1、计算机网络技术在档案信息管理中的应用与趋势摘要：计算机网络技术，是当代信息传输的基础，它的发展和网络化系统的开发，代表了计算机网络技术发展的新方向，它以强大的功能和快捷的速度，在各行各业不断蔓延和迅猛发展，把世界带入了网络信息时代。档案信息资源作为企事业单位、政府部门、机关团体等组织或个人在社会活动中形成的历史记录信息，具有重要的工作查考和历史研究价值，为突破传统载体档案管理模式，适应当今信息处理技术发展的要求，提高档案信息现代化管理水平，计算机网络技术作为一种新兴的技术手段，在档案信息管理领域得到广泛应用。 关键词: 计算机；网络技术；档案信息管理 中图分类号：TN711 文献标识码：A 1
2、 计算机技术在档案管理应用中的必要性 1.1 归档及时性 计算机网络技术的广泛应用，为档案信息的收集提供了极大的方便。档案人员可通过网络进行采集、核对、修改、删除、保存等，即各业务部门可随时将本部门形成的重要的电子文件通过网络发送到档案管理部门，或直接将数据信息向档案管理部门数据库录入，档案管理部门也可以利用网络定期将各业务部门形成的电子文件采集归档。 利用网络采集数据方便、高效，确保档案信息归档的完整性、及时性。传统归档方式是档案管理部门于约定时间收集整理上一时期的档案资料，档案管理部门保管的最新档案也是上一时期的，而形成的最新文件材料都分散在各业务部门形成者手中，这就导致档案管理部门提供的
3、信息时效性滞后。现在，由于采用了网络技术，档案管理部门能及时通过网络收到最新信息，确保了档案管理部门提供的档案信息时效性。 1.2 资源共享性 运用计算机网络技术，档案部门可以在门户网站或内部信息管理系统提供已开放的档案信息数据库、档案卷宗、目录等档案信息资源，并建立专门的档案信息检索人口，便于档案信息的查询和利用。数据存储和提取的便捷是计算机在档案管理工作中的优点之一，而计算机网络技术的介入使得这些数据能以更快的速度和更少的手续被利用者得到，节省了以往在部门之间调取档案所耗费的人力、物力以及宝贵的时间，提高了工作效率和管理水平。 利用网络平台，也可以使各社会机构之间、机构内外人员之间所进行的
4、信息流通更加便捷，档案管理部门是一个开放的交互式网络信息平台，通过与其它档案管理部门进行业务和档案信息交流，使得档案资源得以丰富、共享。 1.3 服务全面性 在传统的档案管理模式下，在一定的时期内，一件档案资源只能提供一个用户使用，而不能同时满足其他用户利用需求，这就使得档案的利用率大大降低。而有了计算机网络，在安全和保密的前提下，可以把丰富的档案资源都放在网络上，用户只要通过网络就可在任何时间、任何地点方便快捷地检索到自己所需要的信息，使档案价值得到充分发挥，给利用者提供全方位、全面性的档案信息资源服务。 2 计算机网络技术在档案信息管理中的应用 目前国内档案工作采用计算机管理已经普及，计算
5、机网络技术等先进技术的应用为档案信息管理开发注入了新的活力，为档案事业的信息化建设开辟了广阔的前景。 2. 1 普及计算机技术，实现档案管理智能化 计算机技术是信息化先进技术手段的核心，其它技术手段大多以此为基础，近几十年来，计算机技术不断更新换代，发展极其迅速，它具有高效的信息处理能力，能以极快的速度输入、存贮和输出信息，能够进行逻辑推理和判断。 计算机技术在档案信息资源管理中的应用范围广泛，从一般业务管理到档案采集、分类、整理、检索、编目等，操作功能完善，专业化程度高，从而大大提高了档案信息资源智能化管理的效率，也提高了档案信息资源开发利用的效率。 2. 2 运用现代计算机网络通信技术，实
6、现信息传递网络化 现代计算机网络通信技术，使计算机技术的优越性得以更充分的发挥。在档案信息计算机检索系统中采用现代计算机网络通信技术，可以将档案信息检索方式由脱机检索、联机检索，发展为智能检索及网络检索，实现档案信息传递网络化，达到资源共享。 实现计算机网络化检索是计算机检索方式的高级阶段，它是计算机技术与网络技术相结合的产物，随着计算机网络技术的不断提高，社会各界对各种信息的需求量越来越大，质量要求越来越高，用户希望提供的是经过加工后的综合信息，甚至于包含知识增值的产品，档案通过计算机的管理，对档案信息资源进行分类、提取、分析、加工，提高了档案工作的社会效益、经济效益。 2. 3 运用计算机
