1、浅谈档案管理工作中存在的问题及对策【摘要】档案管理工作作为当前高职院校管理的重要组成部分之一。档案工作是高职院校工作的重要组成部分，它是基层基础建设、规范管理的重要内容之一。管理好、做好档案是每所高职院校档案管理工作人员必须履行的重要职责。然而，多数档案管理人员更换频繁，在管理上存在较多漏洞，如何改进高职院校档案管理工作中的不足，提出对策。本文总结了目前高职院校档案管理中存在的问题，并且提出了具有创新性的解决方案和思路， 【关键词】档案管理，对策，创新 一、档案管理工作中存在的问题。 1、对档案管理工作不够重视。长期以来，相当一部分人员包括部分领导干部对档案工作的认识都存在误区，认为档案工作就
2、是抄抄写写、保管的事务性工作，不是单位的主要工作，不能给单位创造经济效益，只要“守好摊” ，不丢失，不泄密，能应付外调、查档就行了。轻视档案工作的思想都表明了一些人对档案工作缺乏了解，忽视档案工作已无法适应现在的管理需求。档案工作重视程度不够，档案信息资源开发不足，造成档案利用率不高。 2、工作人员管理力量薄弱，管理制度不健全。部分工作人员没有经过专业的档案知识培训，对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不够专业，档案收集意识淡薄。而且有部分档案人员身兼数职，对档案工作精力投入不足，日常事务往往只是将材料放人档案盒中，没有足够的时间整理归档，严重影响了档案管理水平。其
3、次一些归档的材料还不够真实和准确。再次，档案的收集、保管、保护、借阅、保密等制度不够健全；虽建立管理制度，却流于形式执行不严谨。例如：档案管理人员责任心不强，文件资料堆积如山，档案整理不及时；档案资料收集不全，丢失严重；借出的档案不履行借阅手续等等，有借无还时而有之，时间一长档案资料就不知去向；还有少部分人员借此机会在档案资料上做文章，私自涂改文字或数据用来作自己有利的证据，这样以来严重损害了档案的真实性和利用价值。 3、档案室硬件环境设施不够齐全。我国近年来，随着科学技术的不断进步，计算机及网络技术在档案管理中广泛运用，管理手段不断进步。计算机及网络技术管理档案的学校较少，部分学校还采用手工
4、收集、检索，信息量较小，而不利于档案的收集、利用和开发。学校档案室建设不标准、不规范，档案柜陈旧老化，档案保管条件简陋，对档案管理必备的条件解决落实差，个别学校没有专用档案室，有的档案多、档案室狭窄、潮湿、 “六防”设备不配套，从而引起档案材料霉变、虫蛀，影响档案的美观整洁及完整。 4、档案专业人员业务素质不高 目前档案专业人员队伍在专业素质、理论水平、文化程度等方面参差不齐，与时代发展 要求悬殊较大。档案专业出身的人员较少，知识结构不完善，学历普遍偏低，现代科学知识贫乏较多，高层次档案专业人才较少，从以上这些情况已不适应新形势下的档案事业发展，档案管理人员的素质影响档案管理水平。 二、提高档
5、案管理工作效率的对策 1、调动档案管理人员工作积极性。档案馆长期单调而枯燥的工作方式，在实际的档案馆管理工作中，要激发员工对工作的积极性和热情，保证工作按时完成。但在此同时，奖罚要明确，坚决制止徇私舞弊，为员工各尽其职才搭建一个公平、公正的舞台。在此，物质激励对激发员工的积极性具有非常重要的作用。物质激励方式有多种，要根据每个岗位不同特点采取相应的方式，才能达到最好的激励效果。物质激励没有绝对高低之分，在设计物质激励的过程中最重要的是要体现“公平”原则，以学院为发展战略和经营计划为导向，以每位员工创造的绩效大小为依据，制定基于绩效的物质激励体系，充分体现“多创造价值多得回报”的理念。 2、健全
