1、高校设备采购及过程管理控制摘要高校设备采购工作都是以更好地实现高校的职能为出发点的，成本、质量、进度同样也是我们采购工作需考虑的重中之重，本文将以高校为背景，对高校设备采购成本、质量、过程管理进行浅析，共同探讨，以实现高校采购设备的效益最大化。 关键词 成本质量过程管理 中图分类号：F406.72 文献标识码： A 文章编号： 一、成本控制 这里所说的成本控制包括两部分：其一、事前成本控制；其二、事后成本控制。其中事前成本常常存在不可控制的特点，然而事后成本却可控，我们采购工作常常忽略这一点，设备的成本支出应从设备的寿命周期成本综合考虑，对设备的前期采购、使用与维修、后期成本等多方面进行综合控
2、制，而事后成本占据了寿命周期成本重要一席，我们采购工作无非是以投入最小的资金，而获取最大的经济效益。 （一） 事前成本控制 （1）计划管理, 联合招标 对高校招标采购活动作出合理有效的安排, 减少采购的随意性,将许多同类设备、合理安排时间，发挥集中采购的优势，甚至对于有些便于较长时间存储且已经明确规格、型号的材料设备，可以和供货企业商谈提早一并采购，并予以寄存。同时可以利用高校公共平台资源，如“南京高校行家讲堂” ，对相同、相类似的产品采购信息进行整合，建议区域各个高校在一段时期内，申报计划，并进行联合统一招标采购工作，从而提高招标效率, 发挥集中采购优势,降低采购成本。 （2）公开招标，拓宽
3、潜在投标人信息接收渠道 尽可能多地扩大招标信息，多重竞争模式、高校发布信息的渠道面窄，发布的信息往往不能被更多的潜在的投标商知道。如果能扩大招标信息，无疑对节约采购成本有利。对此, 高校招标采购部门应该考虑在更多的招标网站上发布采购信息。在加强招标信息的发布上, 同时一定区域的高校也可以考虑联合制作一个采购信息发布网站, 从而以联合的优势获得更多潜在投标人的关注, 也方便潜在投标人对高校采购信息的获取。 同时，对于那些已经将优质供货企业名单入库的区域高校，建议其名单可在高校内部共享，针对那些优质潜在投标人，在招标信息发布的同时，不妨邀请其参与投标，从另一侧面来说，对采购成本也实现了节约。 （3
4、）合理约束质保期限, 适当调节支付方式 在严格遵守国家关于所需采购设备质保期限的基础上，无需一味追求投标人增加质保期，质保期的增加必然会带来质保金延后支付，投标人报价时就会把拖欠货款可能产生的利益添加到设备款里，造成采购成本过高，例如，可以通过在招标文件中明确中标人在几年内，以不高于投标时地报价，进行相关材料设备的更换、维修，解决看似损失的潜在质保期的问题。 对于设备材料占据采购成本多数份额时，可相应地将支付节点前移，免去了供货商此部分货款延后支付可能产生的损失，实则节约了采购成本，即，根据实际情况，适当调节支付方式。企业性质的团体，在采购合同订立后，也可以适当调节支付形式，让供货商给予新的优
5、惠，减少采购成本，这里不作进一步讨论。 （二）事后成本控制 设备管理的过程包括选购、安装、调试、使用、维修、改造、更新、报废等。其中设备选购、安装、调试均为事前成本控制需要考虑的组成部分，而针对事后成本控制，我们需要考虑的多为使用、维修、改造、更新、报废等方面。 （1）严格培训使用人员力争做到校内资源共享 一般在招标文件“售后服务承诺”中，需明确材料设备供货商进行技术培训，对于精密仪器的操作，可更进一步可以要求接受培训的人员，培训合格后持证上岗。这样可以在相当程度上避免因人为操作原因而造成的设备故障，设备的停运 不仅其产生的经济效益为零，同时，也带来了其他相联动设备的无法正常运转。 高校要加强
