国家科学图书馆馆务管理运行机制分析与思考.doc

1、2007 年度青年基金项目研究报告 1 国家科学图书馆馆务管理运行机制 的分析与思考 国家科学图书馆 （以下简称国科图） 2006 年整合组建后，形成了包括总馆、三个二级法人分馆（兰州、成都、武汉）和若干个非法人特色分馆组成的组织架构，实行理事会领导下的馆长负责制。总馆代表 国科图 行使管理职责，三个二级法人分馆是 有 特色的科技文献情报信息服务中心，在总馆领导下组织文献情报服务，在有条件的研究所（大学）建立特色分馆。 按照新的服务布局和创新需求，国科图大幅度调整业务布局，形成了统筹规划、整体布局、统一管理、统一评价、整体协调的运行格局 ，整合优势和作用逐步显现。 国科图总分馆分处不同的行政地

2、域，在各自几十年的发展过程中逐渐形成了具有一定特色的相对独立的管理体系和运行机制。虽然在业务管理、队伍管理、经费管理和信息宣传、公文处理、馆务管理等方面 已经 进行 了 一定规范，但由于组建时间不长，待梳理完善的事宜较繁复，实际工作表现为总体 仍在原有管理制度基础上开展，职工的思维习惯都还在逐步调整转变中， 馆务管理运行中存在哪些问题， 如何建立起适应地域分散、管理相对统一、支撑知识服务需要并能够彼此认同的馆务运行模式是迫切需要解决的问题 。 1.研究目标和意义 面对 国科图 总分馆分布式管理环境， 面对推进知识服务的发展要求，面向 国科图 发展战略的需要，通过系统梳理全馆馆务运行现状，分析和

3、研究目前总分馆之间馆务管理的差异和影响馆务顺畅运行的2007 年度青年基金项目研究报告 2 冲突因素及其原因，提出改变管理陈规和化解矛盾冲突的思路方法，探索建立与新体制模式相适应的、可供馆领导集体参考的新的馆务管理运行模式，制定规范的、切实可行的馆务管理工作流程，建立系列相应的、基本可实施操作的馆务管理工作制度，以此提升职能管理工作为全馆改革和服务创新提供支撑服务的能力，同时提高职能管理部门青年人才的实际工作能力和业务水平。 2.研究内容 国科图 馆务管 理的内涵非常丰富， 本项目将馆务管理分 成 三个层面：第一， 全馆馆务运行模式，主要包括领导议事规则及决策机制、决 策落实执行机制和效果反馈

4、机制、监督评价机制和奖惩机制；第二，全馆公共事务管理机制，包括信息收集、处理和发布机制 ， 公文运转机制 ， 文件档案集成管理机制 ；第三，属地化管理范围内的馆务管理运行规则。 根据本项目的研究目标，项目研究过程中将前两个层面作为了 研究 重点。 3.国内外发展现状 随着信息技术的发展应用、图书馆服务的拓展，目前总分馆制已经以其卓有成效的资源共享效益而受到国内外图书馆界的重视。美国、英国、德国、 澳大利亚以及我国港澳台等国家、地区图书馆 都实施了总分馆制。 总分馆作为一种组织管理模式，根据管理方式和隶属关系的不同又形态各异， 常见的有 4 种形式： 第一 种 为基于人财物集中管理的严格意义上的

5、总分馆形式，例如欧美国家图书馆总分馆运作机制和我国高校合并后本部和分部图书2007 年度青年基金项目研究报告 3 馆之间的关系，其特点是在 行政管理上实现统一，人、财、物统筹管理，或同归于一个上级行政管理机构，或是管理与从属关系， 在这种模式下，行政干预及经费的统一划拨在体系形成中起着关键作用； 第二 种 为基于机构之间的业务领导关系自然形成的总分馆关系，例如我国大部分高 校图书馆与院系图书资料室 之间的关系， 这是一种比较分散的总分馆关系，总馆主要对分馆进行业务领导，这种运作机制在资源共享方面发挥的作用相对有限； 第三 种 为基于相同专业系统以及机构之间的业务指导关系自然形成的总分馆体系，比

