1、企业办公自动化 OA 系统应用分析摘要：办公自动化（OA，即 OfficeAutomation） ，是指把办公的特定流程或环节和日常的事务联系在一起，从而使办公文件在不同办公室、不同地区的流转、审批以及发布等方面实现方便的共享以提高办公效率。本文主要对企业办公自动化系统的应用进行了分析。 关键词：办公自动化；OA 系统；应用；建议 中图分类号：C29 文献标识码：A 文章编号： 引言 狭义的办公自动化即 OA，是在企业中采用网络技术，以计算机为中心，结合现代化办公流程，通过快捷信息共享、高效协同办公，从而提高整个企业的办公效率。关于 OA 系统的基础构架，可以分为三个逻辑层面。最上层为表示层，
2、主要是向 OA 的使用者展示界面，通过办公流程和接口完成指令，表示层包含能够显示数据的系统，比如，HTML 表单、JPS、javaApplet 等。中间层为应用层，是 OA 的使用者通过表示层获取数据需要调用的代码，包括安全系统、应用系统、技术平台等多个部分，可以根据其逻辑的独立性采取灵活的应用设计方案。在技术上主要利用Java 语言、Servlet 和 Beans 等，以组件包的形式将抽象功能、逻辑等分别打包，并统一规范为核心 API，为表示层的访问提供确切的接口。底层为数据层，主要用于实现统一的数据管理和数据交换。 一、办公自动化在企业管理中应用的重要性 21 世纪是知识经济，对于报刊传媒
3、业来说，如何在信息革命给企业带来的全球范围激烈的竞争中，迅速把握和充分利用信息是一个巨大的挑战。报刊传媒企业能否利用先进技术和手段来获取信息，识别和抓住机会是企业在激烈的竞争中是否取得竞争优势和实现企业发展的关键。办公自动化在企业管理中的应用，能帮助企业充分利用信息，为企业谋求最大经济效益。现阶段很多企业虽然通过计算机建立起企业内部网络，但仍然有相当多的企业仅仅是用来打字，而未充分发挥内部网络的作用。因而，处于信息化的大背景下，在企业管理体系中开发和应用基于 IT 技术，操作简易的，符合企业日常办公习惯的办公自动化系统对企业来说有着非常重要的意义。 二、企业办公自动化系统应用 对于广大企业而言
4、，引入办公自动化系统有助于改变传统的纸介质办公模式，提高企业整体的工作效率。企业中办公自动化系统的应用主要在于以下几个方面。 1、信息共享 企业可以通过建立信息中心来提高信息传递与沟通的质量，减少因企业内部信息沟通问题对企业发展造成的不利影响。信息中心可以包括内部论坛、下载中心、公告管理三大部分功能。内部论坛可以为企业内部员工提供讨论交流的平台和新的沟通路径。内部论坛的栏目设置可以灵活多样，以提高内部沟通效率为目的。下载中心包含日常办公中所需要的模板、软件、报表、格式等，有助于快速准确获得标准化的办公信息。公告管理主要用于企业内部的通知和查询。 2、文档管理 办公自动化中的文档管理并不是简单的
5、针对工作结果的管理，而是包括工作计划、工作过程和工作报告三大部分。尤其要强调对工作过程的规范管理，从而增强企业内部的团队协作能力、强化对工作过程的控制和监督。其中，工作计划要求办公自动化系统支持对计划进行进一步再分解的操作，以便于整个团队中任务与责任由总到分的安排与管理。工作过程要求办公自动化系统支持对工作进度的跟踪，以及对工作问题的反馈和查询，从而实现企业内部精准的监控管理。工作报告要求办公自动化系统支持实时提交和反馈，并同时存档，作为对将来工作考评的依据。 3、人力资源管理 办公自动化系统支持的人力资源管理主要包含人事管理、考勤管理和培训管理三部分功能。通过借助办公自动化系统，实现企业内部
6、人力资源的优化配置。人事管理要求办公自动化系统支持对企业员工的档案、岗位变动信息、入职离职信息的查询统计功能，以及对于特定事项的提示功能。考勤管理要求办公自动化系统支持对各类考勤信息的查询，同时有灵活的接口可以实现与其他考勤系统，比如打卡式考勤机的对接。关于培训管理的办公自动化系统又可以进一步分为培训计划、培训过程和培训结果。培训计划方面需要办公自动化系统支持内部员工的计划提交和计划申请。培训过程重在对培训的日程安排以及监督。培训结果则要求办公自动化系统支持对培训结果的反馈，以及对新的培训计划的修正。 4、财务管理 企业利用办公自动化系统进行财务管理，主要包括对资产的管理和对费用的管理两个方面
