1、浅谈信息化与建筑施工企业档案管理摘要：本文从建筑施工企业档案管理的重要性，结合二航局四公司档案管理的现状，指出了档案管理信息化的建设之路。 关键词：建筑施工企业;信息化;档案管理; 中图分类号： G271 文献标识码： A 文章编号： 筑施工企业档案管理的重要性。 档案是机关、组织和个人在社会活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、音象及其他各种形式和载体的历史记录。它是一种信息资源，是信息和载体的统一体。 1、工程档案管理是工程质量评定的依据。有了完整的原始工程建设资料，并加以整理归档，在整个工程竣工验收时就能准确无误的依据这些原始凭证来评定该项工程产品的质量等级是合格还是不合格，这一点建
2、筑施工单位是深有感触的。 2、工程档案是处理和判决工程产品使用过程中出现质量问题的依据。3、工程竣工档案与施工单位所承建工程的经济效益有直接的关系。为什么这么说呢，是因为工程竣工档案是否齐全，与质量等级的评定有直接的关系。 4、工程竣工档案也是检验和衡量施工单位资质和信誉的依据。 工程竣工档案与我们施工单位是息息相关的，无论是提高承建工程的经济效益，还是企业的信誉与发展都是非常重要和有利的。 二、档案管理信息化有利于建筑施工企业提升档案管理水平。 作为国民经济建设的支柱产业之一的建筑施工行业，近年来规模不断扩大，仅以中交二航局为例，经过多年发展，二航局现已成为以大土木为主营业务的集团公司，公司
3、的组织构架大致可以划分成三个层级八大类：公司总部、事业部、工程公司、管理型公司、经营型公司、专业公司、项目公司、项目部，现有员工 8100 多名，拥有各类大型工程船舶80 多艘，施工机械设备 5200 余台（套） ，是一个庞大而复杂的系统。二航局每年有超过百项工程在建或开竣工，档案资料之多可想而知，而且就二航局所属各单位而言，档案管理水平参差不齐，有部分存在数量冗多、保管条件差、查找利用率低、管理人员知识单一的问题。在档案信息化系统部属前，四公司档案信息管理仅有单机版管理软件，实现条目级管理，其余单位均无软件，管理模式和服务手段落后。要解决这些问题最好的办法就是实现档案管理的信息化。 三、建筑
4、施工企业如何实现档案管理信息化。 要实现建筑施工企业档案管理信息化，要着手增强档案管理现代化意识、加快硬件设施建设、创建规范的管理机制和建设复合型的管理队伍。 （一） 、更新观念，增强档案管理现代化意识。 没有档案管理现代化意识，及时有一流的档案保护和管理设施，都不能称其为档案管理现代化。在实现档案人员现代化进程中，档案人员要牢固树立依靠科技进步和科学管理的理念，建立和时代合拍的档案意识，切实转变对档案管理轻利用、等客上门、封闭等观念，实现转变工作作风，实现被动服务为主动服务的转变，使档案工作更好的适应现代经济生活发展的需要。 （二） 、加快硬件设施建设，实现装备和技术的现代化。 1、及时配备
5、档案管理所需的计算机、扫描仪、刻录仪等，充分发挥现代技术、微缩技术在档案管理中的作用，加快档案信息数字化处理步伐。 2、档案信息化系统建设。与传统的纸质载体档案管理相比，电子文件、电子档案的管理具有技术含量高、更新快、相关因素多，关联度高等特点，因此电子档案对记录的管理工作提出了更高的要求。档案信息涉及到企业的方方面面，与各个不同的专业信息系统的数据都有密切联系，例如办公自动化系统等，档案管理信息平台就是利用各个不同专业信息系统的数据，实现电子文件与电子档案一体化管理。 近年来，二航局建立了全局档案信息管理统一平台，采用服务器组和存储设备大集中的集群部署模式，建立档案数据中心，为各所属单位提供