6、如我国一些省市级图书馆与社区图书馆的关系， 总馆对分馆有业务指导的义务，形成一种比较松散的具有总分馆性质的 合作关系； 第四种为基于共同兴趣和利益自发形成的总分馆体系 。 为了实现文献资源的共建共享，一些图书馆在不改变原有行政、人事、财政隶属关系的前提下，以一个规模较大、文献资源较丰富、技术力量较强的图 书馆为总馆，其他在某一方面与其具有共同兴趣、共同利益关系的图书馆为分馆，根据资源共享的需要，自发地组成类似于总分馆关系的合作机制。这种模式仅仅是从业务建设角度进行合作，不存在管理与被管理的关系，虽说是总分馆，实质是联盟性质的合作体系，国内目前比较大型的有上海中心图书馆、北京市公共图书馆信息服务

7、网络等。 不论哪种 总分馆 形式 都是 围绕资源与服务共享而形成的，是一种基于业务管理一体化需要而进行的管理体制或模式上的转变。 目前文2007 年度青年基金项目研究报告 4 献中，多为考察总分馆体制下，如何更有效实现资源共享、服务互动，尤其是近几年，国内公共图书馆为 实现图书馆服务的普遍均等和全覆盖，正在积极尝试调整现有公共图书馆建设体制，大力推进总分馆建设。在这一新的框架下，总分馆的特征主要体现在经费来源统一、主管部门统一、人财物管理统一、服务统一，从管理机制上诸多学者专家更多地是去关注探讨人财物的集中管理，而 鲜有 在图书馆决策管理、信息沟通交流、综合协调等具体的管理运行机制方面的考虑。

8、 4.国科图馆务管理运行机制研究的 理论依据 管理 理论伴随人类管理活动的发展而不断发展， 先后经历了科学管理理论、行为科学理论、现代管理理论三个阶段， 形成了 内容丰富、流派纷呈的“管 理理论丛林”。 同时扮演管理主体和客体双重角色的“组织”一直是管理理论研究者的关注重点，至 19 世纪末开始对组织进行系统研究并建立了一套完整的组织理论 ，先后经历了古典组织理论阶段、新古典组织理论阶段和现代组织理论三个阶段。 古典组织理论 主要针对组织内部的分工和生产活动来进行研究。它认为人们 根据 有意识的活动 而 形成和操纵组织，并通过合理活动而可以达到组织的预期目的。它以效率作为评价组织的惟一尺度，重

9、视组织 的正式结 构 ，片面地强调在组织设计和管理方法上的合理性， 而忽略了对组织外部环境 以及 人的价值 的问题。新古典组织理论是在批判古典组织理论的基础上建立起来的，它开始重视组织同环境的相互作用，强调人的社会性和团体属性及经验主义。它的眼光比较狭隘，只看人而不看组织，只强调非正式因素而忽略组织正式结构，2007 年度青年基金项目研究报告 5 忽略了对人的社会性因素之外的需求。新古典组织理论与古典组织理论一样，研究领域只局限于企业组织。 自 20 世纪中叶开始， 组织理论有了蓬勃发展，出现了许多学派，提出了许多关于组织的新观点和方法，使组织理论逐步进入以系统论方法为主的现代发展阶段。现代组

10、织理论把组织看成一个开放的协作系统，从外界输入资源、能源、信息，经过转换向外界输出产品或 服务。 与古典的组织理论相比较，它本质上是一种开放系统和权力控制的理论，强调对外部环境的适应和内部各种团体对组织结构的影响，是一种让管理迎合人们需求“以变应变”的理论；强调考虑每个成员的价值和期望，重视人性和人与人之间的尊重和支持，注重组织及其团体功能的发挥，谋求决策、咨询、监督、执行和信息反馈全流程功能全面发挥的动态管理过程。它提倡网络和流程式相结合的组织结构。 现代组织理论有效弥补了古典的组织理论的不足，特别是权变理论 的出现 ，为组织设计、组织管理创新提供了理论基础。 国科图 组建成立的过程 本身即