6、档案管理制度。有效的制度是完善措施是做好一切工作的必要条件，更是做好档案管理工作的必要保证。信息设备管理处从领导到员工就是依靠制度的建设，措施的完善来保障各项工作的顺利进行。如：（1） 规章制度要体现合理性、科学性。建立起来的规章制度必须符合学校特点和档案管理实际，以适应学校档案管理的需要。对档案工作实行统筹规划、宏观管理。要拟定档案管理工作的方针、政策法规和规章制度；严格要求在职人员；定期做好工作人员培训工作。 （2） 规章制度要简明实用。必须具有可操作性以方便实用、简便易行、可操作性强为目标，以便更好地发挥制度的指导和规范作用。 （3）坚持制度约束性。领导的行为和形象直接影响着制度是否能够
7、顺利执行，而职工是学校的主要构成群体组成之一，是制度的主要约束对象和执行者。 （4）学校领导者必须坚持制度执行的严肃性。档案部门既是制定档案规章制度的主管部门，又是规章制度的执行部门。在规章制度的执行过程中，要做到有功必赏、有过必罚，充分体现制度的权威性。 3、改进和完善档案功能。严格遵循国家法律法规和相关方针政策，以坚持更好地为公众服务，充分发挥档案事业在建设和谐社会中的作用为宗旨，做到功能齐全，设施完善，经济实用，满足档案收集、整理、保管、利用等工作需要。使其记录内容全面、客观、动态。对档案的功能应进行重新定位：对档案的原有重要部分应该予以保留；二是档案的内涵要进一步丰富和扩大，以便使所具
8、有的功能更加适合学校对信息的需求，从而更好地为单位服务。 4、采用信息化管理手段。信息化是当今社会发展的一大趋势，它对档案工作提出了新的要求，那就是运用当代科技新成果和管理新手段，来提高档案工作的效率和水平，以尽快的速度来实现档案信息化管理。目前，国外档案管理很多已使用计算机，在国内，使用计算机辅助管理档案的学校也越来越多。实现人事档案计算机辅助管理势在必行。提高档案工作人员专业技能和素质提高档案工作者素质，是加速档案科技进步，推动档案事业发展的关键。首先，要引进高等学科人才，注意引进招聘一些有文化专业知识、专业技术、技能的人才充实档案队伍。档案管理的好坏，在很大程度上取决于档案工作人员。作为
9、档案工作人员，要注重自身专业水平的提高，通过自学、参加培训等方式，熟悉档案工作的各个环节和基本要求，努力掌握科学管理的原则和方法，提高工作效率，提高档案质量。积极探索新的管理模式，使档案工作更科学、更实用，为不断进步发展的社会提供有利的资源。其次，加强现有人员的继续教育培训工作是目前和今后一段时间刻不容缓的工作任务。当前社会和经济生活处于快速发展时期，新行业、新领域、新技术不断形成，这些对档案业务的管理、服务等各项工作提出（上接 118 页）新的要求和挑战。档案管理工作人员应努力学习，拓宽视野，了解所涉及工作领域的现状及发展动态，来提高档案管理工作人员自身素质，运用档案学科新理论、新技术来指导
10、和改进档案工作，实现单一型向多样复合型转变。扎实有效地推行专业继续教育。 结束语：我们要做好一名合格的档案管理工作者，首先：要认识到档案管理的重要意义，要认真学习档案的基本理论知识。我们要多了解国家档案法、档案法实施办法、档案管理条例，更要加强各类档案的法制建设、科技档案要求、项目档案及文件管理等等全面地去了解档案工作的基本知识。 档案管理工作人员是靠长时间日益积累的，所以，要对培训知识加以巩固、消化、吸收，不断提高档案理论水平和业务技能。要理论联系实际，深入实践。为档案的收集、整理、立卷、归档、鉴定与统计等管理工作提供基础，档案工作是一项非常繁杂琐碎、枯燥单调、辛苦的工作，但是责任重大。我们在以后工作中一定要树立脚踏实地、真抓实干精神。并且，要紧跟时代，信息化管理。当今时代，是网络信息时代，出现的众多新型载体的档案和全新的管理方式，给档案管理人员信息化管理提出了更高的要求。 参考文献： 1浅谈新时期档案管理与利用工作存在的主要问题及对策。作者：张翠华 2010 年 6 月。 2高校学生档案管理工作中存在的问题及对策热。作者：刘丽华2011 年 6 月内蒙古科技与经济 3浅谈高校档案管理工作中存在的问题及对策。作者：刘虹千 2011年 12 月 作者简介： 周宗相，1971 年 1 月，籍贯：重庆开县人，性别：男，民族：汉族，学历：本科，研究方向：档案管理。
