1、浅谈地勘单位地质档案的信息化建设摘要：随着社会经济的不断发展，地质档案资料的生成速度越来越快，且需要存放的档案资料也越来越多，而传统的档案管理模式已跟不上社会发展的步伐，因此需要建设符合时代发展需求的信息化档案管理模式。本文首先介绍地质档案信息化的重要性，其次分析地质档案管理的问题，最后分析加强地质档案信息化建设的措施，以促进我国地质局的档案信息化建设。 关键词:地质；信息化；档案管理 中图分类号：G271 文献标识码： A 地质资料档案信息化建设是通过计算机、扫描仪、网络、数据库等现代技术设备进行地质资料档案的接收、编排、著录、统计及检索等，并建立起高效的地质资料档案信息系统，以达到地质档案
2、资料网络传送及在线查询的目的。也就是通过运用现代化技术提高档案的管理水平，最终实现地质信息资源的共享。如何实现地质勘探单位的地质档案信息化建设，以成为当前地质档案管理者的重点工作之一。 地质档案管理信息化的意义 对于地质局而言，其工作范围是非常广泛的，随着科学技术的不断进步，地质工作的广度与深度也有了更高程度的要求。随着地质研究水平的不断提高及地质工作环境的不断复杂，对地质档案资料的综合研究已成为地质工作的重点。地勘单位的档案管理必须要严格按照国家与上级机关的规定，并与单位的实际情况结合，从而制定好符合单位档案管理的归档制度。地质档案管理信息化建设是指地质局在管理地质档案过程中采取现代信息化的
3、方法，将现代信息化技术充分运用到地质档案管理中，建立起符合时代发展的信息化档案管理模式。信息化地质档案管理既可提高地质档案管理的工作效率，并能提高档案管理的安全性，且能有效实现地质档案资源的共享，从而提高地质局档案管理的社会效益。也就是说，地质局通过利用计算机、扫描、光盘刻录、数据库、网络等先进的信息化技术与科学的管理方法将传统的纸质、音像地质档案转化为数据信息档案。因此，建立信息化的地质档案管理非常关键。实践表明，信息化的地质档案管理能有效缩短地质工作人员的工作时间与劳动强度，从而提高地质档案管理工作者的效率。因此，信息化地质档案管理能满足我国社会发展的需求，也是地质档案管理发展的必然选择，
4、对推动地质档案管理具有重要的意义。 2、地质资料管理存在的问题 2.1 地质档案管理者的观念落后 在当前地质档案管理工作中，普遍存在档案管理者观念落后的情况，其缺乏信息化的地质档案管理意识，错误地认为地质档案管理与信息化无关，甚至还认为信息化管理不如传统管理。 2.2 地质资料汇交工作难度大 当前，在地勘单位的档案管理工作中，由于相关法规的不合理、不配套及不适应等因素造成管理上出现各种问题，使部分汇交单位在将自身的成果档案资料外借之后会损害自身的合法权益，导致其推迟或不汇交相关的档案资料，使地质资料汇交的工作难度不断加大。 2.3 地质档案管理设备落后 由于地质局对地质档案管理信息化的重视度不
5、高，因此在地质档案管理设备方面的投资非常有限。从而出现无固定地质档案管理室的局面，使地质档案管理混乱无章，从而增加了地质档案资料查询的难度。而且部分地质单位严重缺乏计算机、网络、数据库等信息化技术，使地质档案资料的管理出现了严重的滞后性。 2.4 地质档案管理者的综合素质较低 现阶段我国地质档案管理人员专业知识搭配不合理，且综合素质偏低。虽然年轻的地质管理者对现代电子技术、数据库知识与网络信息的检索与存储具有较深的理解，但其对地质档案管理的方法、原则等基础知识的掌握较少；而年长的地质档案管理者，虽然其管理经验非常丰富，但对于专业的管理知识还是比较缺乏的，另外对现代的电子信息、数据库及网络技术等
6、不了解，使信息化地质档案管理无法得到有效的实现。 3、加强地质勘探单位地质档案管理信息化建设的措施 3.1 积极推进地质档案管理信息化技术的发展 随着现代化技术的不断进步，要将地质档案管理从手工化作用转变到网络化、数字化及信息化管理的方向发展。在计算机档案管理中，能划分为建档、保存、管理三个阶段。在档案文字处理的初期阶段，就是地质档案建档阶段的基础。随着计算机技术的广泛应用，其高效性能为现代化数据管理提供有效的处理，但必须要给计算机输入准确无误的数据，才能保证地质档案信息处理的准确性。因此，就要求在地质档案前期处理工作中要积极推进信息化技术的发展，也只要这样，才能满足地勘单位档案管理信息化管理