11、是现代组织理论在 管理变革中的实践和应用 ，项目组 反过来从现代组织理论视角对其目前管理运行机制进行分析， 意在发现其目前管理运行中存在的问题和不足，以期寻找面向未来发展继续优化馆务管理运行机制的新思路。 现代组织理论 的主要思想包括：组织与内外环境密不可分，各方面必须适应外部环境的要求，并必须遵循满足环境需求的原则来制定目标；管理的艺术就是把内部平衡与外部适应综合起来，管理者要根据不同的具体条件，选择相应的组织结构和管理机制；组织结构的设2007 年度青年基金项目研究报告 6 计应该能够提供纵横两个方向的信息流，否则将严重影响组织运行效率；组织中正式组织作用是有限的，要 重视组织成员的情感和

12、需要，关注非正式组织的作用。 5.从现代组织理论视角分析 国科图 馆务管理运行机制 5.1 国科图 管理环境 分析 环境对组织的生存和发展有着极为重要的影响，是组织管理运行机制的决定性因素。中科院文献情报系统实施体制改革，组建成立国科图是适应内外环境变化的必然选择，改革后的国科图，其管理运行机制也必然要在不断地适应环境中保证可持续发展。 5.1.1 外部环境复杂且不确定性 增 强 信息技术的迅猛发展带来信息环境、信息需求和用户行为的实质性变化，打破了图书情报机构在信息服务中一度拥有的垄断地位，促使以“ 借藏阅”为主的传统图书情报工作模式发生根本性变革，目前，这种变革正在以人们始料未及的速度加快

13、。数字化网络化科研环境带来科研模式的深刻变化，网络化获取数字信息已经成为科研用户的基本要求和行为习惯，嵌入科研过程、基于知识挖掘和知识发现的资源获取已经成为科研用户的迫切需求，与此同时，科研用户需求螺旋式上升的趋势已经形成。 5.1.2 内部 各机构 业务相似、业务模块间依存度高 被整合的 4 个文献情报机构同隶属于中科院，是为满足以印本资源服务科研人员时代的需求而在不同地域相继设立，从发展战略、组织目标、业务内容到内部组织机 构和运行管理都非常相似。随着数字2007 年度青年基金项目研究报告 7 化网络化服务发展，这种趋同性加剧，相互间独立性减弱，共建共享、联合服务已成为各机构持续创新的内在

14、需求。同时，用户关注重点已转变为所需服务是否能方便快捷准确的获取，而不再是去哪里，找谁去获取，这就要求图书馆从信息收集、加工整理到提供利用的整个服务流程要简洁、平滑、稳定，流程中的各模块、各要素必须运转有序、协作顺畅。 5.1.3 业务发展随创新需求不断调整 中科院作为国家创新体系的重要组成部分，以国家创新需求为导向不断调整战略重点和业务布局，作为其直属的科研支撑服务机构，必须与其需 求相适应，灵活地调整服务模式和业务布局，并且要赶上其跨越式发展的速度。国科图的组建从体制上保证了资源优化配置、凝聚全院力量提升对科技自主创新的服务能力，其实质是为了适应创新需求发展而进行的服务模式变革，面向未来，

15、其发展战略、目标和任务都将随着创新需求的变化不断进行调整。 5.2 国科图 管理运行模式及特点 国科图以提升创新服务能力为目标，纵向组织成立了若干个专门的服务业务协调工作组，建立了一体化的业务管理和馆务管理运行机制，形成了统筹规划、整体布局、统一管理、统一评价、整体协调的运行格局，总分馆之间、业务协调组 之间、部门之间有机互联、协同工作，共同构成科技自主创新服务支撑系统。从现代组织理论视角分析，笔者认为其组织体系运行模式具有以下特点 ： 5.2.1 灵活适变性 2007 年度青年基金项目研究报告 8 主要体现在国科图的成立突破了体制障碍，将原来分散和内部竞争的力量整合起来，使馆内人财物等资源得

