置目的是：信息采
4、集、档案业务管理、档案利用是综合档案管理平台基本模块，功能涵盖档案收、管、用等三个基本业务环节。 档案数字化加工平台主要用于馆藏档案的自动扫描加工和每年新增的、需数字化档案的处理。数字化加工局域网自成体系，数字化加工产生的档案信息最好采用移动硬盘等定期或不定期地转移到档案管理网络的存储服务器上，实行统一集中管理，采用统一的方式和同一个系统为档案利用者提供服务。数字化加工系统主要包括档案扫描、索引著录、图像处理、数据备份、光盘发布及加工过程管理等功能，并能够对加工人员产量和质量进行信息记录。 档案门户网站是档案馆面向网络群体的窗口，是档案宣传和资源信息交流的重要手段和途径。内容板块设计包括基本概
5、况，规章制度，工作动态，公告通知，查询登录，查档申请，档案展示，业务咨询，下载中心。档案门户后台功能包括栏目管理，文章管理，表格管理，链接管理。档案门户与其他系统的关系是要实现档案门户网站与综合档案管理系统集成管理。 3.数字档案信息资源建设 档案信息化建设的核心问题是档案信息资源建设，没有可提供利用的档案信息资源为基础，档案信息化的速度和效率均无从谈起，档案信息化建设的目的也不可能成为现实。 （1）数字档案信息资源建设途径 馆藏档案资源主要包括文书、科技、财会类等档案，按照价值性、实用性、特色性的原则，可以将科技类档案中的经典产品的工艺规程、专利申请材料及证书、基建档案中的重要文件材料、典型
6、、主流产品资料及图纸；实物档案、照片作为首批数字化加工的对象。其次，将文书类档案作为第二批的数字化加工对象。数字加工最好采取自行加工的方式，这对档案部门建立长效机制有好处。 历史档案数据转化 现有大量文书类目录数据和科技产品类的光盘数据等数字档案资源，这些数字不成结构，也没有按照档案目录的标准著录录入，且电子文件独立存在，与目录不关联。为了充分利用已有的历史档案数据，加快数字档案信息资源体系的建立，基于综合档案管理系统，采用批量导入功能、档案原文批量挂接功能、数据格式批量转换功能等，对历史数据进行规范整理，标准转换，以符合新建数字档案资源的规范标准。 网页资源的采集 网页资源是互联网时代，一种
7、新型的信息载体，应该作为档案信息资源的重要来源加以采集。企业门户网站存储了大量反映企业各方面发展、建设、文化的图文并茂的新闻信息；网络媒体也有大量反映行业发展、建设的媒体资源，这些都是档案信息资源的不可缺少的组成部分。数字档案馆建设需建立不同于档案目录和档案原文数据库的网页资源数据库。 （2）档案信息资源库建设 数字档案信息资源数据库体系主要有：目录数据库、原文数据库、多媒体数据库、网站数据库、专题数据库、实物档案数据库。 目录数据库 分为案件级数据库和文件级数据库。案卷级目录数据库反映的是馆藏各个时期和各种载体档案的基本情况，应确保案卷目录和档案实体一一对应；文件级目录是案卷级目录的延伸，是
8、对案卷内每一份文件的精确著录。文件级目录数据库是数字档案检索利用的基础，是数字档案馆建设的最重要的数据库之一。企业目录数据库的建立，主要通过四种途径构建，一是历史数字档案数据的转换，二是批量数字化加工，三是数据接口的自动生成，四是手工著录。 原文数据库 数字档案馆内容数据库是数字资源管理的主体，内容数据通常表现为非结构化数据，不方便用数据库二维逻辑表来表现，如文本、图片等。从方便管理和利用、软硬件有效配置、资源安全等角度考虑，应分别建立以管理不同档案内容数据的内容数据库。 根据档案内容和形式特点，可划分为电子文件数据库、扫描文件数据库、照片数据库、多媒体数据库等。这种划分不是必然的，数字档案馆
9、建设可按照资源数量、设备条件、用户需求等，建立符合实际的档案内容数据库。 多媒体数据库 多媒体档案是企业档案的重要组成部分，是企业各项工作活动生动、形象的历史记录。档案部门需要建立相应的收集归档机制，形成企业多媒体数据库，可分别以年度、部门、内容等建立多级分类，分门别类的建立流媒体档案数据库。 网页资源数据库 企业网页资源的建立，主要通过上网浏览和利用搜索引擎收集相关网络信息的方式。我们将收集到的网页信息对象进行描述、分类和设置，然后基于综合档案管理系统实施收集，对收集到的数据分网站单元和网页单元进行校验、整合、编目和保存，最终分别形成专题存档。 专题数据库 专题目录数据库产生于其它档案基础目
10、录数据库，所以我们可以通过综合档案管理平台的编研功能，经过人工干预自动生成。当然，有必要时也需对某些专门档案直接著录产生的专题目录数据库。 实物档案数据库 企业档案室还保存有一定数量的证书、奖品等实物档案。为了统一管理各类档案资源、提供便利的查阅利用。建议基于综合档案管理系统建立实物档案数据库，批量导入目前实物档案基本信息，在此基础上，按照国家实物档案管理办法，补充完善相关的著录信息，形成实物档案数据库。 4、数字档案馆安全体系建设 安全保障体系建设是数字档案馆建设的基础工作。新时期，企业档案工作不仅面临着对传统档案资料的安全管理问题，同时也面临着对不断产生的数字化档案资料的安全管理问题。数字
11、档案馆安全体系的建立遵循档案信息安全保护“保密性、完整性、安全性、可控性”基本原则和“以防为主，防治并举”的建设指导方针。数字档案馆的安全体系主要包括网络平台安全、信息系统安全和档案数据安全三大方面。数据安全是要保证数字档案信息的可靠、可用、不泄密、不被非法更改等。系统及其网络平台安全是要保持系统软硬件的稳定性、可靠性、可控性。安全保障体系建设主要通过两方面途径实现。一是按照信息安全等级保护的要求，采用相应安全保障技术方法，配备必要的软硬件设施。二是建立健全数字档案馆安全管理制度，并严格遵照实施。 总之，运用信息技术手段，将类型多样、结构多样、内容多样的档案数据进行归类整理、分批导入、综合管理，对于提高档案数据采集、录入、检索等提供便利，对提高工作效率，加强档案规范化管理具有重要作用。一是明确了档案管理工作各环节的需求和要求，进一步明确了岗位职责，促进管理的程序化和规范化。二是通过信息化手段，提高档案数据处理的时效性和准确性，促进档案工作的规范管理和长效机制的建立。三是能实现企业内部子公司之间的信息共享，促进企业共同发展。