7、网络技术，实现档案信息数字化 档案信息数字化以计算机技术、通讯技术、网络技术、通过软硬件设备进行加工、研制并创造出新的信息产品。纸质档案信息开发利用主要靠手工，要向更快更高的方向发展，需借助于计算机技术，将其数字化才能开发为信息产品与电子档案信息，从而使开发利用协调共进。 与传统载体档案相比较，数字化档案更易于存储、查询、修改，并且可以通过网络快速传递，通过传统载体档案数字化，能有效提高档案利用率，降低档案管理成本，并可超越时间、空间、机构等因素，满足不同用户利用需求。 3 计算机技术用于档案信息管理应注意的事项 3.1 传统载体档案与电子档案共存 计算机网络技术的应用，并不能解决目前档案管理
8、中所有问题，任何新技术的出现，在其使用过程中都有不少需要完善之处，需要在一定的时间内不断弥补其不足。由于电子文件信息本身的一些局限性还没有得到彻底解决，如可以随意增删，原始性、凭证性作用难以确定，法律效力差等，使得纸质等传统载体与电子档案的“双套制”管理在一个相当长的时期内并存，以保证档案内容的真实准确性和作用的发挥。 针对电子文件与纸质文件“双套制”保存问题，在纸质文件和电子文件之间建立一个“通道” ，将电子文件和纸质文件以文本方式和影象方式共存，制定特定的、完善的、符合实际需要的管理规章制从而有效地保障数字化档案建设安全、有序地开展。 3.2 确保档案资源的安全性 档案管理中使用计算机及网
9、络，必须将安全、保密放在首位。档案是组织或个人各项社会活动的重要历史记录，其中一些属秘密事项，特别是一些涉密单位的档案中秘密事项就更多，这些都是不能公开的，如果不采取相应措施，单纯强调利用，必将给企业、社会团体、国家机构造成损失。 信息安全重在管理，要建立、健全有关制度，提出明确的保密安全要求，对档案中涉及的秘密信息必须采取保密安全措施，如根据需要对信息进行加密，涉密信息利用要经有关领导审批，涉密计算机按要求设置密码、使用权限、身份认证，安装防火墙，及时对防病毒软件升级、增添漏洞补丁，要解决好涉密计算机电磁泄露问题，涉密与非涉密计算机要分开，涉密计算机不能相互访问，非涉密计算机不能处理、存储涉
10、密信息，有涉密内容的计算机不得上互联网，不得用互联网传输涉密信息，内部网与互联网必须实施物理隔离，对平时不用的密码、密钥或有关涉密载体应配备保密文件柜或保险柜存放，对管理使用涉密计算机的人员要按规定进行管理、培训。 3.3 提高档案工作者素质 计算机以其高速运算与极强的数据处理能力给档案管理者带来了科学的管理手段与先进的检索方法。这样就要求档案人员的素质要不断提高，逐步培养他们不仅要热爱和熟悉档案工作，而且还要掌握档案工作中的先进技术和设备以及现代信息技术应用能力和信息加工处理能力，努力掌握计算机管理档案的理论和技能，将档案数据接收、存储、提供等业务环节利用计算机进行管理，学习与档案信息化相关
11、的计算机知识、数字化技术知识、网络技术知识、现代管理知识等，提高网络化管理意识，由传统档案管理向网络化管理方式转变，培养和造就一批信息化建设的管理型、技术型和复合型人才。 4 结论 信息化时代，现代信息技术突飞猛进，为各领域各层次的网络化管理提供了技术支持，由此，社会的一切活动都有向网络化方向发展的趋势，档案管理的网络化发展趋势日益明显。档案管理是企业管理的重要组成部分，是社会建设发展历程中证据、信息、记忆的积累中心，是城市现代化和信息化的重要基础，为更好发挥档案价值服务功能，满足社会发展需要，档案信息管理必然选择网络化理念以指导其实践，网络化管理是档案信息化建设深入发展的必然选择，也是 21 世纪档案信息资源的发展方向。 参考文献 1王晓源. 数字化档案目录信息中心建设中若干问题的研究 J. 档案学通讯， 2003( 1): 51- 53. 2吕慧. 21 世纪高校档案管理的探索 J. 济宁师范专科学校学报， 2002( 6): 67- 69.