16、到优化配置，组织整体适应性得到提升。一方面，人才队伍和资源经费配置灵活性增强，通过统筹规划，可以有效地 将 优势力量集中到创新服务能力提升上；另一方面，整合后在国家平台承担重大项目的能力增强，在全国文献情报体系中地位提升，应变外部环境发展调整的整体力量增强。 5.2.2统分有机结合 总分馆管理模式下，一体化与分布式相互呼应、有机结合，形成一个运行有序的整体。虽然统一资源配置，建立了一体化业务管理运行机制，但总分馆因发展基础、区域状况和对科技文献信息服务的实际需求等差异而各具特色，使管理运行上也不能是绝对化的统一。虽然在党建、安全、工会等工作方面是分布式管理范畴，但是实际上总分馆之间也存在着千丝

17、万缕的联系，尤其面向未来发展，在业务管理高度一体化环境下，该问题将表现得更加突出。在学习实践发展观活动中、在迎双庆文艺汇演中、在网络信息安全管理等等方面已经有了实际体现。 5.2.3高度开放性 除一年 365 天其物理空间和网络服务系统对外开放服务外，更主要体现在组织边界模糊和业务内容扩展上。一方面，内部馆际界限、业务单元界限、服务主体与服务对象界限已经变得日益模糊，传统观念上作为组织边界之外的用户也成为这个开放系统中重要组成部分，它通过需求反馈为国科图管理机制的灵活运行提供动力源；另一方2007 年度青年基金项目研究报告 9 面，国科图发展动力由自我发展驱动转变为用户需求驱动，学科化服务推出

18、、 IC 的建立、情报集成研讨厅的成立、机构知识库的推广等都是适应用户需求的选择，大大突破了图书馆传统业务内容边界。 5.2.4 管理泛在化 不仅体现在管理主体和管理对象多元化上，还体现在管理各要素有机融入在整个业务运行系统中。在现有运行模式下，各类管理要素已经突破行政隶属关系的局限，根据业务管理布局有机融入到了服务链条中。作为国科图的一个特殊子系统，职能管理部门通过合理配置人财物等管理要素为整个运行系统提供运行能量，通过沟通联络、组织协调各子系统支撑保证整体运行高效有序，它的任何一个岗位每一项工作都渗透到了整个服务链条中的各个环节和角落。 5.3 国科图馆务管理运行机制分析 5.3.1 国科

19、图的管理决策执行与监督机制 从本质上讲，组织全部管理活 动的中心就是决策。决策效果可以从内部管理运行状态和组织对外部环境的适应状态方面来评估，最理想状态是组织的所有成员能够自觉将个人目标和组织的共同目标统一起来，愿意为提高组织效率而做出贡献。目前国科图从机制建设方面已经做了不少工作（见图 1）。 对国科图来讲，决策内容主要包括关于整体发展运作的决策和内部各组成机构运行的决策，其中内部运行决策包括业务运行决策和属地化管理的行政事务决策。目前国科图已建立以层级式为主、分散型为辅的决策机制，实行理事会领导下的馆长 /常务副馆长（法人）负2007 年度青年基金项目研究报告 10 责制，实行集体讨论基础

20、上的馆长 /常务 副馆长决策制度，建立了层次清晰、分工明确的决策机构体系。理事会是最高决策机构，由馆长、常务副馆长、党务书记、副馆长、分馆法人工作组成馆务会议或馆长办公会是国科图的二级决策机构，总分馆班子会议为三级决策机构。党委、学术委员会、职代会既作为决策体系的重要组成部分，同时也从不同程度上承担着决策监督执行的职责。通过领导班子成员协同分工（核心业务设主管馆长和协管馆长）、由总分馆选举产生的馆长助理协助管理有关工作，以会议形式集体讨论决策，保证了馆领导层面平等参与决策，同时充分反映整合机构的意愿。 同时国科图还结合开放性 特点，通过建立战略研讨会、学术年会制度、组织文献情报系统研讨会和座谈会、吸收研究所图书馆员进入业务协调组、设立创新到所项目等形式，鼓励调动广大职工和研究图书馆员为图书馆发展出谋划策，通过开辟多种通道接收用户服务反馈信息和需求信息，为管理决策提供有益补充。 图 1 国科图决策机制与监督机制 在监督机制上采取行政监督与民主监督相结合的形式，具体包括