7、。对资产的管理，从办公自动化的角度，重在对各类资产建立档案，根据不同资产的使用特点，分不同的模块建立资产使用情况登记，并支持统计功能、查询功能和预警功能，使各类资产的使用情况公开化、透明化，从而有效杜绝浪费和资产流失的情况。对于费用的管理，旨在使企业的各种用款规范化、高效化。因此，需要办公自动化系统支持在线提交申请、审批、用款登记的管理功能。同时提供与计划任务模块的接口，并支持统计、查询功能，对于费用的使用情况、是否超支便可一目了然。同时，也可以帮助降低财务部门在费用报销、用款申请方面的工作强度。 5、决策管理 利用办公自动化系统支持企业的决策管理，需要具备数据分析、情境模拟，以及决策过程记录
8、的功能。在数据分析，以及情境模拟方面，强调企业内各相关部门的协同办公，汇集多方面的数据、设计多因素的情境模拟。在制定决策的过程中嵌入节点设计，便于过程记录，以及后期跟踪。 三、办公自动化在企业管理应用的建议 1、提高企业对办公自动化的认识，对员工进行培训，保证办公自动化的实施 要使得企业员工认识到办公自动化是实现企业现代化办公、将内外部的信息资源化、信息传输实现网络便捷化有助于科学决策的必然选择，是迎接信息时代巨大挑战的要求，也是对企业工作模式进行有利变革的现实需求。教育员工明白在当今数字化办公时代，办公自动化操作是“通用技能” ，学习办公自动化操作是避免被时代淘汰的必要方式，促使员工转变意识
9、。因此，企业的领导应该充分发挥带头作用，成为办公自动化的推行者，率先应用办公自动化系统进行办公，成为员工的表率。首先，需要抓好企业办公室主任、部门领导者、办公自动化系统管理维护人员以及文档管理人员的培训工作，以此确保实现全员培训的目的。其次，通过对办公自动化的培训和对办公自动化系统应用知识的强化，实现员工熟练掌握办公自动化操作技术，并逐渐将员工掌握的技术制度化，转变为企业管理制度之一，将掌握的技术当成员工的一种工作习惯和生活方式，最终做到企业每一位员工熟知办公自动化系统相关技能。另外，领导者还应积极鼓励和指导员工应用办公自动化系统，以保证员工能正确使用办公自动化系统来处理业务，避免企业大量投入
10、的人力、财力建立起来的办公自动化系统成为 2、强化制度管理，对自动化办公的行为进行规范 强化制度管理，要求企业在应用办公自动化系统时应建立起系统软件运行相关的制度和规定，并严格执行。以明确对办公自动化系统的应用、管理和维护的责任划分，并明确界定各类信息发布的运行模块，建立和完善办公自动化系统运行工作处理中的每一个环节相关的标准。 3、注意办公自动化系统软件应用的技术问题 办公自动化系统软件的应用主要有连接、沟通、协同和监控等环节。在连接环节，需要注意将企业分散的局域网和机关处室的计算机进行连接，以形成虚拟办公的网络；在沟通环节，则需注意借助办公自动化系统构建在线交流和信息提醒的功能；在协同环节
11、，需要系统软件支持修改痕迹的显示；在监控环节，需注意系统能够对办公事项处理过程和结果进行跟踪管理并及时反馈处理信息等。 结束语 随着办公自动化在企业管理中的应用和进一步发展，当前办公自动化逐步向以强调知识管理为核心的方向。因此，各企业应加快办公自动化在企业管理中应用的步伐，结合迅速发展的 IT 技术通过办公自动化实现电子政务，以为企业和社会各界提供更加先进的信息收集、查询等服务。 参考文献 1陈春香.论企业办公自动化J.现代企业文化,2009(16). 2刘晓余,杨浩.浅析 OA 系统在企业信息管理中的应用与实现.电子商务,2006(1). 3杨雪.办公自动化在企业的应用探析J.计算机与信息技术,2010(10).