7、的要求。 3.2 加强地质档案资料的汇交工作 地质档案管理人员应对汇交成果地质资料目录进行评审，在评审合格后在数字化档案中进行汇交。这就要求清查与核对每个季度的地质档案汇交情况，以确保应交地质档案资料的完整性。在年终阶段，要将成果地质档案资料的汇交情况汇总统计，且要求每年要及时落实好单位的地质档案资料汇交任务。由于地质单位具有分散、相距路途较远及档案多等特点，因此，必须要建立一个地质档案资料的汇交中心，主要工作包括：（1）执行地质档案资料的分发汇交规定。地质处组织每年都要平衡确定各地质单位需要归档的相关资料份数，并制定出相应的分发份数表，交予中心执行。而各单位则要根据所分发份数将单位的相关地质
8、档案资料汇交到中心。 （2）对地质档案资料的分发及汇交情况要及时统计、总结，有利于改进档案管理工作。 3.3 加强管理者的信息化业务能力 要想实现地质勘探单位档案管理信息化，必须要提高管理者的信息化意识，也就是要求管理必须要通过信息化意识利用现代技术对管理过程中的问题进行分析与解决。因此，地质局必须要加强对档案管理者的培训，通过培养管理者的信息化管理的意识，主动积极学习信息化档案管理知识，从而提高其信息化业务能力，在地质档案管理的过程中，通过运行现代化技术，从而提高地质档案的信息化管理水平。 3.4 加强信息检索管理系统的建设 在现阶段地质勘探单位的档案信息化管理体系中，不管是立卷还是调档都无
9、法满足时代发展的需求，若在档案管理中还是沿用传统的手工作业方式是无法满足科学研究及生产服务的，因此，必须加强信息检索管理系统的建设，以实现地质勘探档案管理信息化的建设，而这不仅是地质档案管理的必然要求，也是社会发展趋势。而微机的应用也意味着工业社会向信息社会发展的标志。在地质勘探单位科技档案中还储存着大量专业、历史的科技信息，而在网络环境中建立健全的地质档案信息化系统，有利于提高地质档案检索的效率。在地质档案技术管理方面要创新出新的管理模式，而计算机档案管理工作者必须要不断完善管理方法，并树立档案为信息资源、能为社会产生效益的理念进行现代化管理。要想推进信息化管理模式的发展，就必须充分运行计算
10、机技术、数据库及网络技术等现代化技术，将信息化地质勘探档案作为未来地质档案管理事业发展的主要存在形式。将地质档案管理信息化的逐步实现作为未来地质档案管理的发展趋势，通过转变传统的管理理念，运用现代技术将地质档案的收集、整理、编目、归档及检索等工作从传统繁重的手工作业中解脱出来，以提高档案管理的工作效率。 3.5 加强地质档案网络信息化的建设 在地质档案管理中，档案管理工作者必须要运用现代计算机技术与网络通信技术等对文字、声音及图像等形式的档案信息进行科学统一的处理与存储，以实现相同档案的多种形式表现，以改变传统单一纸张文字档案信息的表现形式，从而将多样化的地质档案形式展现在读者面前，为读者的利
11、用提供了多种形式的档案信息。同时，根据信息化标准设计的现代型档案馆，可有效存储大量的、不同形式的地质档案信息，读者只需通过网络就能对相关档案信息的了解与利用。档案馆信息网络能将各种的信息化档案进行统一存储、管理及查询。因此，必须加快地质档案管理信息化的建设，通过转变传统的管理理念，在地质勘探单位档案管理中运行现代化技术手段，从而改变传统的手工作业管理模式，最终实现地质档案的现代化管理。 结束语 综上所述，鉴于传统地质档案管理中存在的各种问题，应进行充分地分析，通过了解地质档案管理信息化的意义，以分析现阶段地质档案的管理现状及存在的问题，从而通过加强标准规范建设、加强管理者的信息化业务能力、加强
12、信息检索管理系统的建设及加强地质档案网络信息化的建设等措施，从而实现地质档案管理信息化，最终提高地质档案管理的工作效率。 参考文献： 1孙美荣.浅谈地勘单位地质档案资料的管理与利用J.现代物业(上旬刊),2011,13(4):40-41. 2姚淑梅,赵志杰,孙莹.小议加强地勘单位地勘科技档案信息化建设J.科技创新导报,2011,26(34):230. 3刘钧.浅谈地勘单位地质资料档案信息化建设J.陕西煤炭,2012,16(3):139-140. 4逯德玲.电子信息化背景下的地勘单位地质技术档案J.中国科技信息,2010,17(8):142-144. 5赵金凤.浅谈档案管理现代化与档案信息化建设J.水利建设与管理,2010,22(12):.118. 6邓春秀.浅谈地勘单位地质资料的安全管理J.办公室业务,2012,16(21):11-12. 7寇宁.论地质档案信息化建设过程中存在的问题及对策J.兰台世界,2013,11(3):60-61.
