1、高职院校档案管理工作的现状与改进对策摘 要：档案是重要的信息资源，同时也是相关院校的宝贵财富。高职院校的档案能够真实与全面反映院校的办校历史以及所有师生的相关信息，是促进院校发展与加强院校管理的重要手段。通过加强院校档案管理的工作，准确、及时的提供相关信息，进而为院校与社会服务，并且逐渐实现档案工作的现代化、规范化与科学化。 关键词：高职院校；档案管理；现状；改进对策 高职院校指的就是开展高等职业教育的普通院校，也就是在专业教育时期开展职业教育，同时也是我国现阶段高等职业教育的关键。档案管理在高职院校的科研领域与人才培养方面均起到了基础性的作用，加强高职院校的档案管理是促进高职院校发展的必要手
2、段。随着我国教育事业的不断发展与进步，高职院校的规模正在不断的扩大，相关的院校档案发挥着不可替代的作用。本文就高职院校的档案管理现状与改进对策进行分析。 1 高职院校的档案管理工作现状 1.1 重视程度比较低 因为高职院校办学的主要目的就是教学与科研，所以，通常情况下都比较重视教学与科研题目的立项等方面。由此可以看出，大多数院校都将管理工作的重点放在了教学与科研方面，进而忽略了相关档案的管理工作，进一步导致对档案管理工作的认识方面存在着一定的不足，没有引起足够的重视，同时缺乏人力、财力、物力的投入，没有制定详细的档案管理计划与岗位职责的明确，进而影响了高职院校的档案管理工作，阻碍了其档案事业的
3、不断发展与进步。 1.2 缺乏档案管理的意识 在我国现阶段的高职院校中普遍存在着对档案管理认识不足、管理意识薄弱以及思想落后等问题，没有充分认识到档案是一种可以利用的信息资源。部分档案管理人员一直认为档案管理工作只是一种附属性质的工作，不会影响到院校的发展，因此，在行动方面就体现出一种安于现状、墨守成规的现象。档案管理只是停留在手工的管理时期，进而对档案的开发与利用产生了一定的影响，使得相关的档案信息无法发挥出其本身具有的作用，导致出现了资源的浪费。 1.3 档案管理人员整体的专业素质比较低 现阶段，高职院校的档案管理人员整体水平比较低，大多数管理人员都不是本专业毕业，相对的学历也比较低。随着
4、高职院校规模的扩大，归档的范围也在随之增大，对于档案管理工作的现代化要求也在逐渐的提升，相应档案管理人员的专业素质也就无法满足档案现代化管理的需求。在档案管理人员方面存在着专业知识不强、创新意识不足以及知识结构不完善等问题，尤其是缺乏可以研究档案与开发、利用档案信息的管理人才，这些问题都制约了档案管理工作的开展与档案信息的开发与利用。 1.4 档案利用效率比较低 现阶段，大部分高职院校的档案管理工作内容依然是对基础建设、党政事务、教学、财会等方面的档案管理，对于其他档案的管理非常少甚至没有，比如声音档案、实物档案以及影像档案等。这样也就降低了档案管理工作的作用，同时也缩窄了档案信息的利用效率。
5、除此之外，因为存在的落后管理思想与档案规章制度，导致大部分高职院校的档案管理人员缺少相关的管理、服务意识，并且也降低了管理工作的效率，致使需要办理非常多的手续才可以完成档案信息的利用，甚至有的时候还无法满足实际需求，这也就在一定程度上降低了档案利用的效率。 2 改进高职院校档案管理工作的对策 2.1 增强档案管理的重视程度 随着高职院校的不断发展，教育事业规模的不断扩大，相关档案管理工作所要涉及到的方面也在不断的增加，相应的工作量也在逐渐的增加，相对的档案管理工作的难度也在不断加强，这也就表示需要引起相关工作人员的高度重视。在重视档案管理工作的同时，也要不断的更新档案管理意识，增加人力、财力、
6、物力的投入，进而为档案管理工作的开展提供可靠的保障。 2.2 提升档案管理的意识 相关的档案管理人员具有强烈的管理意识是完成档案管理工作的基础，也是相关档案管理人员必备的基本素质。高职院校的档案管理人员一定要充分认识到档案管理工作开展的重要性，提升相应的管理意识。除此之外，还要提升相关工作人员的档案归档意识，加强档案文件的收集与归档，养成办理完相关的档案文件之后进行及时的整理归档习惯，使得相关的档案信息可以更好的为高职院校的发展提供 服务。 2.3 提升档案管理人员的专业素质 档案管理是一门综合性比较强的边缘学科，所要涉及的知识范围比较广，所以，对于从业人员的专业素质有着非常高的要求。针对这样
7、的情况，高职院校一定要定期对相关的档案管理人员开展培训工作，让他们了解并且掌握新的管理技术与知识，以此来扩展自身的知识范围，完善知识结构。在招聘档案管理人员的时候，一定要严格控制人员的录用，非本专业人员一律不予录用。对于目前在岗的工作人员进行定期的考核，对于那些考核不合格的工作人员予以调离或者对其进行培训，合格之后才可以继续相关工作，对于一些吃苦耐劳、具有责任心、无私奉献以及尽到职责的工作人员予以奖励，进而不断对档案管理工作队伍进行优化。除此之外，档案管理工作还具有服务性的特点，也就是为教学、科研、院校以及用人单位服务，因此，相关的管理人员一定要具备相应的服务意识与水平。在日常工作过程中，树立
8、全心全意为他人服务的中心思想，以公平、真诚的工作态度提升服务水平，进而促进档案管理工作的发展。2.4 开展现代化管理，加强档案的利用效率 随着时代的发展与进步，档案管理工作越来越具有现代化与信息化，并且已经成为档案管理工作主要的发展方向。一方面可以利用现代化高科技的方法提升档案的利用效率，使档案管理工作从比较落后的手工操作逐渐转向现代化的管理模式；另外一方面，可以利用现代化的管理方式将档案的信息提供给相关的院校与社会机构，为其提供可靠的参考信息，进而增强档案的利用效率。 2.5 安排专人管理，健全档案管理的体系 在档案管理工作中，为了加强并且完善各项工作的落实，一定要形成以主管领导为主体，办公
9、室主任分管作用，档案管理人员的责任制度以及各职能部门协助的四级管理网络。在每一年的工作计划以及工作总结当中，均要将档案管理工作单独列出来，开展认真的规划与部署，并且在日常的管理工作进行仔细的落实与完善。 3 结束语 总而言之，档案管理工作是高职院校发展的基础，同时也是开展各项工作的组成部分，一定要加强档案信息的收集、整理与归档，同时也要健全档案管理的网络，提升档案信息的利用效率，使得档案管理的方式更加现代、信息化与科学化，进而促进教育事业的快速 发展。 参考文献 1鲍文慧.研究高职院校档案管理工作的现状及改进措施J.机电兵船档案，2012（03）. 2于咏莉.高职院校档案管理工作中存在的问题及对策J.太原城市职业技术学院学报，2011（07）. 3韩小重.高职院校档案管理工作现状及其对策J.晋城职业技术学院学报，2011（04）.
