1、加强档案电子信息化管理之探析摘要：档案信息化已成为档案事业发展的必然选择，做好电子档案管理是实现档案信息化的前提和条件。文章探析了档案电子信息化的概念、意义、存在问题及应对建议。 关键词：档案 信息化 管理 中图分类号：F407.63 文献标识码：A 文章编号： 当前，信息已成社会发展的首要资源，档案具有不可替代的史料、经济价值，加强档案管理具有重要意义。当前，影音、图像、电子文本等多种电子信息载体的不断更新使用，使得档案管理工作的电子信息化不断发展，传统的纸质档案已经难以满足日益增长的工作需求，电子档案也已经在各个行业领域及部门得到了极其广泛的使用，加强档案电子信息化管理，是当前工作中档案管
2、理进一步提高改善的要求以及保证。 一、档案电子信息化概述 档案管理电子信息化就是通过计算机技术的使用，筛选、加工各种各样的档案文献，并将其转换成为计算机软件形式的二次文献，为人们的使用提供帮助的过程，常用的转换计算机软件形式有电子报表、电子文书、电子图纸等等，是现代化管理的必然要求。纸质档案数字化，即采用扫描仪或数码相机等数码设备对纸质档案进行数字化加工，将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的处理过程。纸质档案数字化是档案信息化建设的一个重要环节和基础工作，没有档案数字化就谈不上档案信息化建设。 二、档案电子信息化管理的意义 （一）可以有效保护原件减少损
3、坏原件的风险。纸质档案中有些脆化了的图纸，色彩腿变的照片等均可通过转换成数字化信息资源后对原件进行限制性使用，避免或减少用户直接使用原件，将原件保存在适宜的环境中，使其保存期限大大延长，可达到既保护原件，又便于利用的目的。一些珍贵的资料还可减少或避免意外损伤。 （二）可以起到补偿受损伤的原始资料的作用。有些纸质原始资料上有污迹、斑痕等，我们可通过对其数字化来改善或恢复其原始信息，使用户能更清晰、更有效查阅档案资料。我们还可将有损伤的资料碎片在扫描仪上拼好，通过扫描仪形成原件的数字化拷贝，使原来无法利用的资料得以被用户查阅利用。 （三）可更有效地管理纸质档案资料与更好地提供服务。纸质档案资料数字
4、信息化后，可建立多种数据库，使纸质档案资料的数量、内容一目了然，更清晰地展示馆藏，也更有利于档案管理人员有效地管理馆藏资料，更好地为广大用户提供查询等服务。 三、档案电子信息化管理的现状 （一）基础良好。近年来，各行政机关、企事业单位均不断加大硬件投入，信息化基础设施明显改善，办公自动化应用日益广泛，基本开通了收发文处理及收发文电子归档等模块，实现了公文的网上传递、办理和内网的移动办公，已为档案电子化管理奠定了良好基础。 （二）问题较多。档案电子化容易实现，但仍存在不少实际困难和问题：一是电子档案收集保护水平有待提高。主要针对游离于办公室文书流程之外的电子档案管理，诸如工作总结之类，其保存始终
5、处于一种放任自流的状态，谁起草（制作）就由谁负责保存，各类历史资料基本上都以个人保管为主，但由于机构的改革、个人岗位的调整、所用计算机的更迭、计算机病毒损坏、工作移交过程中的疏漏，导致大量的这类电子档案历史资料遗失。二是电子档案利用率不高。尽管当前的办公网络已趋于成熟稳定，但由于缺乏资源共享的意识，各科室的档案资料都散存于各岗位人员处。如果不建立统一的数据库，一旦碰到档案管理人员缺岗等情况而无法开展工作或影响工作效率与质量。三是电子档案管理人员素质有待提高。实现档案信息电子化，必须配备具有较高知识层次和先进技术能力的管理人员。但从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案、信息处理复合型
6、人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低，尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用。 四、做好档案电子信息的对策及建议 （一）加强安全防护工作。信息技术为档案的管理提供了高效、快捷的手段和方法，但也给档案管理带来了安全隐患。对此，在档案信息化的管理中，要对电子档案的数据安全进行有效的管理，做好电子档案的安全和保护工作。从理论上来说，要对电子档案的内部传输问题、长久保存实现途径、安全保护方法等进行认真的研究，从而寻找出更加完善的电子档案管理方法。因此，在档案管理中应全面做好电子档案的保密工作。对于档案信息网络来说，在建网的时候，应该实行物理隔离，并建立相应的档案信息网络安全管理制度，保障系统
7、安全；应该安装相应的防病毒软件、防火墙等对局域网的网络安全进行有效的维护，并安装杀毒软件，防治黑客和病毒的入侵，涉密档案信息不得存储在与公共信息网相连的信息设备上，同时，要做好档案管理软件和计算机的权限保护工作，作为当事人不能够向外泄漏电子档案使用的账号和密码，并且同事之间也不能互相借用账号和密码，以此来有效的做好档案信息的保密工作。 （二）加强人才建设。档案管理工作是一项集服务性，科学性文化性和政治性相统一的专业性较强的工作，档案管理水平和档案服务品位的高低，直接影响着档案工作的地位。档案信息化建设的发展需要高素质的档案管理人才来执行，抓好档案队伍的建设是档案信息化发展的关键。结合当前档案工
8、作的实际和时代发展的要求，积极从档案事业发展的高度出发，全面规划档案工作，根据档案工作发展需要，科学地规划档案队伍建设，合理制定人才引进，人才培养和人才培训计划，使档案队伍建设保持良性循环。档案管理人员要树立信息化网络的意识，积极引用网络技术管理档案，不断改进档案工作的管理方法，提高档案管理水平，实现档案管理科学化，现代化；要通过掌握现代技术，利用现代化管理手段对高科技条件下产生的档案信息资源进行搜集加工、整理、不断提高档案现代管理水平。在做好安全保密工作的前提下，积极开发利用档案资源，实行档案资源信息共享。并牢固树立档案工作为领导决策服务、为广大群众服务的理念，从根本上改变了过去重保管轻利用的现象，实现静态档案向动态信息服务的转变，用活档案资料。