6、校内资源共享，促进教育资源流动与重组, 以节省资源运营成本, 减少重复建设, 最终减少高校教学物资设备的采购成本。高校的材料设备采购管理部门应制定相应的规则, 加强资源共享, 减少设备重复采购, 以达到节省资源运营成本。例如，可通过严格审查采购申请制度予以杜绝，具体来说一方面、将已经采购的材料设备进行分档归类入库，对新采购申请内容进行核实，与入库资料进行比对，避免重复采购。另一方面、将同时申请采购的内容可进行适当合并，需找共通点，根据效益比可选择满所有足功能需求单一设备，而不是分别采购，这在高校的实验设备采购中尤为明显。 （2）合理规范备品数量及种类强化售后服务 对于设备系统中，有一些材料设备
7、极易损坏，则需要进行有效的配件储备，防止其成为影响设备运行瓶颈，设备故障率的高低，在很大程度上受那些极易损坏材料设备的影响，设备故障率即故障停机时间与生产运转时间的比值，从而造成设备的寿命周期内经济效益的损失。如何合理规范备品的数量及种类？一方面，需要我们在设备采购前，对材料设备已应用的项目进行走访、考察，初步确定极易损坏的材料设备种类，并制定备品数量；另一方面，在设备的使用过程中，不断总结，以确定备品数量及种类。 针对售后服务内容，设备供货商不仅要明确质保期内，遇到设备故障的解决方案，包括解决故障所需时间，同时，设备供货商需为业主方提供回访制度，所有重要关键设备、原材料、部件准备回访卡，回访
8、完填写回访卡，并签字留存备查。建议可在招标文件中规定， “供货商有义务在质保截止日期前一个月内，对所供设备进行一次全面的调整、维修、检查、润滑、清洁等保养工作，此部分可能产生的费用在投标时一并考虑”以保证设备的寿命周期内经济效益最大化，原因在于，对于质保期限，设备供货商绝不是随意作出的承诺，而是根据设备的具体情况以及业主方对于设备可能使用率而定的。通过采购工作，我们常常会发现，设备质保期满后的一小段时间内，设备产生故障较为频繁，因此，在招标文件中作出这一规定显得尤为重要。 进口设备在考虑其售后服务时，除了考虑与一般货物相类似的售后服务外，其供货渠道也是我们做出采购选择的重要考虑因素，进口设备供
9、货渠道常常有两种方式：一是制造商直接在我国大中城市设立销售办事处，直接销售其产品；二是通过有进出口权的销售公司做销售代理。我们在选购进口设备时，需根据实际情况作出最优选择，以满足我们对于售后服务的需要。 （3）充分考虑设备兼容性、可扩性 做好闲置设备的管理 对于那些系统集成的设备，为系统预留接口，同时考虑空间布局，使设备具有相对强的扩展性。在设备采购之初，就需提前考虑所购设备的硬件、软件是否能够进行升级、更换、增加。如此这样则不需要为了实现一种或几种新的功能要求，而将之前购置设备丢弃，造成采购资金的浪费。 由于高校自身特点，对于暂时闲置的设备，一般不便直接对外出租，建议可与原设备供货商合作，由
10、原设备供货商将设备转租，转租期间由原设备供货商负责设备的维保工作，提高设备利用率，使设备继续创造价值。其次可通过对该闲置设备改造，使其实现功能转型，重新成为高校发展的必要设备。 二、过程管理 设备管理的过程包括：采购、安装、调试、使用、维修、改造、更新、报废等。所有环节必须同其他环节相配合，务必做好各环节和全过程管理工作。防止过程脱节，切实把握好业主方、设备供货方、管理人员三者之间的关系。加强内部各横向、纵向相关单位的协调配合，共同做好设备管理前期、中期、后期工作。在管理过程的中后期，对设备采用综合效率评估跟踪制度，建议可以以月或者季度为一个时间长度，分析管理过程中设备产生的效益，管理过程中发现存在的不合理现状及时调整，以期达到设备寿命周期成本最低、经济效益最大的目的。 三、结语 高校采购工作有自身的特点，但因其在市场经济条件下,同样需遵循市场经济规律。在严格执行设备采购相关法律、法规、条例的基础上，将采购工作看作为一个全过程，环环相扣，而不能剥离各个环节。同时，以科学的态度、严谨的思维建立采购系统模型，争取使我们所采购的设备发挥其最大的经济效益。 参考文献 【1】杨静侠,等.高校教学物资设备招标采购成本控制研究与策略J.河北科技师范学院学报，2010（9） 【2】刘占朝.设备管理成本综合控制J.设备管理与维修，2011（9）