6、数据集中存储和应用服务，实现全公司上、下级单位档案系统互联互通；实现全局三级单位统一业务规范。二航四公司在二航局的统一部署下上线了 PDE 档案系统，实现电子档案网上移交和网上互查；实现上级档案业务在线监管和查看；将在建项目纳入管理体系，更好地实现工程项目档案收集、保管和利用，有效整合各种档案资源，充分发挥网络优势，实现档案信息资源的最大化共享功能，推动公司信息现代化建设和档案资源数字化建设。目前中交二航四公司 PDE 档案系统已实现与 OA办公系统的对接，对公文可直接检索目录也可进行全文检索，可对档案目录、正文、附件进行检索。 （三） 、建立规范的档案管理制度。 在档案信息化建设过程中，为明
7、细相关责任，保障网络及数据的安全运行，还需要从实际出发建立规范的管理制度。 1、建立和健全档案管理业务流程和技术规范，细化电子档案工作的环节和步骤。统一档案管理标准，统一档案类型、统一报表样式；网络信息采集、信息整合、数据处理、及电子文件到电子档案的全程数字化管理；各种档案类型的数字化管理；档案全文信息网络检索与共享；数字档案光盘存储的自动打包，脱离系统、跨平台的目录检索及原文调阅；档案信息资源共享，各全宗单位可跨全宗移交档案、网上数据报送，使其档案信息不再存在信息“孤岛” 。 目前二航四公司档案系统已实现：文档通过协同办公自动化模块实现电子文件的及时归档、保管、利用；工程档案通过在线系统、离
8、线客户端进行了多个项目的收集、编目等工作，目前已应用工程档案管理中；个人待办可提醒用户目前有哪些事情需要处理。主要通过在主页上显示和进入相应模块进行操作。 2、制定必要的安全措施，特别是对电子文件和电子档案，确保电子档案的安全性和完整性。主要定义各档案类型的开放权限以及可使用档案系统的用户。定义用户的角色、权限以及是否是专兼职档案员等。权限管理模块还细分为永久权限和临时权限，并可对档案原文的控制进行细化，具体分为浏览权限和下载权限，以满足不同的利用。文件安全控制：对电子档案的“阅读、下载、打印”进行三权分立。支持多种图形、图像文件格式的管理和浏览，无需安装相应的应用程序，即可通过浏览器打开原文
9、进行浏览，且浏览器和用户权限进行了集成，可以防止非法用户的浏览、下载、打印。光盘打包离线备份：系统提供了将档案扫描的原件及其对应的录入信息，从数据库中刻录到光盘上的功能，可以制作出符合国家标准的通用电子光盘档案。利用廉价的光盘永久保存档案的原件信息，同时也增加了数据的安全性。制作成的光盘可脱离档案系统进行检索或浏览原文，光盘可设置登录密码，光盘上的内容可进行加密保护。 （四） 、制定档案专职人员与兼职人员的继续教育培训与考核工作。 根据国家档案局相关法规规定，专职档案人员每年至少要进行两次集中的在职继续教育用以提高档案人员的档案工作素质和技能。继续教育包括国家档案协会会议，档案知识交流班等用以
10、提高档案人员技能。 （五） 、制定定期检查与不定期抽查相结合的归档工作监督制度。 制定每季度档案工作自查制度，每季度末由档案主管、专兼职档案工作人员开展档案工作自查。有档案室和档案库房的单位，每月开展一次库房自查，并上报自查情况总结。制定不定期抽查制度并严格执行，在总结抽查过程中遇到问题时要及时辅导兼职档案人员改正，力争做到促使档案工作向完美方向发展。建立完善的企业档案监督制度，档案主管要坚持在公司领导支持下，认真落实档案工作监督职责。 四、档案信息系统投入运行后取得的效益 从企业管理角度看，档案管理系统的建立，实现了业务信息与档案信息的一体化和档案管理业务自动化，同时为统一管理档案提供了先进的技术手段，减少了档案工作人员重复工作量，降低了实现档案信息化管理的成本，提高了企业信息管理的水平。从档案利用角度看，由于档案利用者可直接、快速、方便地在网上查找档案资源，大大提高了查档效率。在二航局全局内异地查档大覆盖后，其累积节约的费用及时间将更为可观。 总之，搞好施工企业档案管理工作是一项持续性、技术性，并带有管理者管理艺术性的工作。随着时代及行业的发展，建筑施工企业档案工作正逐步从手工工作转化为基于信息化网络的管理技能工作。 作者简介：毛银香（1979） ，女，2003 年毕业于安徽师范大学汉语言文学专业。
